Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки

Как пользоваться глоссарием

Термины сгруппированы по смыслу: роли, подготовка, площадка и смены, документы. Определения короткие, а там, где тема требует подробностей, мы даём ссылку на отдельную статью. Если в брифе или расчёте встретилось слово, которого здесь нет, просто спросите менеджера: лучше уточнить сразу, чем по-разному понимать задачу.

Роли

• Хостес. Встречает гостей, проверяет списки, регистрирует, помогает с навигацией и рассадкой, отвечает на вопросы. Подробнее на странице хостес.
• Промоутер. Привлекает внимание к бренду: раздаёт материалы, проводит семплинг и дегустации, консультирует, собирает контакты по механике акции.
• Стендист. Работает на выставочном стенде экспонента: встречает посетителей, рассказывает о продукте, передаёт заинтересованных гостей менеджерам компании. О подборе такой команды читайте в статье о персонале на выставочный стенд.
• Супервайзер. Старший над исполнителями на площадке: отвечает за расстановку, график перерывов, решения в моменте и связь с заказчиком. Подробнее на странице супервайзеров.
• Координатор. Слово используют по-разному: так называют и ответственного со стороны заказчика, и старшего от подрядчика. Разница между ними объяснена в статье о координаторе персонала.
• Менеджер проекта. Ведёт ваш заказ со стороны подрядчика от первого запроса до закрывающих документов, включая расчёт и подбор команды.
• Хелпер. Универсальный помощник: подготовка зон, расстановка мебели, раздача материалов, помощь другим службам по ходу события.
• Грузчик. Работает с грузами на монтаже и демонтаже: разгрузка, перенос, сборка и вывоз оборудования. Подробнее в статье о грузчиках и хелперах.
• Аниматор. Ведёт игровую программу для детей или взрослых: конкурсы, мастер-классы, работа в ростовых костюмах, вовлечение гостей в активности бренда.
• Кейтеринг-персонал. Работает в связке с кейтерингом: сервировка, подача, фуршетные станции, уборка посуды.

Подготовка

• Бриф. Документ, в котором вы описываете подрядчику задачу: формат события, роли, количество людей, даты, площадку, требования к внешнему виду. Как его собрать, рассказано в статье о брифе на персонал.
• Брифинг. Инструктаж команды перед стартом: суть события, посты, тайминг, ответы на типовые вопросы гостей, правила связи. Не путайте с брифом. Подробнее в статье о брифинге персонала.
• Легенда бренда. Короткий текст о продукте и акции, который промоутер или стендист говорит гостям своими словами. Пример подготовки есть в статье о промоакции в магазине.
• Механика. Порядок действий в акции: что делает гость, что получает и при каких условиях.
• Тайминг. Расписание события по этапам: заезд, открытие, программа, перерывы, закрытие. Для персонала тайминг показывает, кто и когда выходит на пост.
• Дресс-код. Требования к внешнему виду: одежда, обувь, причёска, аксессуары. Иногда вместо него используют брендированную форму.
• Пост. Конкретное место, за которое отвечает исполнитель: стойка регистрации, вход в зал, гардероб, точка раздачи.

Площадка и смены

• Монтаж. Подготовка площадки до прихода гостей: завоз и сборка оборудования, декора, мебели, стендов.
• Демонтаж. Разбор и вывоз всего, что привезли на площадку, после окончания события.
• Заезд. Порядок, по которому подрядчики и персонал попадают на площадку: служебный вход, разгрузка, точка сбора.
• Welcome-зона. Пространство у входа, где гостей встречают: регистрация, гардероб, напитки, фотозона, первая навигация.
• Аккредитация. Оформление допуска на площадку: списки, бейджи, пропуска. Для персонала данные обычно передают организатору заранее, по его правилам.
• Навигация. Указатели и люди, которые помогают гостям найти залы, зоны и выходы.
• Смена. Отрезок работы исполнителя с началом, окончанием и перерывами, которые согласуют в расчёте.
• Ротация. Смена людей на постах, чтобы закрыть перерывы, снизить усталость или чередовать задачи.
• Пересменка. Передача поста от одной смены другой: что произошло, какие есть изменения, на что обратить внимание.
• Резерв. Исполнители, которые не закреплены за постом и подключаются там, где нагрузка выше.
• Замена. Выход другого исполнителя вместо того, кто не может работать. Если исполнитель не может выйти, при необходимости организуем замену.
• Пик. Момент максимальной нагрузки: утренний заезд гостей, перерыв между сессиями, закрытие. Под пики планируют дополнительные посты или резерв.
• Семплинг. Раздача пробников продукта гостям или покупателям.

Документы и итоги

• Договор аутсорсинга персонала. Договор, по которому подрядчик предоставляет исполнителей под ваше событие. По нему оформляются акты и счета.
• Итоговый отчёт. Документ после мероприятия: как прошла работа, какие были замечания и что стоит учесть в следующий раз.
• Расчёт. Предложение подрядчика по составу команды и стоимости. Он зависит от ролей, количества людей, длительности смен, города и требований к исполнителям.

Как это устроено в Horizon Personal

Мы работаем 24/7 и собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям: хостес, официанты, промоутеры, охрана через ЧОП, аниматоры, техники, кейтеринг-персонал, менеджеры, супервайзеры, грузчики, хелперы. Мы проводим отбор и инструктаж, ведём супервайзинг смен, работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами и готовим итоговый отчёт. Если какой-то термин в нашем расчёте непонятен, спросите менеджера, он объяснит на примере вашего события.

Читайте также

• Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
• Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу
• Чек-лист заказчика в день мероприятия: как проверить работу персонала

Частые вопросы

← Все статьи