Персонал для мероприятия с иностранными гостями

Задача персонала

Иностранный гость на мероприятии в чужой стране часто чувствует себя неуверенно: незнакомая площадка, указатели на другом языке, непонятно, к кому обратиться. Хостес и координаторы со знанием языка снимают эту неуверенность. Они встречают гостя, помогают пройти регистрацию, показывают залы и зоны, подсказывают, где гардероб, кофе-брейк и выход, и передают сложные вопросы организатору.

Важно разделить задачи: хостес со знанием языка — это не переводчик. Синхронный или последовательный перевод выступлений и переговоров обеспечивает заказчик через профильных специалистов. Наша команда отвечает за встречу, навигацию, сопровождение и сервис.

Язык подбираем по заявке

Какой язык нужен, зависит от состава гостей. Иногда достаточно общего для всех гостей языка, а иногда делегации удобнее родной. Укажите в заявке, какие языки нужны, для каких задач и какой уровень требуется: свободное общение или базовые фразы для навигации. Под эти требования мы подбираем людей и проверяем язык на этапе отбора. Подробнее о том, что указать в заявке, в статье о брифе на персонал.

Не обязательно, чтобы язык знали все. Обычно достаточно, чтобы люди со знанием языка стояли на ключевых точках: регистрация, информационная стойка, вход в главный зал, зона делегаций. Остальная команда работает как обычно и направляет иностранных гостей к коллегам.

Где нужны люди с языком

• Встреча. У входа, в холле, при прибытии делегаций.
• Регистрация. Отдельная стойка или человек для иностранных гостей.
• Информационная стойка. Ответы на вопросы о программе, залах, услугах.
• Сопровождение. Хостес, прикреплённые к делегации или почётным гостям.
• Залы. Помощь с наушниками для перевода, если перевод организован.
• Фуршет и приём. Официанты, которые могут ответить на простой вопрос о блюдах.

Координатор делегации

Если приезжает делегация, удобно закрепить за ней отдельного координатора. Он знает программу делегации, встречает её, сопровождает между залами и встречами, следит за временем и связывается с организатором при изменениях. Координатор работает на языке делегации или на общем языке, который согласован с организатором. Такую роль может выполнять опытная хостес или супервайзер, подробнее о супервайзерах — на странице о супервайзерах.

Регистрация

Иностранные гости могут быть зарегистрированы по паспортным данным, а имена в списках написаны латиницей. Хостес на регистрации заранее знают, как работать со списками, как искать гостя по фамилии в разных написаниях и что делать, если имя записано с ошибкой. Бейджи для иностранных гостей часто печатают латиницей, а материалы на стойке готовят на нужных языках.

Навигация

Двуязычная навигация — задача организатора и декоратора, но персонал её дополняет. Хостес у развилок и входов в залы подсказывают дорогу на понятном гостю языке. Полезно заранее подготовить для команды короткий словарь: названия залов, зон, сессий на нужном языке, чтобы все называли их одинаково.

Культурные особенности

Гости из разных стран по-разному воспринимают дистанцию, жесты, обращение и сервис. Перед событием супервайзер проводит короткий брифинг: как обращаться к гостям, как приветствовать, чего избегать. Если у делегации есть особые требования, например к питанию, расписанию или протоколу встречи, их передают в брифе, и команда учитывает их в работе.

Выставки и форумы

На выставках и форумах с международным участием иностранные гости приходят и как посетители, и как экспоненты. Организатору нужны люди с языком на регистрации, на информационных стойках и в зонах деловых встреч. Как распределить персонал организатора по зонам выставки, разобрано в статье о персонале для выставки и форума.

Приём и деловая встреча

Если гости из других стран приезжают на закрытый приём или переговоры, требования к персоналу выше: точное следование сценарию, конфиденциальность, внимание к деталям. О таком формате подробно в материале о персонале для VIP-приёма и деловой встречи.

Внешний вид и бейджи

Персоналу со знанием языка удобно добавить на бейдж отметку языка, например флажок или код языка. Иностранный гость сразу видит, к кому можно обратиться. Остальные требования к внешнему виду такие же, как для всей команды, и зависят от формата события.

Встреча в аэропорту и отеле

Иногда организатор просит встретить делегацию ещё до мероприятия: в аэропорту, на вокзале или в отеле. Хостес со знанием языка встречают гостей с табличкой, помогают дойти до транспорта и рассказывают о программе на ближайшее время. Трансфер, водителей и бронирование отелей обеспечивает организатор, а наш персонал отвечает за встречу и сопровождение до точки, указанной в заявке. Как устроить встречу на нескольких точках, выездную регистрацию и обратный трансфер для большой группы, разобрано в статье о встрече гостей и сопровождении в трансфере. В отеле можно организовать стойку гостеприимства, где гости получают бейджи, программу и ответы на вопросы.

Материалы на нескольких языках

Программы, карты площадки, меню фуршета и инструкции к приложению мероприятия удобно иметь на нужных языках. Тексты и переводы готовит организатор, а персонал раздаёт материалы и объясняет, где найти нужную информацию. Если материалов на языке гостя нет, хостес объясняют главное устно и направляют к ответственному организатора.

Несколько языков на одном событии

Если на событие приезжают гости из разных стран, языков может быть несколько. В таком случае людей распределяют по задачам: кто-то работает с общим языком на регистрации, кто-то закреплён за конкретной делегацией. Супервайзер знает, кто из команды каким языком владеет, и быстро направляет нужного человека к гостю.

Что передать подрядчику

1. Тип события, его дату и адрес.
2. Состав иностранных гостей и языки, которые нужны.
3. Уровень языка для каждой задачи.
4. Программу делегаций, если они есть.
5. Как организован перевод выступлений.
6. Требования к внешнему виду и бейджам.

Частые ошибки

• Хостес с языком ставят на перевод переговоров. Это задача профильного переводчика.
• Язык не указан в заявке. Подбор идёт без учёта главного требования.
• Люди с языком распределены случайно. На регистрации их нет, а в зале двое.
• Нет словаря терминов. Залы и сессии называют по-разному.

Как работает Horizon Personal

Для мероприятий с иностранными гостями мы подбираем хостес, координаторов и супервайзеров со знанием языков по требованиям заявки, а также официантов, хелперов и других специалистов из нашей базы, охрану организуем через лицензированный ЧОП. Проверяем язык при отборе, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Принимаем заявки 24/7. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани и выезжаем в другие города России с отдельным расчётом логистики. Типичная команда от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки. База более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работа по договору аутсорсинга персонала, с актами и счетами.

Читайте также

• Персонал на Масленицу и зимние гулянья
• Персонал для тимбилдинга и корпоративного выезда
• Персонал для государственного и официального мероприятия

Частые вопросы

← Все статьи