Персонал для выставки или форума: какие роли нужны и как всё организовать

Чем выставка и форум отличаются от других событий

У выставки и делового форума несколько особенностей, которые сильно влияют на работу персонала. Это большие площадки с множеством зон, длинные смены, иногда несколько дней подряд, плотная программа и большое число подрядчиков. Гости приходят с разными целями: одни на конкретную сессию, другие на стенды партнёров, третьи на деловые встречи.

Поэтому персонал здесь нужно планировать не по принципу «сколько людей», а по зонам и этапам: монтаж, открытие, основная работа, закрытие и демонтаж.

Какие роли обычно нужны

Монтаж и демонтаж

До открытия на площадку завозят конструкции, мебель, оборудование и материалы. Здесь работают грузчики и хелперы: разгрузка, перенос, расстановка, упаковка после завершения. Технический персонал помогает с подключением и проверкой оборудования. Чем точнее вы опишете объём работ, тем проще будет рассчитать команду.

Регистрация и встреча гостей

Хостес работают на входе, регистрации, гардеробе и навигации. На форуме добавляются встреча спикеров, сопровождение делегаций, работа в залах с микрофонами и таймингом. Для иностранных гостей нужны люди со знанием языков, это стоит указать сразу.

Работа на стенде

Для стенда компании нужны промоутеры или стендисты: привлечь посетителей, рассказать о продукте, раздать материалы, собрать контакты. Если продукт сложный, исполнителей готовят на инструктаже по вашим материалам, а консультации по деталям лучше оставить вашим специалистам.

Кейтеринг и обслуживание

Кофе-брейки, фуршеты и деловые обеды требуют официантов и кейтеринг-персонала. Если кейтеринг идёт от отдельного подрядчика, уточните, чьи люди обслуживают зоны и кто отвечает за уборку посуды.

Безопасность

Контроль доступа, досмотр, охрана зон с оборудованием. Охрану предоставляют через ЧОП, и её работу важно согласовать с правилами площадки.

Координация

Когда на площадке несколько десятков исполнителей, нужен супервайзер. Он распределяет людей по постам, следит за перерывами, решает вопросы на месте и держит связь с вашим менеджером. На крупных событиях бывает несколько супервайзеров по зонам.

Как организовать работу персонала

Разбейте площадку на зоны

Возьмите схему и отметьте зоны: вход, регистрация, гардероб, выставочный зал, конференц-залы, зоны питания, VIP-зона, служебные помещения. Для каждой зоны определите роли и количество постов.

Распишите этапы

Монтаж, открытие, основная программа, вечернее мероприятие, демонтаж. На разных этапах нужны разные люди, и не всем стоит выходить на полную смену.

Продумайте пики

Утренний заезд, перерывы между сессиями, закрытие дня. В эти моменты нагрузка на регистрацию, гардероб и кейтеринг резко растёт. Иногда разумнее добавить людей на пиковые часы, чем держать большую команду весь день.

Учтите многодневный формат

Если выставка идёт несколько дней, решите, будет ли одна команда на все дни или ротация. Одна команда лучше знает площадку и задачи, а ротация снижает усталость. Это стоит обсудить с подрядчиком при расчёте. Не забудьте и про ежедневный разбор: короткая встреча супервайзера с вашим менеджером в конце дня помогает учесть замечания и скорректировать работу на следующий.

Решите вопросы аккредитации заранее

Крупные площадки требуют аккредитации всего персонала. Узнайте у организатора правила, формат данных и порядок прохода, чтобы в день события не было очереди на служебном входе. Отдельно уточните, нужны ли разные пропуска для монтажной команды и для персонала, который работает с гостями, и где исполнители получают бейджи.

Что часто идёт не так

• Персонал не знает площадку. Гости спрашивают дорогу, а исполнители сами впервые видят здание. Помогает схема и короткий обход перед открытием.
• Один человек на несколько точек. Пока хостес помогает в гардеробе, регистрация стоит без людей.
• Монтажная команда задерживается на площадке. Если грузчики и хелперы заказаны впритык, это сдвигает весь график. Обсудите объём работ с запасом.
• Неясно, кто главный. Указания идут от нескольких людей сразу, и команда теряется. Задачи лучше передавать через супервайзера.

Инструктаж и материалы

Перед выходом на смену исполнители проходят инструктаж под ваши задачи. Чтобы он был полезным, подготовьте:

• схему площадки с отмеченными постами;
• тайминг программы;
• ответы на частые вопросы гостей: где зал, где гардероб, как получить материалы;
• информацию о продукте для работы на стенде;
• контакты ответственных лиц.

Если вы работаете на стенде, расскажите исполнителям о ключевых сообщениях бренда и о том, каких посетителей стоит направлять к вашим специалистам. Так промоутеры не будут перегружать менеджеров случайными контактами и не упустят важных гостей.

Что прислать подрядчику

• формат, даты и площадку, включая монтаж и демонтаж;
• ожидаемое число посетителей и участников;
• схему зон и список постов;
• роли и задачи по каждой зоне;
• требования к языкам, внешнему виду и форме;
• требования к документам и отчёту.

Horizon Personal закрывает все основные роли для выставок и форумов: хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонал, техников, грузчиков, хелперов, менеджеров, супервайзеров и охрану через ЧОП. Работаем 24/7, подбираем от 3 до 120 человек в сутки, а для крупных проектов делаем отдельный расчёт. Есть опыт проектов до 600 человек в сутки.

Если вы готовите выставку или форум, отправьте детали через форму заявки.

Смежное направление, Horizon Decor: Декор выставочного стенда: как оформить

Частые вопросы

← Все статьи