Как составить бриф на персонал для мероприятия

Зачем вообще нужен бриф

Запрос «нужны хостес на субботу» выглядит понятным, но подрядчику за ним приходится задать десяток уточняющих вопросов. Сколько гостей, где стоят точки, кто встречает VIP, есть ли гардероб, кто отвечает за регистрацию. Пока идёт переписка, теряется время, а часть деталей всё равно всплывает уже на площадке.

Бриф решает эту проблему. Это короткий документ, в котором вы один раз фиксируете задачи, условия и ожидания. По нему подрядчик подбирает исполнителей, готовит инструктаж и делает расчёт. А вы получаете предложение, которое можно сравнить с другими и согласовать внутри команды.

Базовая информация о мероприятии

Начните с общей картины. Она помогает понять уровень события и требования к людям.

• Формат. Конференция, выставка, корпоратив, промоакция, фестиваль, деловой форум, частное событие.
• Дата и время. Даты монтажа, проведения и демонтажа, время начала и окончания каждой смены.
• Город и адрес площадки. Если событие проходит не там, где находится основная команда подрядчика, логистику рассчитывают отдельно.
• Аудитория. Ожидаемое число гостей, их профиль: партнёры, сотрудники, широкая публика, иностранные делегации.
• Заказчик и подрядчики. Если вы event-агентство, укажите, можно ли упоминать конечного клиента, и кто ещё работает на площадке: кейтеринг, техника, декор, охрана.

Роли и задачи

Это главная часть брифа. Не ограничивайтесь названием роли: опишите, что человек делает в течение смены. Одна и та же «хостес» может стоять на регистрации, сопровождать спикеров, работать в гардеробе или раздавать материалы, и под каждую задачу подбирают разных людей.

Для каждой роли укажите:

• количество человек на каждую смену или ваше предварительное видение;
• основные задачи и зону работы;
• требования к внешности, росту, языкам, опыту;
• с кем человек взаимодействует: гости, спикеры, ваша команда, другие подрядчики;
• нужны ли навыки работы с оборудованием, планшетами, системами регистрации.

Если вы не уверены, сколько людей нужно, так и напишите. Опишите точки, потоки гостей и тайминг, а подрядчик предложит состав команды. Подробнее о типовых задачах можно посмотреть на страницах хостес и промоутеров.

Роли, о которых часто забывают

При составлении брифа легко упустить людей «второго плана». Проверьте, нужны ли вам:

• грузчики и хелперы на монтаж и демонтаж;
• гардеробщики и персонал на навигации;
• технический персонал для поддержки оборудования;
• охрана, которую предоставляют через ЧОП;
• супервайзер, который координирует команду на площадке.

Смены и тайминг

Подрядчику важно понимать не только общее время мероприятия, но и пики нагрузки. На регистрации утром может понадобиться больше людей, чем в середине дня, а к закрытию снова нужно усиление на гардеробе.

Опишите программу по блокам: заезд, регистрация, пленарная часть, перерывы, вечерняя программа, разъезд. Укажите, когда персонал должен прийти на площадку для инструктажа и примерки формы. Если смена длинная, уточните, предусмотрены ли перерывы и питание для команды.

Внешний вид и форма

Дресс-код лучше описать конкретно: цвет и фасон одежды, обувь, причёска, макияж, допустимые аксессуары. Если форму предоставляете вы, укажите размеры, где и когда её выдают и кто отвечает за возврат. Если форма за подрядчиком, приложите референсы или брендбук.

Отдельно отметьте бейджи, ланъярды, брендированные элементы. Это мелочи, но именно они часто вызывают вопросы в день события.

Площадка и условия работы

• схема площадки с расстановкой точек;
• порядок аккредитации и прохода персонала;
• место для переодевания и хранения вещей;
• работа на улице или в помещении, погодные риски;
• контактное лицо со стороны площадки.

Для аккредитации на многих площадках нужны паспортные данные исполнителей. Укажите, в каком формате и до какого этапа подготовки их нужно передать.

Документы и отчётность

Если вам нужна работа по договору, сразу напишите об этом. Horizon Personal работает по договору аутсорсинга персонала, после мероприятия вы получаете акты и счета, а также итоговый отчёт. Если для вашей бухгалтерии или конечного клиента нужны особые формы закрывающих документов, укажите это в брифе, чтобы учесть на старте.

Уточните и формат отчёта: нужны ли фотографии с площадки, учёт отработанных часов по каждому исполнителю, комментарии по ходу смены.

Частые ошибки в брифах

Даже подробный бриф может подвести, если в нём есть типичные пробелы. Проверьте свой документ перед отправкой.

• Указано время мероприятия, но не время смены. Персоналу нужно прийти раньше гостей, чтобы переодеться и пройти инструктаж.
• Одна роль на все задачи. «Хостес» на регистрации и «хостес» в зале с микрофоном требуют разного опыта.
• Нет ответственного на площадке. Исполнителям и супервайзеру нужно знать, к кому обращаться с вашей стороны.
• Требования к внешности без деталей. Слова «презентабельный вид» каждый понимает по-своему, лучше приложить фото-референс.

Короткий чек-лист брифа

1. Формат, даты, город и адрес площадки.
2. Число гостей и профиль аудитории.
3. Список ролей, задачи и требования к каждой.
4. Количество людей по сменам или описание точек и потоков.
5. Тайминг программы и время прихода персонала.
6. Дресс-код и кто предоставляет форму.
7. Схема площадки, аккредитация, бытовые условия.
8. Контактные лица на площадке.
9. Требования к документам и отчёту.

Что будет после отправки брифа

Менеджер уточнит детали, предложит состав команды и подготовит расчёт. Дальше идёт отбор исполнителей из базы более 8000 человек, инструктаж под ваши задачи и выход на смену. На площадке работу команды координирует супервайзер, при необходимости делается оперативная замена. Мы собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делается отдельный расчёт.

Отправить бриф можно через форму заявки. Мы на связи 24/7, так что запрос можно оставить в любое время.

Частые вопросы

← Все статьи