Чек-лист заказчика в день мероприятия: как проверить работу персонала

Назначьте одного ответственного

В день мероприятия у вас много задач, поэтому вопросы по персоналу лучше закрепить за одним человеком. Он держит связь с супервайзером подрядчика, принимает решения об изменениях и знает тайминг. Передайте его контакт подрядчику заранее и договоритесь о канале связи: телефон, мессенджер, рация. Если со стороны заказчика работают несколько людей, определите, чьи указания главные. Удобно, если у ответственного под рукой схема площадки с постами и список исполнителей: так проще быстро сверять расстановку. Как распределить эти роли, мы разбирали в статье о координаторе персонала.

Заезд и отметка

Первое, что стоит проверить, это сбор команды. Уточните у супервайзера:

• все ли исполнители пришли и как отмечен их выход на смену;
• прошли ли люди аккредитацию и получили бейджи или пропуска;
• где точка сбора, служебный вход и место для переодевания;
• где исполнители оставляют личные вещи;
• соответствует ли внешний вид согласованному дресс-коду.

Внешний вид удобнее проверить до выхода на посты, когда команда собрана в одном месте. Если форма выдаётся на площадке, убедитесь, что размеры подошли всем. О том, как согласовать требования заранее, читайте в статье о дресс-коде и форме персонала.

Брифинг перед стартом

Убедитесь, что брифинг прошёл и команда знает главное: суть события, свои посты, тайминг, ответы на типовые вопросы гостей и к кому обращаться в сложной ситуации. Если на площадке что-то поменялось с момента брифа, например перенесли зону или изменили порядок входа, передайте это супервайзеру до старта. Хорошо, если ваш ответственный присутствует на брифинге хотя бы на первой части. Структура инструктажа подробно разобрана в статье о брифинге персонала.

Расстановка по постам

Перед открытием пройдите по площадке вместе с супервайзером. Проверьте:

• каждый ли пост занят и знает ли исполнитель границы своей зоны;
• есть ли у людей всё нужное: списки, материалы, планшеты, рации;
• понимают ли они, куда направлять гостей и где ближайшие выходы;
• не закрывают ли посты проходы и не мешают ли другим службам.

Если пост оказался неудобным, лучше переставить его до прихода гостей, а не во время пикового потока.

Во время события

Типичная ошибка заказчика в этот момент — давать задачи исполнителям напрямую в обход супервайзера. Люди получают противоречивые указания, а супервайзер теряет картину. Все изменения передавайте через него: он перераспределит команду и проследит, чтобы посты остались закрыты. Подробнее о его зоне ответственности читайте в статье о супервайзере на мероприятии.

Замечания удобно записывать по ходу: что сработало, где возникла очередь, какой вопрос гостей оказался неожиданным. Это пригодится при разборе.

Перерывы

Перерывы согласуются при расчёте, но в день события важно, чтобы они не пришлись на пики. Уточните у супервайзера график: кто и когда уходит, кто закрывает пост на это время. Проверьте, где команда отдыхает, есть ли вода и питание, если вы о них договаривались. Пост, оставленный без присмотра на время перерыва, — это то, что гости замечают первым.

Пересменка

Если мероприятие длинное и команда меняется, пересменка должна пройти без пустых постов. Проверьте, что новая смена:

• пришла до ухода предыдущей и прошла короткий инструктаж;
• получила передачу: что уже произошло, какие гости ожидаются, что изменилось в тайминге;
• получила материалы, бейджи и оборудование с поста;
• знает контакт супервайзера, если он тоже сменился.

Если что-то идёт не так

Опоздание, конфликт с гостем, новая задача, на которую не хватает людей: сообщите супервайзеру и, если нужно, менеджеру проекта. Если исполнитель не может продолжать работу, при необходимости организуем замену. Любое изменение задач по ходу события лучше коротко зафиксировать в переписке, чтобы потом учесть его в документах.

Завершение и после события

В конце дня проверьте, что материалы собраны, оборудование, форма и рации возвращены, а команда уходит с площадки после подтверждения супервайзера. Если после события есть демонтаж, уточните, кто из исполнителей остаётся на этот этап.

После мероприятия передайте подрядчику свои замечания. Они войдут в итоговый отчёт и помогут точнее подготовить следующий проект. Акты и счета оформляются по договору.

Короткий чек-лист

1. Назначен ответственный и есть связь с супервайзером.
2. Команда собрана, отметка о выходе есть, пропуска получены.
3. Внешний вид соответствует дресс-коду.
4. Брифинг проведён, изменения переданы.
5. Все посты заняты, у людей есть материалы.
6. Задачи передаются через супервайзера.
7. График перерывов не совпадает с пиками.
8. Пересменка прошла без пустых постов.
9. Оборудование и материалы возвращены.
10. Замечания переданы для итогового отчёта.

Как это устроено в Horizon Personal

Мы работаем 24/7 и собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт. Проводим отбор из базы более 8000 исполнителей и инструктаж под ваши задачи, на площадке смены координирует супервайзер, при необходимости организуем замену. Работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, после мероприятия готовим итоговый отчёт.

Читайте также

• Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки
• Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
• Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу

Частые вопросы

← Все статьи