Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика

С чего начать

Прежде чем сравнивать подрядчиков, сформулируйте задачу: формат события, роли, примерное количество людей, города, даты и требования к внешнему виду. Чем точнее вы опишете задачу, тем точнее будут ответы агентства и тем проще понять, подходит ли оно вам. Как собрать такую информацию в один документ, мы рассказывали в статье о брифе на персонал. Если вы event-агентство и подбираете постоянного партнёра, посмотрите также статью о работе агентства с подрядчиком.

Дальше пройдите по чек-листу. Он не про то, какое агентство лучше, а про то, какие процессы должны быть у подрядчика, чтобы событие прошло спокойно.

Договор и документы

• По какому договору агентство работает: какие услуги в нём описаны, как фиксируются объём и условия.
• Какие закрывающие документы вы получите: акты, счета.
• Как оформляются изменения: если количество людей или график меняются после подписания.
• Кто несёт ответственность за персонал на площадке.
• Как агентство работает с охраной: есть ли у него партнёр среди ЧОП, если охрана нужна.

Подробнее о договоре аутсорсинга персонала и документах мы писали в статье о договоре и документах.

Работа с брифом

• Задаёт ли агентство уточняющие вопросы по брифу или сразу присылает расчёт.
• Предлагает ли состав команды с объяснением, от чего он зависит.
• Уточняет ли особенности площадки, графика, формы, требований организатора.
• Как быстро и в каком виде агентство отвечает на запрос.

Хороший признак, когда подрядчик задаёт вопросы, о которых вы не подумали. Это значит, что он представляет себе событие, а не просто считает людей.

Расчёт и предложение

• Объясняет ли агентство, из чего складывается предложение: роли, смены, супервайзинг, логистика.
• Видно ли в предложении, какие задачи закрывает каждая роль.
• Как учитываются переработки, ночные смены, монтаж и демонтаж.
• Что входит в работу супервайзера и отчёт, а что заказывается отдельно.

Сравнивать предложения удобно, когда они собраны по одному брифу. Если подрядчики считали разные составы команд, сначала выясните почему.

Отбор персонала

• Как агентство подбирает людей под конкретную задачу.
• Насколько большая у него база исполнителей и с какими ролями оно работает.
• Учитывает ли требования к внешнему виду, опыту, языкам, документам.
• Можно ли согласовать состав команды заранее, если это важно для вашего события.

Инструктаж

• Кто проводит брифинг персонала: агентство, вы или совместно.
• Когда он проходит и сколько информации о событии агентство просит для подготовки.
• Как команде передаются сценарии, ответы на частые вопросы, правила площадки.

Супервайзер на площадке

Один из главных вопросов: кто управляет командой во время события. Уточните:

• будет ли на площадке супервайзер от агентства;
• кто ваше единое контактное лицо во время смены;
• как супервайзер контролирует опоздания, внешний вид, перерывы;
• как решается ситуация, если кто-то не вышел или заболел.

О роли супервайзера подробнее в статье о супервайзере на мероприятии.

Отчётность

• Какой отчёт вы получите после события.
• Что в нём будет: состав смены, отработанные часы, замечания, фото, если они нужны.
• Как агентство собирает обратную связь от вас и учитывает её в следующих проектах.

География и масштаб

• В каких городах агентство работает.
• Как оно организует работу в другом городе и как считается логистика.
• С какими объёмами команд работает и как считаются крупные проекты.
• Работает ли агентство в выходные, ночью и на срочных запросах.

Пробный проект

Если вы планируете серию событий, начните с одного небольшого проекта. Он покажет, как агентство работает с брифом, насколько подготовлен персонал, как супервайзер управляет сменой и какой отчёт вы получите. После пробного события соберите обратную связь от своей команды на площадке: что прошло хорошо, где были вопросы. Это полезнее, чем любые обещания на этапе переговоров.

Вопросы о коммуникации

• Кто ваш менеджер на этапе подготовки и как с ним связаться.
• Как передаются изменения по составу, графику и задачам.
• В каком формате агентство подтверждает финальный состав команды.
• Кто отвечает на вопросы в выходные и в нерабочее время.

Тревожные сигналы

• Нет вопросов по брифу. Агентство присылает цифру, не уточнив задачу.
• Нет понятного договора. Условия обсуждаются только в переписке.
• Нет контактного лица на площадке. В день события вы звоните каждому исполнителю отдельно.
• Обещания без условий. Ответ «всё будет» на любой вопрос без объяснения, как именно.
• Нет отчёта. После события вы не знаете, кто работал, сколько часов и какие были замечания.
• Неясно, кто выйдет на смену. Агентство не подтверждает финальный состав до дня события.

Как пройти чек-лист с Horizon Personal

Мы работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами. Проводим отбор из базы более 8000 исполнителей по 11+ ролям, инструктаж и супервайзинг смен, после мероприятия готовим итоговый отчёт. Работаем 24/7, обычно с командами от 3 до 120 человек в сутки, крупные проекты считаем отдельно. Задайте нам вопросы из этого чек-листа через форму заявки.

Частые вопросы

← Все статьи