Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу

Почему агентству нужен отдельный подрядчик

Держать собственный штат хостес, промоутеров, грузчиков и техников невыгодно: загрузка неравномерная, а задачи от проекта к проекту сильно меняются. Сегодня нужны пять хостес на презентацию, завтра команда из нескольких десятков человек на выставку, послезавтра персонал в другом городе. Подрядчик по персоналу снимает эту нагрузку: у него есть база, процессы отбора и координации.

Для агентства важно другое: подрядчик должен встроиться в вашу работу так, чтобы клиент видел единую команду и не замечал швов.

Как выбрать подрядчика

При первом знакомстве задайте несколько практических вопросов:

• Какие роли подрядчик закрывает сам, а какие через партнёров?
• Как проходит отбор и инструктаж исполнителей?
• Кто координирует команду на площадке?
• Как устроена замена, если человек не вышел на смену?
• В каких городах подрядчик работает и как считается логистика?
• По какому договору идёт работа и какие документы вы получаете?
• Как оформляется отчёт и можно ли передать его клиенту?

Ответы покажут, насколько подрядчик готов работать в связке с агентством, а не только «поставлять людей».

Бриф: передавайте контекст, а не только цифры

Агентство знает о проекте гораздо больше, чем пишет в запросе на персонал. Чем больше контекста получит подрядчик, тем точнее подбор. Помимо ролей и количества, расскажите:

• какой это клиент по уровню и что для него важно;
• какое впечатление должно произвести мероприятие;
• кто будет на площадке от клиента и как с ними общаться;
• какие задачи считаются критичными, а какие второстепенными;
• что пошло не так на прошлых похожих событиях.

Если имя клиента раскрывать нельзя, опишите формат и требования без названий. Это нормальная практика.

Распределите зоны ответственности

Самые частые проблемы на площадке возникают не из-за плохих исполнителей, а из-за размытых ролей. Договоритесь заранее:

• кто от агентства ставит задачи персоналу;
• кто решает вопросы с исполнителями на месте;
• кто согласует изменения состава команды по ходу события;
• кто общается с площадкой по вопросам аккредитации и прохода.

Лучшая схема: ваш продюсер ставит задачи супервайзеру подрядчика, а супервайзер распределяет их внутри команды. Так продюсер не тратит время на каждую хостес, а персонал получает указания из одного источника.

Внешний вид и стандарты

Для клиента персонал выглядит как часть агентства. Поэтому стандарты внешнего вида и поведения стоит прописать подробно: форма, обувь, причёска, бейджи, правила общения с гостями, что говорить на типовые вопросы. Если у клиента есть брендбук, передайте его подрядчику, чтобы учесть его в инструктаже.

Связь на площадке

Во время события изменения неизбежны: сдвигается тайминг, приезжает больше гостей, появляется новая задача. Договоритесь о канале связи и о том, как быстро вносить изменения. Удобно, когда у подрядчика есть дежурный менеджер, доступный в любое время, а на площадке работает супервайзер, который может перераспределить людей или запросить замену.

Horizon Personal работает 24/7, а оперативная замена входит в стандартный процесс.

Отчётность перед клиентом

Клиент агентства часто хочет видеть, за что он платит. Итоговый отчёт подрядчика помогает это показать: состав команды, отработанные смены, комментарии по ходу работы. Обсудите заранее:

• в каком формате нужен отчёт;
• нужны ли фотографии команды на площадке;
• можно ли передать отчёт клиенту как есть или он ляжет в основу вашего.

Документы при этом остаются в отношениях агентства и подрядчика: договор аутсорсинга персонала, акты и счета.

Работа в других городах

Агентства часто ведут проекты за пределами своего города: роуд-шоу, региональные конференции, промоакции в нескольких городах. Здесь подрядчик с работой по всей России избавляет от поиска нового партнёра под каждую точку. Уточните, в каких городах подрядчик работает напрямую, как считается логистика и будут ли единые стандарты инструктажа и отчётности во всех городах. Тогда клиент получит одинаковый уровень сервиса независимо от локации.

Регулярная работа вместо разовых заказов

Если агентство проводит события постоянно, выгоднее выстроить долгосрочную работу с одним подрядчиком. Договор подписывается один раз, подрядчик со временем лучше понимает ваши стандарты, а вам не нужно каждый раз объяснять одно и то же. Для этого полезно:

• сохранить шаблон брифа с вашими требованиями;
• после каждого события давать подрядчику обратную связь;
• фиксировать исполнителей, с которыми хотите работать снова.

Обратная связь работает в обе стороны. Подрядчик тоже видит, что можно улучшить на стороне агентства: где бриф был неполным, где задачи менялись без предупреждения, где персоналу не хватало информации. Короткий разбор после крупного проекта помогает следующему пройти спокойнее.

Что может предложить Horizon Personal

Мы работаем с event-агентствами в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. В базе более 8000 исполнителей и 11+ ролей: хостес, официанты, промоутеры, охрана через ЧОП, аниматоры, техники, кейтеринг-персонал, менеджеры, супервайзеры, грузчики, хелперы. Собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, крупные проекты считаем отдельно.

Подробнее о формате работы читайте на странице для event-агентств или сразу оставьте заявку.

Частые вопросы

← Все статьи