Персонал для розыгрыша призов и конкурса на мероприятии

Зачем розыгрышу отдельная команда

На бумаге розыгрыш выглядит просто: гости участвуют, ведущий объявляет победителей, призы уходят счастливчикам. На площадке у этой механики много мелких шагов, и каждый требует внимания. Если раздачей купонов, списками и призами занимаются те же люди, что встречают гостей и работают на входе, что-то обязательно потеряется. Отдельная небольшая команда держит весь путь участника: от приглашения до получения приза.

Кто отвечает за правила

Условия розыгрыша, перечень призов, порядок определения победителей и юридическую сторону акции определяет и утверждает организатор или бренд. Наш персонал работает строго по этим правилам и инструкции, которую вы передаёте до начала события. На вопросы о правовых условиях акции команда не отвечает, а направляет гостя к ответственному представителю организатора. Такое разделение стоит закрепить заранее, чтобы у гостей был понятный адресат для спорных ситуаций.

Роли на площадке

• Промоутеры. Приглашают гостей к участию, объясняют условия по утверждённому тексту, раздают купоны или анкеты.
• Хостес. Записывают участников, ведут списки, помогают на сцене при объявлении победителей.
• Хелперы. Принимают и хранят призы, готовят их к выдаче, переносят крупные подарки.
• Супервайзер. Следит за ходом механики, сверяет списки и остатки, держит связь с организатором.
• Менеджер проекта. Готовит команду, согласует инструкции и собирает итоговый отчёт.

Ведущего, артистов и жюри конкурса приглашает организатор. Подробнее о работе с гостями у стенда рассказано на странице о промоутерах.

Как привлечь участников

Промоутеры работают там, где проходит основной поток гостей: у входа, в зоне ожидания, возле стенда бренда. Важно, чтобы приглашение было коротким и честным: что нужно сделать, когда подведут итоги, где получить приз. Длинные объяснения отпугивают, а неточные создают недовольство в момент объявления результатов. Как построить разговор промоутера с гостем, разобрано в материале о промоутере на мероприятии.

Списки и регистрация участников

Механика может требовать записи: имя, контакт, номер купона, ответ на вопрос викторины. Форму анкеты, текст согласия на обработку данных и способ хранения записей определяет организатор. Хостес заполняют списки аккуратно и одинаково, не оставляют анкеты без присмотра и передают их супервайзеру в оговорённые моменты. Если запись идёт через планшет или приложение бренда, команду заранее обучают работе с ним на брифинге.

Форматы розыгрышей и конкурсов

• Розыгрыш по купонам. Гости получают купон на входе или за действие, победителей объявляют в конце программы.
• Моментальные призы. Гость крутит колесо, тянет карточку или выполняет задание и сразу получает подарок.
• Викторина у стенда. Промоутер задаёт вопросы о продукте, правильные ответы приносят приз.
• Конкурс на сцене. Участников выбирают из зала, задания проводит ведущий организатора.
• Конкурс работ. Гости присылают фото или рисунок, итоги подводит жюри.

От формата зависит состав команды: моментальные призы требуют больше людей у стенда, а розыгрыш по купонам нагружает финал события.

Хранение и учёт призов

Призы приезжают на площадку заранее, и с этого момента за них кто-то отвечает. Хелперы принимают подарки по списку, раскладывают их в закрытой зоне и выдают к стенду или сцене порциями. Супервайзер сверяет остатки в начале и в конце смены. Крупные призы, например технику или сертификаты, хранят отдельно и выносят только к моменту вручения. Порядок доступа к призовой зоне согласуйте с организатором и площадкой.

Вручение призов

Самый ответственный шаг. Хостес сверяют победителя со списком по правилу, которое утвердил организатор: номер купона, имя в анкете, подтверждение в приложении. Получение отмечается в ведомости. Если победитель не подошёл, команда действует по инструкции: ждёт оговорённое время, объявляет повторно или передаёт решение представителю организатора. Импровизация здесь недопустима, потому что спорный приз запоминается сильнее, чем удачный.

Конкурс на сцене

Когда розыгрыш проходит в основной программе, хостес работают в связке с ведущим. Они провожают победителей к сцене, выносят призы в нужный момент, помогают сделать общее фото и возвращают гостей в зал. Порядок выхода и место хранения призов за сценой обсуждают на репетиции. Если розыгрыш встроен в награждение, полезно посмотреть статью о персонале на церемонию награждения.

Очереди и пиковые моменты

Розыгрыш создаёт волну: после объявления итогов многие подходят одновременно уточнить результат или забрать моментальный приз. Чтобы эта волна не перекрыла проход, зону выдачи ставят в стороне от входа и гардероба, а в момент объявления к ней переводят дополнительных людей с соседних постов. Для призов с проверкой по списку удобно разделить очередь на две линии.

Инструктаж команды

На брифинге команда получает правила, тексты для гостей, список призов и порядок действий в нестандартных ситуациях: спор о победителе, потерянный купон, гость без записи. Каждый знает, кому звонить и что говорить, если вопрос выходит за пределы инструкции. Хостес на вручении проговаривают сценарий целиком, а промоутеры тренируют короткое приглашение.

Итоговый отчёт

После события супервайзер передаёт данные для итогового отчёта: сколько гостей участвовало, сколько призов выдано, что осталось, какие вопросы возникали. Заполненные анкеты и ведомости передаются организатору в том виде, который вы определили заранее.

Розыгрыш на выставочном стенде

На выставке розыгрыш помогает бренду собрать контакты посетителей. Промоутеры приглашают гостей в проходе, хостес у стойки записывают участников, а итоги подводят в оговорённое время у стенда. Нагрузка здесь растянута на все дни выставки, поэтому команду планируют по сменам и заранее договариваются, где хранится запас призов. Общая организация стенда разобрана в тексте про персонал на выставку и форум.

Частые ошибки

• Правила только в голове у организатора. Команда объясняет условия по-разному, гости спорят.
• Призы без учёта. К концу события непонятно, сколько выдано и сколько осталось.
• Выдача у входа. Очередь за призами перекрывает путь новым гостям.

Что передать подрядчику

• Формат события, дату, площадку и программу.
• Правила розыгрыша или конкурса, утверждённые организатором.
• Список призов и порядок их доставки на площадку.
• Форму анкеты и порядок работы с записями участников.
• Кто со стороны организатора решает спорные вопросы.
• Требования к форме персонала.

Как работает Horizon Personal

Под розыгрыши и конкурсы мы комплектуем промоутеров, хостес, хелперов, супервайзеров и менеджеров проекта, проводим отбор и инструктаж по вашим правилам, ведём супервайзинг на площадке и при необходимости организуем замену. Круглосуточно принимаем заявки. Объём команды: 3–120 человек в сутки, на отдельных проектах до 600, в базе свыше 8000 исполнителей и больше 11 ролей.

Работаем в Екатеринбурге, Москве, Нижнем Новгороде, Казани и Санкт-Петербурге, а также по всей России. Сотрудничество оформляется договором аутсорсинга, после проекта вы получаете акты, счета и итоговый отчёт.

Читайте также

• Персонал для подготовки подарков и welcome-пакетов
• Анкеты и опрос гостей на мероприятии
• Гардероб и гардеробщики на мероприятии

Частые вопросы

← Все статьи