Промоутеры на мероприятие: задачи и брифинг для BTL-активности

Чем BTL на мероприятии отличается от акции в магазине

В магазине промоутер стоит у полки, а покупатель уже пришёл за покупками. О такой работе мы подробно писали в статье о промоакции и дегустации в магазине. На мероприятии всё иначе: люди пришли не к бренду, а на концерт, выставку, спортивный забег или праздник. Вокруг музыка, другие активности, очереди к фуд-корту. Промоутеру нужно за несколько секунд остановить человека, объяснить, что происходит, и привести его к цели акции.

Поэтому подготовка промоутеров к BTL на мероприятии строится вокруг трёх вопросов: что именно человек должен сделать, где промоутер его встречает и как результат фиксируется.

Типовые задачи промоутеров на мероприятии

Семплинг

Раздача пробников, напитков, снеков, сувениров. Важно определить, всем ли раздаётся продукт или только целевой аудитории, нужен ли обмен на действие и как вести учёт выданного.

Привлечение на активацию

Промоутеры работают в потоке и приглашают людей на зону бренда: игру, фотозону, мастер-класс, тест-драйв. Здесь главное — коротко и понятно объяснить, что человек получит.

Сбор контактов и регистраций

Регистрация в приложении, подписка, анкета на планшете, участие в розыгрыше. Промоутер должен уметь быстро провести человека через форму и не потерять его на середине.

Механика с призами

Задание, игра или розыгрыш, в результате которого участник получает подарок. Промоутеру нужно чётко знать условия и уметь вежливо объяснить отказ.

Навигация к стенду или зоне

На большой территории промоутеры с флагами, табличками или в заметной форме становятся живыми указателями, которые ведут людей к зоне бренда.

Поддержка шоу и программы

Раздача атрибутики перед выступлением, вовлечение зрителей в конкурс, работа на сцене с ведущим.

Подробнее о возможных задачах на странице промоутеров.

Что учесть при планировании

• Правила организатора. Где разрешено работать: только в зоне бренда или по всей территории. Многие фестивали ограничивают раздачу и активности вне арендованных зон.
• Поток. Когда на площадке пик посетителей, а когда затишье. Промоутеров выгоднее концентрировать на пиках.
• Аудитория. Возраст, интересы, есть ли дети. Если продукт с возрастными ограничениями, промоутер должен знать, как действовать.
• Условия. Улица или помещение, погода, шум. На шумной площадке длинные речи не работают.
• Запасы. Где хранится продукт, кто пополняет промоутеров, что делать, если материалы закончились.

Брифинг для промоутеров

Хороший брифинг для BTL короткий и практичный. Он даёт промоутеру всё, что нужно для работы в потоке:

1. Бренд и продукт в нескольких фразах. Что это, для кого, чем интересно.
2. Цель акции. Какое действие считается результатом: регистрация, участие, проба, фото.
3. Фраза для первого контакта. Короткое приглашение, которое останавливает человека. Лучше дать несколько вариантов, а не один заученный текст.
4. Механика пошагово. Что делает промоутер, что делает участник, когда выдаётся подарок.
5. Ответы на частые вопросы. И на неудобные тоже.
6. Границы. Что промоутер не говорит и не обещает, где он не работает.
7. Территория. Карта площадки, зона работы, где точка пополнения и отдыха.
8. Учёт и отчёт. Как считается результат и что нужно сфотографировать.
9. Связь. Кто старший, как связаться, что делать в нештатной ситуации.

Общие принципы подготовки команды описаны в статье о брифинге персонала.

Внешний вид

На мероприятии промоутер должен быть заметен в толпе. Брендированная форма, яркие элементы, флаги или головные уборы помогают людям узнать бренд издалека. На улице форма должна учитывать погоду: дождевики, головные уборы от солнца, тёплые вещи под фирменную одежду. Укажите, кто предоставляет форму и когда её можно получить для примерки.

Отчётность

Определите до старта, что попадёт в отчёт:

• число выданных пробников, подарков, регистраций;
• фото зоны и команды в работе;
• остатки материалов;
• наблюдения: какие вопросы задавали, что вызывало интерес, где был наибольший поток.

Наблюдения промоутеров часто полезнее цифр: они показывают, как аудитория реагирует на бренд вживую. Если мероприятие идёт несколько дней, короткий разбор в конце каждого дня помогает поправить фразы, расстановку и механику уже на следующий.

Координация

Если промоутеров несколько и они работают в разных точках территории, нужен супервайзер. Без него сложно понять, где команда работает эффективно, а где стоит переставить людей. Он следит за расстановкой, перерывами, пополнением материалов и соблюдением механики, а также держит связь с вашим менеджером бренда.

Что указать в заявке

1. Мероприятие, площадку, даты и время работы.
2. Цель акции и механику.
3. Зоны работы и правила организатора.
4. Требования к промоутерам: внешний вид, опыт, медицинские книжки для работы с едой.
5. Форму, материалы и кто их предоставляет.
6. Формат отчёта.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем промоутеров для BTL на фестивалях, выставках, спортивных и городских событиях. В базе более 8000 исполнителей, работаем 24/7. Проводим инструктаж под вашу механику, координируем команду через супервайзера, при необходимости делаем оперативную замену и готовим итоговый отчёт. Отправить данные можно через форму заявки.

Частые вопросы

← Все статьи