Персонал на выставку: стендисты, хостес и промоутеры для вашего стенда

Взгляд экспонента

Организатор выставки думает о регистрации, навигации и залах. У компании, которая арендовала стенд, задача другая: чтобы к стенду подходили нужные посетители, с ними поговорили, а контакты попали к менеджерам по продажам. Эта статья написана именно для экспонентов. Если вы организуете выставку или форум целиком, посмотрите материал о персонале для выставки и форума.

Ваши специалисты на стенде знают продукт, но не могут одновременно встречать поток людей, раздавать материалы и вести переговоры. Поэтому команду стенда обычно дополняют привлечённым персоналом.

Кто работает на стенде

Стендисты

Стендист — первый человек, с которым говорит посетитель. Он приветствует, коротко рассказывает о компании, выясняет, чем посетитель интересуется, и передаёт его профильному специалисту. Хороший стендист не пытается продать сам, а умеет быстро понять, кто перед ним, и не тратит время менеджеров на случайных гостей.

Хостес

Хостес на стенде отвечают за приём гостей: встреча на переговорную, напитки, запись на встречи, порядок в зоне ожидания. На крупных стендах с переговорными комнатами и баром это отдельная роль, которая сильно разгружает команду.

Промоутеры

Промоутеры работают на привлечение: в проходах рядом со стендом, на розыгрышах и активностях, при раздаче материалов и сувениров. Их задача — сделать так, чтобы посетитель остановился и зашёл на стенд.

Вспомогательные роли

Грузчики и хелперы нужны на заезд и выезд: разгрузка продукции, образцов, мебели, материалов. Технический персонал помогает с экранами, демонстрационным оборудованием и подключением. Если на стенде есть фуршет или кофе-зона, понадобятся официанты или кейтеринг-персонал.

От чего зависит состав команды

• Размер и планировка стенда. Открытый стенд с несколькими сторонами требует больше людей, чем угловой.
• Цель участия. Сбор контактов, демонстрация продукта, встречи с ключевыми партнёрами, запуск новинки.
• Активности. Розыгрыши, дегустации, презентации по расписанию, интерактивные зоны.
• Зоны на стенде. Ресепшен, демонстрационная зона, переговорные, бар.
• Длительность выставки. Многодневная работа требует ротации и перерывов.
• Языки. На международных выставках нужны люди со знанием иностранных языков.

Как распределить задачи

Самая частая проблема на стенде — размытые роли. Все делают всё, и в пиковый момент никто не встречает гостя у входа. Договоритесь заранее:

1. Кто стоит на входе на стенд и встречает посетителей.
2. Кто и по какому принципу передаёт гостя специалисту.
3. Кто записывает контакты и в какой форме.
4. Кто отвечает за порядок, материалы и выкладку.
5. Кто работает в проходе и до какой границы.

Учтите правила выставки: многие организаторы ограничивают работу промоутеров за пределами стенда. Уточните это до заявки.

Подготовка команды

Привлечённый персонал не обязан знать продукт так же, как ваши инженеры. Но базовые вещи он должен понимать уверенно. Подготовьте для инструктажа:

• короткий рассказ о компании и продукте в несколько фраз;
• профиль целевого посетителя: кого вы хотите видеть на стенде;
• ответы на типовые вопросы и границу, после которой гостя передают специалисту;
• схему стенда и расписание активностей;
• форму сбора контактов: анкета, планшет, сканер бейджей;
• имена ваших специалистов, к кому направлять гостей по разным темам.

Полезно, если на инструктаже будет кто-то из вашей команды: представитель бренда объяснит продукт лучше любой памятки.

Внешний вид

Персонал на стенде становится частью образа компании. Опишите форму или передайте её, укажите требования к обуви, причёске, бейджам. На выставке люди много времени проводят на ногах, поэтому удобная обувь в рамках дресс-кода — не мелочь, а условие нормальной работы.

Работа на многодневной выставке

Выставка идёт несколько дней, и команда устаёт. Обсудите с подрядчиком, будет ли одна команда на все дни или ротация. Одна команда к концу выставки лучше знает продукт и посетителей, ротация помогает сохранить энергию. В конце каждого дня полезно коротко обсудить, что работало, а что нет, и скорректировать задачи на следующий.

Если людей на стенде много, координацию берёт на себя супервайзер: следит за постами, перерывами и связью с вашим руководителем стенда.

Контакты и отчёт

Главный результат выставки для экспонента — контакты. Договоритесь, в каком формате их собирают и как передают вам: в конце каждого дня или по итогам. В итоговом отчёте подрядчика можно отразить состав команды по дням, отработанные смены и замечания с площадки.

Что указать в заявке

1. Название выставки, площадку, даты работы, монтажа и демонтажа.
2. Размер и планировку стенда.
3. Роли и задачи по каждой.
4. Языки и требования к опыту.
5. Форму и дресс-код.
6. Правила выставки по работе персонала и аккредитации.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем персонал на стенды в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России. В базе более 8000 исполнителей и 11+ ролей, работаем 24/7. Проводим инструктаж под ваш продукт, координируем смены, при необходимости делаем оперативную замену. Работа идёт по договору аутсорсинга персонала с актами, счетами и итоговым отчётом. Отправить данные о стенде можно через форму заявки.

Смежное направление, Horizon Decor: Декор выставочного стенда: как оформить

Частые вопросы

← Все статьи