Как провести брифинг персонала перед мероприятием: чек-лист для заказчика

Бриф и брифинг: в чём разница

Эти слова часто путают. Бриф — документ, который вы отправляете подрядчику, чтобы он подобрал людей и сделал расчёт. О нём мы писали в статье о составлении брифа. Брифинг — короткая встреча с уже подобранной командой перед выходом на смену. На ней исполнители узнают детали события, свои посты и правила работы.

Подрядчик проводит инструктаж в любом случае. Но если вы как заказчик подготовите материалы и примете участие, команда будет понимать задачи гораздо точнее.

Кто проводит брифинг

Обычно брифинг ведёт супервайзер подрядчика, а представитель заказчика добавляет то, что знает только он: смысл события, особенности гостей, важные детали программы. Такая связка удобна: супервайзер отвечает за организацию работы, а вы за контекст. Договоритесь заранее, кто от вас придёт и сколько времени готов уделить.

Что подготовить до брифинга

• схему площадки с отмеченными постами и маршрутами;
• программу с ключевыми моментами;
• список постов с задачами и именами исполнителей;
• ответы на частые вопросы гостей;
• список VIP-гостей и правила работы с ними, если это уместно;
• контакты ответственных лиц с вашей стороны и со стороны площадки;
• форму, бейджи, оборудование, которое выдаётся команде.

Если можно, отправьте часть материалов супервайзеру заранее. Он распределит людей по постам и на брифинге не будет тратить время на базовые вещи.

Чек-лист: о чём рассказать команде

1. Суть события

Кто организатор, зачем собираются гости, какое впечатление должно остаться. Одной-двух фраз достаточно, но без этого персонал работает механически.

2. Гости

Кто придёт: сотрудники, партнёры, пресса, широкая публика, иностранные делегации. Как к ним обращаться, на каком языке, какой уровень формальности уместен.

3. Площадка

Где вход, гардероб, залы, туалеты, зона питания, служебные помещения, медпункт, выходы. Лучше всего провести короткий обход, чтобы каждый увидел свой пост и пути до соседних зон.

4. Посты и задачи

Кто где стоит, что делает и когда может уйти с поста. Для каждого поста нужно назвать, что считается выполненной задачей.

5. Тайминг

Ключевые моменты программы, пиковые нагрузки, когда перерывы у команды и как они организованы.

6. Типовые вопросы и ответы

Где проходит сессия, когда фуршет, где получить материалы, как вызвать такси. Если на вопрос нет готового ответа, исполнитель должен знать, к кому направить гостя.

7. Нестандартные ситуации

Гость не в списке, гостю стало плохо, конфликт на входе, потерянная вещь, просьба, которая выходит за рамки задач. Для каждого случая — короткий порядок действий и к кому обращаться. Вопросы безопасности решает охрана, если она работает на площадке через ЧОП.

8. Правила поведения

Можно ли пользоваться телефоном, фотографировать, есть на посту, общаться с гостями на отвлечённые темы. Что говорить, если гость спрашивает о том, что не должен знать персонал.

9. Связь

Как связаться с супервайзером, есть ли рации, общий чат, где точка сбора команды.

Проверьте готовность

В конце брифинга полезно убедиться, что всё понято. Несколько простых приёмов:

• попросите пару исполнителей пересказать задачи своего поста;
• задайте типовой вопрос гостя и послушайте ответ;
• проверьте форму, бейджи и оборудование;
• убедитесь, что у всех есть контакт супервайзера.

Если что-то вызывает сомнения, лучше потратить ещё немного времени сейчас, чем исправлять ошибки при гостях.

Частые ошибки

• Брифинг превращается в лекцию. Много информации о компании, мало о конкретных задачах.
• Нет обхода площадки. Исполнители видят схему, но не знают, как пройти от поста до гардероба.
• Нет ответа на вопрос «к кому идти». В нестандартной ситуации каждый решает по-своему.
• Брифинг начинается, когда гости уже пришли. Команда выходит на посты в спешке.

Если команда большая

Когда на мероприятии работает много людей с разными ролями, один общий брифинг перегружает всех лишней информацией. Хостес не нужно знать порядок разгрузки, а грузчикам — правила работы с микрофонами в зале. Удобнее провести короткую общую часть о событии, площадке и правилах, а затем разойтись по группам: регистрация, залы, кейтеринг, монтаж. Каждую группу ведёт старший или супервайзер зоны. Так информация остаётся конкретной, а люди быстрее выходят на посты.

Для группы, которая работает с гостями, полезно отдельно отрепетировать самые частые ситуации: встреча VIP, вопрос о программе, гость без приглашения.

Брифинг на многодневном событии

Если мероприятие идёт несколько дней, общий брифинг проводят в начале, а затем короткие встречи перед каждой сменой. На них обсуждают, что изменилось в программе, какие были вопросы и замечания, что нужно поправить. Это занимает немного времени, но заметно повышает качество работы к середине события.

Как это устроено в Horizon Personal

Инструктаж и супервайзинг смен входят в наш стандартный процесс вместе с отбором исполнителей и оперативной заменой. Мы на связи 24/7, а в базе более 8000 исполнителей и 11+ ролей. Если вы готовите мероприятие, отправьте данные через форму заявки, и мы обсудим, какие материалы понадобятся для брифинга.

Частые вопросы

← Все статьи