Персонал для встречи гостей и сопровождения в трансфере

Где начинается маршрут гостя

Выездная встреча нужна, когда участники собираются из разных городов: отраслевой съезд, дилерская конференция, корпоративный выезд, программа для партнёров. Точки встречи обычно три: зал прилёта, вокзал и отель. Отдельно бывает пункт сбора в городе, откуда группа уезжает на загородную площадку. На каждой точке задача одна и та же: найти гостя, отметить его, посадить в транспорт и передать следующему звену без потерь.

Важно сразу разделить зоны ответственности. Автобусы, минивэны и экипажи предоставляет организатор или транспортная компания, с которой он работает. Наша команда отвечает за людей: встречу, списки, посадку, сопровождение и связь с координатором.

Какие роли нужны

• Хостес на встрече. Стоят с табличкой в зоне прилёта или на перроне, узнают гостей по списку, помогают с направлением к транспорту. Подробнее о работе этой роли на странице о хостес.
• Сопровождающий в транспорте. Едет с группой, проверяет посадку, отвечает на вопросы в дороге и передаёт гостей встречающим на площадке.
• Хелперы. Помогают с багажом от выхода до автобуса и при разгрузке у отеля.
• Супервайзер. Держит общую картину: какие рейсы задерживаются, какой автобус отправлен, кто из гостей не нашёлся.

Выездная регистрация

Часть организаторов переносит регистрацию прямо в точку встречи. Гость получает бейдж, программу и welcome-пакет ещё в зале прилёта или в холле отеля, а у входа на площадку уже не стоит в очереди. Для такой стойки нужен мобильный комплект: распечатанные списки или планшет, бейджи по алфавиту, пакеты с материалами. Как построить основную стойку, мы описали в статье о регистрации гостей.

На выездной стойке пригодится отметка, кто уже получил материалы, чтобы на площадке не выдать пакет второй раз.

Списки и рейсы

Основа встречи — актуальный список прибытия. В нём для каждого гостя указаны имя так, как оно написано на табличке, номер рейса или поезда, точка встречи, отель и номер группы трансфера. Если в списке нет телефона гостя, встречающий не сможет его найти при задержке. Список обновляют накануне и в день прибытия, а изменения сразу отправляют супервайзеру.

Табличка и внешний вид

Табличку делают крупной и читаемой издалека: название события или компании, логотип, иногда имя гостя. Встречающие одеты в единую форму или носят бейджи организатора, чтобы их легко было отличить в толпе. Если на событие приезжают иностранные участники, на табличке дублируют название латиницей; о работе с делегациями есть отдельный материал о персонале для иностранных гостей.

Задержки и разные рейсы

Гости редко прибывают одной волной. Одни прилетают утром, другие ночью, третьи меняют билеты в последний момент. Организатор заранее решает, как группировать прибывающих: ждать набор группы или отправлять транспорт по графику. Встречающие должны знать это правило и не принимать решения сами. Если рейс задерживается, супервайзер сообщает координатору организатора, и вместе вы решаете, кто остаётся ждать.

Сопровождение в дороге

Сопровождающий проверяет посадку по списку, напоминает о вещах и коротко рассказывает, что ждёт гостей по приезде: где регистрация, когда начинается программа, как пройти в номер. В дороге он не ведёт развлекательную программу, если её не предусмотрел организатор. Его главная задача — чтобы никто не остался на стоянке и не уехал не в тот автобус.

Передача на площадке и в отеле

Когда группа приезжает, сопровождающий передаёт её встречающим у входа и отмечает, кто доставлен. На площадке гостей ждёт обычная навигация, гардероб и регистрация. Если участники заселяются в отель, хостес в холле помогают с маршрутом к стойке размещения, а сам размещением занимается отель.

Обратный трансфер

Разъезд планируют так же внимательно, как прибытие. Нужно знать, кто уезжает сразу после программы, кто остаётся ещё на ночь, кто едет в аэропорт, а кто на вокзал. Встречающие собирают группы у выхода, проверяют список и отправляют транспорт по графику организатора. Именно на разъезде чаще всего теряются вещи и люди, поэтому здесь полезен отдельный сотрудник с полным списком.

Связь между точками

Когда команда работает одновременно в аэропорту, на вокзале и на площадке, нужен общий канал: чат, телефонная цепочка, иногда рация на площадке. Супервайзер собирает отметки со всех точек и передаёт сводку координатору организатора. Так организатор в любой момент знает, сколько гостей уже на месте и кого ещё ждут.

Инструктаж встречающих

Перед первым прибытием команда проходит инструктаж: схема терминала или вокзала, место стоянки транспорта, порядок отметки, контакты координатора и диспетчера транспортной компании. Встречающим заранее объясняют, как отвечать на частые вопросы гостей: сколько ехать до площадки, когда заселение, где можно оставить багаж. Если вопрос выходит за рамки этой памятки, его передают координатору организатора.

Встреча особых гостей

Спикеров, руководителей и почётных участников часто встречают отдельно: индивидуальная табличка, персональный сопровождающий, отдельный автомобиль от организатора. Для них составляют свой список с указанием, кто встречает и куда везёт. Такой гость не должен ждать общей группы.

Частые ошибки

• Список без телефонов гостей и без номеров групп трансфера.
• Нет правила, что делать при задержке рейса.
• Встречающие не знают, кто отвечает за транспорт и как связаться с диспетчером.
• Обратный трансфер не продуман, и гости сами ищут машину у выхода.

Что передать подрядчику

• Даты, точки встречи и примерное число прибывающих по каждой точке.
• Список прибытия и порядок его обновления.
• Контакты координатора организатора и транспортной компании.
• Правило группировки гостей и действия при задержке.
• Нужна ли выездная регистрация и какие материалы выдавать.
• Требования к форме и тексту на табличках.

Заявку удобно отправить через форму на сайте.

Как работает Horizon Personal

Для встречи и трансфера мы даём хостес, хелперов, менеджеров и супервайзеров, проводим отбор под маршрут гостей, инструктаж по спискам и точкам встречи и супервайзинг во время прибытия и разъезда. При необходимости организуем замену, чтобы ни одна точка не осталась без встречающего.

Приём заявок у нас круглосуточный, 24/7. Под один проект выводим от 3 до 120 исполнителей за сутки, на отдельных проектах выходили и на 600; в базе свыше 8000 исполнителей, а ролей 11 и больше. Работаем в Санкт-Петербурге, Москве, Казани, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и по другим регионам России. По договору аутсорсинга вы получаете акты, счета и итоговый отчёт по проекту.

Читайте также

• Навигаторы на мероприятии и работа с потоком гостей
• Сколько хостес и промоутеров нужно на мероприятие
• Анкеты и опрос гостей на мероприятии

Частые вопросы

← Все статьи