Персонал для подготовки подарков и welcome-пакетов

Почему это отдельная задача

Подготовку подарков часто оставляют на последний вечер перед событием, и тогда её берут на себя менеджеры организатора. В итоге они собирают пакеты вместо того, чтобы проверять площадку и программу. Комплектация и раздача хорошо делятся на понятные операции, которые можно передать временной команде: собрать, проверить, упаковать, разметить, сохранить, выдать. Чем больше наборов и категорий гостей, тем заметнее выигрыш.

Роли и задачи

• Хелперы. Собирают наборы по образцу, упаковывают, раскладывают по коробкам и зонам.
• Грузчики. Принимают поставки, переносят коробки, загружают и разгружают транспорт организатора.
• Хостес. Выдают пакеты гостям на регистрации или на выходе, сверяют категории.
• Супервайзер. Контролирует сборку по образцу, считает готовые наборы и остатки.
• Менеджер проекта. Планирует команду и смены, согласует инструкции, готовит отчёт.

Чем помощники отличаются от грузчиков и когда нужны те и другие, рассказано в статье о грузчиках и хелперах.

Образец набора

Сборка начинается с эталона. Организатор утверждает один готовый пакет: что в нём лежит, в каком порядке, как сложена открытка, куда вложена программа. Этот образец фотографируют и ставят на каждый стол сборки. Если категорий несколько, например спикеры, партнёры и участники, для каждой делают свой эталон и свой цвет маркировки. Так команда не путает состав даже на большом объёме.

Где собирать

Сборку проводят на складе организатора, в отдельном помещении площадки или прямо в зоне подготовки накануне события. Нужны столы, свободное место для коробок, свет и понятный путь для поставок. Если площадка даёт помещение только в день монтажа, сборку планируют так, чтобы она не мешала другим подрядчикам. Место и время работы согласуйте с площадкой заранее.

Организация сборки

На большом объёме удобна линия: каждый хелпер вкладывает одну или две позиции и передаёт пакет дальше, в конце стоит человек на проверке. На небольшом объёме каждый собирает набор целиком. Супервайзер ведёт счёт готовых пакетов и сообщает, если какой-то позиции не хватает. Брак, повреждённые предметы и недостачу записывают отдельно и передают организатору.

Маркировка и категории

Готовые наборы отмечают цветной лентой, биркой или карточкой с категорией. Коробки подписывают: категория, количество, номер коробки. Если пакеты именные, их раскладывают по алфавиту или по номерам бейджей, чтобы на выдаче не искать нужный. Систему маркировки удобно согласовать вместе с командой регистрации, тогда хостес на входе сразу понимают, какой пакет кому отдавать.

Доставка и хранение на площадке

Транспорт и логистику предоставляет организатор, а наша команда помогает с погрузкой, разгрузкой и раскладкой. На площадке пакеты хранят в закрытой зоне рядом с местом выдачи. Если раздача идёт на выходе, коробки переносят к выходу заранее, пока гости в зале. Ответственность за хранение и доступ к зоне согласуйте с площадкой.

Раздача на регистрации

Если пакет участника выдают вместе с бейджем, раздача становится частью регистрации. Тут важно не замедлить вход: пакеты лежат под рукой, категории разнесены по стойкам, а хостес проверяют только то, что требует инструкция. Как построить работу на входе, разобрано в материале о регистрации гостей.

Раздача на выходе

Подарки на прощание раздают в конце корпоратива или конференции, когда гости уходят почти одновременно. Зону выдачи ставят отдельно от гардероба, иначе две очереди смешаются. Хостес работают на нескольких точках, а хелперы подносят новые коробки. Если подарок положен не всем, у хостес есть список или понятный признак: цвет бейджа или браслета.

Подарки для особых гостей

Партнёрам, спикерам и почётным гостям подарки часто вручают лично. Здесь нужна хостес, которая знает гостей в лицо или по списку, выносит подарок в нужный момент и не допускает, чтобы особый набор достался кому-то другому. Такие подарки хранят отдельно и выдают по ведомости.

Раскладка по номерам и местам

Иногда подарок ждёт гостя заранее: на месте за столом банкета, в кресле конференц-зала или в номере отеля на выездном событии. Хелперы раскладывают наборы по схеме рассадки или списку заселения, а супервайзер проверяет, что ничего не пропущено. Доступ в номера организует отель по согласованию с организатором.

Учёт и отчёт

В конце работы супервайзер сверяет количество: сколько собрано, выдано, осталось, сколько единиц брака. Эти данные входят в итоговый отчёт. Оставшиеся наборы и упаковку передают организатору, если он не поручил иное.

Подарки на корпоративе

На корпоративе подарки получают сотрудники, и здесь важна точность: у каждого отдела свой набор, у руководителей отдельный, а кто-то не пришёл и получит подарок позже. Хостес выдают наборы по спискам отделов, отмечают получение, а оставшиеся подарки упаковывают и передают организатору с ведомостью. Как устроена работа персонала на таком событии в целом, разобрано в статье о персонале на корпоратив.

Планирование смен

Сборка и раздача часто проходят в разные дни и требуют разных людей. На сборку нужна бригада хелперов с супервайзером, на раздачу хостес, а на перевозку грузчики. Удобно, когда часть команды участвует и в сборке, и в раздаче: эти люди уже знают состав наборов и систему маркировки и быстро находят нужный пакет.

Частые ошибки

• Нет утверждённого образца. Наборы получаются разными, часть приходится пересобирать.
• Коробки без подписей. На выдаче ищут нужную категорию и задерживают гостей.
• Выдача рядом с гардеробом. Две очереди смешиваются в одну.

Что подготовить до приезда команды

• Состав набора, утверждённый образец и число пакетов по категориям.
• Адрес и время сборки, наличие столов и места для коробок.
• Когда и как приезжают поставки.
• Где и как проходит раздача: вход, выход, места в зале.
• Списки гостей, если пакеты именные.
• Кто отвечает за проект со стороны организатора.

Как работает Horizon Personal

На комплектацию и раздачу подарков мы подбираем хелперов, грузчиков, хостес и супервайзеров, проводим инструктаж по образцу набора и ведём работу на месте. При необходимости организуем замену, а документы оформляем по договору аутсорсинга персонала: закрывающие акты, счета и итоговый отчёт передаём по завершении.

Подключаем от 3 до 120 человек на сутки работы, опыт крупных проектов составляет до 600 человек в сутки, база включает 8000+ исполнителей по 11+ ролям, заявки принимаются 24/7. Команды собираем в Санкт-Петербурге, Казани, Москве, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге и по всей России.

Читайте также

• Анкеты и опрос гостей на мероприятии
• Персонал для встречи гостей и сопровождения в трансфере
• Персонал для розыгрыша призов и конкурса на мероприятии

Частые вопросы

← Все статьи