Персонал на встречу выпускников и alumni-событие

Чем встреча выпускников отличается от выпускного

Выпускной провожает тех, кто только заканчивает обучение, а встреча выпускников возвращает людей спустя годы. Гости уже не знают здание так, как раньше: аудитории переехали, вход другой, появились новые корпуса. Многие давно не виделись и в первые минуты ищут знакомые лица. Поэтому на первый план выходит не праздничная программа, а встреча, навигация и атмосфера, в которой легко заговорить. О событиях для нынешних студентов мы писали отдельно в статье о выпускном и студенческом событии.

Кто организует и кто приходит

Такие встречи проводят университеты и школы бизнеса, программы MBA, корпоративные сообщества бывших сотрудников, профессиональные клубы. Гости приходят разных лет выпуска, иногда с семьями. Организатор задаёт программу: выступления, награды, экскурсию, неформальную часть. Ведущего и артистов приглашает он же. Наша команда закрывает организационный слой, чтобы сотрудники вуза или компании могли общаться с гостями, а не стоять у дверей.

Встреча и регистрация

У входа работают хостес: приветствуют гостей, сверяют фамилии со списком, выдают бейджи. На встрече выпускников бейдж особенно важен: на нём кроме имени часто указывают год выпуска, факультет или подразделение, где человек работал. Это помогает людям узнавать друг друга. Список удобно разделить по годам, чтобы у стойки не было одной длинной очереди. Подробнее о подготовке стойки читайте в материале о регистрации гостей на мероприятии.

Гости не из списка

На такие события часто приходят люди, которые не зарегистрировались заранее: узнали от однокурсников в последний момент. Заранее решите, пускать ли их и как оформлять. Обычно на стойке держат отдельную форму для новых участников и запас пустых бейджей. Хостес не принимают решение сами, а направляют такого гостя к ответственному со стороны организатора, если правила это требуют.

Навигация по зданию

Если встреча проходит в кампусе, гостей ведут по маршруту: зал, аудитории, музей или выставка, кафе, место общей фотографии. На развилках стоят хостес или хелперы, которые подсказывают дорогу и помогают тем, кто отстал от группы. Экскурсию по зданию ведёт представитель вуза или компании, а наши сотрудники следят за порядком и временем, чтобы группа успела к следующей части программы.

Встречи по годам выпуска

Часто после общей части гости расходятся по своим аудиториям или столам, где собираются одногруппники. Для каждой такой зоны нужен человек, который знает её расписание, помогает расставить стулья и подсказывает, где находится общий фуршет. Если групп много, супервайзер держит связь с организатором и сообщает постам об изменениях программы.

Фуршет и неформальная часть

Самая длинная часть вечера обычно проходит за общением. Официанты на фуршете обновляют подачу, собирают пустые бокалы и смотрят, чтобы закуски не кончались в разгар разговоров. Кейтеринг-персонал работает на станциях подачи. Меню и поставщика выбирает организатор или площадка, а мы отвечаем за сервис и чистоту зала.

Общая фотография и активности

Почти каждая встреча выпускников заканчивается общим снимком. Хелперы помогают собрать людей, расставить их по рядам и освободить место для фотографа, которого приглашает организатор. Если в программе есть стенд с архивными снимками, стена пожеланий или анкета о том, где сейчас работают выпускники, промоутеры или хостес объясняют гостям, что делать, и раздают материалы.

Обратная связь от выпускников

Для alumni-сообщества встреча — повод обновить контакты и узнать, чем живут участники. Короткий опрос на выходе или электронная анкета помогают собрать эти данные без лишней нагрузки на гостей. Как построить такой опрос и кто его проводит, рассказано в статье об анкетах и опросе гостей. Вопросы готовит организатор, а наши сотрудники помогают гостям их заполнить.

Гардероб и разъезд

В холодный сезон гости приходят почти одновременно, поэтому гардероб стоит поставить так, чтобы очередь к нему не смешивалась с очередью на регистрацию. В конце вечера у выхода нужен человек, который подскажет, где ждать такси и как пройти к парковке. Если гости приехали из других городов, хостес помогают им сориентироваться и найти трансфер, который организует заказчик.

Состав команды под масштаб

Небольшой встрече одного курса хватает двух-трёх хостес и супервайзера, который совмещает координацию с работой на входе. Большой сбор нескольких поколений в главном корпусе требует уже отдельных людей на регистрации, навигации, гардеробе и в зале фуршета. Мы предлагаем состав после того, как увидим план здания, число ожидаемых гостей и программу, и при необходимости добавляем хелперов на расстановку мебели и выдачу материалов.

Если встреча проходит не в вузе

Иногда ассоциация выпускников выбирает ресторан, лофт или конференц-зал в центре города. Тогда навигация по корпусам не нужна, зато важнее встреча у входа, гардероб и рассадка, если вечер проходит за столами. Персонал работает по плану площадки, а с её администрацией заранее согласуют, где поставить стойку и куда выводить гостей на общую фотографию.

Подготовка накануне

За день до встречи стоит сверить список гостей, распечатать бейджи и проверить, совпадает ли схема здания с тем, что откроют для гостей. Супервайзер проходит маршрут сам и отмечает, где нужны указатели или дополнительный человек. Такой проход часто выявляет закрытые двери, неработающий лифт или ремонт в коридоре, о которых организатор не знал.

Частые ошибки

• Бейджи без года выпуска. Гости не узнают друг друга и стесняются подойти.
• Одна очередь на регистрацию. Начало вечера превращается в ожидание у стойки.
• Маршрут без людей на развилках. Гости теряются в здании, которое изменилось.
• Нет плана для незарегистрированных. Хостес не знают, как поступить.
• Фуршет без запаса персонала. Столы пустеют в самый разгар общения.

Как работает Horizon Personal

На встречи выпускников мы выводим хостес, официантов, кейтеринг-персонал, хелперов, промоутеров и супервайзеров, а по задаче добавляем техников, грузчиков, аниматоров для детской зоны и менеджеров. Охрана работает только через лицензированный ЧОП. Мы проводим отбор под формат события, инструктаж по маршруту и списку гостей и супервайзинг на всей площадке.

Заявки принимаем 24/7. Собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, при этом есть опыт проектов до 600 человек в сутки, а база насчитывает свыше 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, выезжаем и в другие города России. Оформляем договор аутсорсинга, передаём акты, счета и итоговый отчёт, при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на день партнёра и дилерскую конференцию
• Персонал на мероприятие в музее и исторической усадьбе
• Персонал для квеста и игровой программы

Частые вопросы

← Все статьи