Анкеты и опрос гостей на мероприятии

Зачем отдельно планировать опрос

Опрос на событии решает разные задачи: собрать базу контактов для рассылки, узнать мнение о новинке, оценить качество программы, разделить гостей по интересам для дальнейшей работы. От задачи зависит всё остальное: длина анкеты, место, время, люди. Если поставить стойку с бланками и ждать, заполнят её единицы. Опрос работает, когда за ним стоят обученные люди и понятный сценарий.

Кто отвечает за данные

Форму анкеты, текст согласия на обработку персональных данных, правила хранения и дальнейшего использования данных определяет и обеспечивает организатор. Наша команда работает по этой форме и инструкции: предлагает гостю заполнить анкету, следит, чтобы согласие было получено в том виде, который предусмотрел организатор, и передаёт заполненные анкеты ответственному. Сама команда данные не хранит и не использует.

Роли и задачи

• Промоутеры. Подходят к гостям, приглашают пройти опрос, работают в потоке.
• Хостес. Ведут опрос у стойки, на регистрации или на выходе, помогают с планшетами.
• Супервайзер. Контролирует качество заполнения, считает анкеты, передаёт результаты.
• Менеджер проекта. Готовит инструкцию вместе с организатором и итоговый отчёт.

Как промоутер начинает разговор с незнакомым человеком, разобрано на странице о промоутерах.

Бумага, планшет или QR-код

Бумажные анкеты просты и не зависят от связи, но их нужно потом перенести в таблицу, а почерк не всегда разборчив. Планшет с формой организатора даёт чистые данные сразу, но требует зарядки, запасных устройств и обучения команды. QR-код удобен для гостей со смартфонами, однако без человека рядом по нему почти не переходят. Часто комбинируют: планшет у промоутера и QR-код на стойке как запасной путь.

Длина и сценарий анкеты

На событии гость готов уделить опросу совсем немного внимания. Анкету делают короткой: несколько вопросов с вариантами ответа и одно поле для комментария. Промоутер получает сценарий: как представиться, как объяснить, зачем опрос, что сказать, если гость отказывается. Формулировки вопросов не меняют на ходу, иначе ответы нельзя будет сравнить.

Где и когда проводить опрос

• На регистрации. Контакты и базовые данные, пока гость ждёт бейдж.
• У стенда или в зоне продукта. Мнение о новинке сразу после знакомства с ней.
• На выходе. Оценка события, когда впечатление уже сложилось.
• Во время перерывов. Гости свободны и охотнее отвечают.

Опрос не ставят на пути основного потока, чтобы не создавать очередь у входа. Про устройство входной зоны есть статья о регистрации гостей.

Мотивация гостей

Небольшой подарок за заполненную анкету заметно повышает число ответов. Подарок выдают после того, как анкета заполнена, а сам порядок прописывают в инструкции. Если за анкету полагается участие в розыгрыше, правила утверждает организатор, а организация такой механики разобрана в материале о персонале для розыгрыша и конкурса.

Качество заполнения

Главная ценность опроса в аккуратных данных. Супервайзер в течение дня просматривает анкеты: все ли обязательные поля заполнены, понятно ли написан контакт, нет ли повторов. Если видит систематическую ошибку, сразу поправляет команду. Анкеты, заполненные не до конца, не выбрасывают, а откладывают отдельно и передают организатору.

Опрос на выставке

На стенде опрос часто совмещают со сканированием бейджей. Промоутер в проходе приглашает посетителя, хостес на стойке задаёт вопросы и отмечает интерес к продукту, а специалисты компании продолжают разговор. Важно заранее договориться, какие ответы считаются горячим контактом, чтобы такие гости сразу попадали к менеджерам компании.

Опрос после программы

Если нужно оценить само событие, анкету раздают в конце: на выходе, у гардероба, у стойки с подарками. Хостес коротко объясняют, что мнение важно организатору, и напоминают о QR-коде для тех, кто торопится. Результаты такого опроса помогают спланировать следующее событие.

Опрос на промоакции в магазине

В торговой точке опрос обычно короткий и встроен в механику акции: покупатель пробует продукт и отвечает на пару вопросов о вкусе или упаковке. Промоутер записывает ответы в планшет сразу, пока человек у стойки. Подготовка такой акции от механики до отчёта описана в тексте про дегустацию и промоакцию в магазине.

Инструктаж команды

Перед стартом команда проходит анкету сама: каждый отвечает на вопросы, чтобы понять, где гость может запутаться. Затем отрабатывают приветствие, объяснение цели и ответ на отказ. Супервайзер показывает, как правильно заполнять поля, и раздаёт образец заполненной анкеты.

Работа с отказами

Многие гости отказываются, и это обычная часть работы. Промоутер благодарит, не настаивает и не повторяет предложение тому же человеку. Количество отказов супервайзер тоже фиксирует: оно помогает понять, удачно ли выбраны место и момент опроса.

Опрос на нескольких точках

Если опрос проходит в нескольких залах или на нескольких площадках, анкета и сценарий должны быть одинаковыми. Супервайзеры каждой точки сообщают промежуточные цифры менеджеру проекта, а в конце результаты сводятся в общую таблицу по форме организатора.

Передача результатов

Порядок передачи данных согласуют до начала: бумажные анкеты в запечатанном конверте или коробке, выгрузка с планшетов, отметка о количестве. Супервайзер передаёт всё ответственному лицу организатора в оговорённый момент, а цифры по количеству анкет входят в итоговый отчёт.

Типичные ошибки

• Длинная анкета. Гости бросают её на середине.
• Нет сценария. Каждый промоутер объясняет по-своему, ответы несравнимы.
• Один планшет без запаса. Разряженное устройство останавливает опрос.
• Неясно, кому передавать анкеты. Данные теряются после события.

Что подготовить организатору

• Цель опроса и форму анкеты.
• Текст согласия на обработку данных.
• Способ сбора: бумага, планшеты, QR-код.
• Место и моменты проведения опроса.
• Подарки за участие, если они предусмотрены.
• Порядок передачи результатов и ответственного.

Как работает Horizon Personal

Для опросов и сбора анкет мы подбираем промоутеров, хостес и супервайзеров, проводим отбор и инструктаж по вашей анкете и сценарию, а на площадке ведём супервайзинг и контроль заполнения. При необходимости организуем замену. Подробнее о контроле на месте читайте на странице о супервайзерах.

Работа оформляется договором аутсорсинга, акты, счета и итоговый отчёт с количеством анкет приходят после проекта. На один день собираем от 3 до 120 человек, на крупных проектах до 600 в сутки, исполнителей в базе 8000+, ролей 11+, на связи круглосуточно. Работаем в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Москве, Казани, Нижнем Новгороде и по всей России.

Читайте также

• Персонал для встречи гостей и сопровождения в трансфере
• Навигаторы на мероприятии и работа с потоком гостей
• Персонал для подготовки подарков и welcome-пакетов

Частые вопросы

← Все статьи