Персонал для государственного и официального мероприятия

Чем официальное мероприятие отличается

На корпоративном событии заказчик сам решает, как встречать гостей. На официальном мероприятии многое определяет протокол: кто приезжает первым, где сидят официальные лица, в каком порядке выступают, кто и когда подходит к прессе. Протокол составляет организатор или протокольная служба заказчика, а персонал работает строго по нему. Импровизация здесь неуместна, а любое отступление нужно согласовать.

Близкий по духу формат — VIP-приём и деловая встреча. Об особенностях работы с первыми лицами в камерной обстановке рассказано в статье о персонале для VIP-приёма. Здесь речь о более масштабных официальных событиях: торжественных заседаниях, церемониях, форумах учреждений, официальных приёмах.

Какие события бывают

• Торжественное собрание или заседание. Выступления, награждения, официальная часть.
• Официальный приём. Встреча делегаций, фуршет или банкет по протоколу.
• Форум или конференция учреждения. Регистрация, залы, пресса.
• Церемония открытия объекта. Официальные лица, пресса, гости.
• Городской праздник от имени учреждения. Официальная часть и программа для жителей.

Какие роли нужны

• Хостес. Регистрация, встреча официальных лиц, сопровождение к местам, работа в зале.
• Официанты и кейтеринг-персонал. Фуршет или банкет по протоколу.
• Гардероб. Отдельная зона или отдельный поток для официальных лиц.
• Хелперы. Подготовка зала, раздача материалов, порядок.
• Охрана. Через лицензированный ЧОП, в связке со службами организатора.
• Супервайзер. Связь с протокольной службой организатора.

Ведущих, переводчиков, протокольных специалистов и пресс-службу обеспечивает заказчик. Наша команда работает в рамках протокола, который они задают.

Аккредитация и регистрация

На официальные мероприятия гости часто проходят аккредитацию заранее: участники, пресса, официальные лица, сотрудники. Списки формирует организатор. Хостес на регистрации работают по этим спискам, выдают бейджи нужной категории и направляют гостей по маршрутам. Если у гостя нет аккредитации, хостес не решают вопрос сами, а передают его ответственному организатора. Похожая процедура с реестром, мандатами и голосованием описана в тексте о персонале на съезд ассоциации.

Для разных категорий гостей обычно готовят разные стойки или потоки. Официальные лица проходят без очереди по отдельному маршруту. Прессу регистрируют у пресс-зоны. О подготовке регистрации подробнее в статье о регистрации гостей.

Встреча официальных лиц

Официальных лиц встречают по протоколу: у входа, у автомобиля или в холле. Хостес знают, кого встречают, как к ним обращаться и куда провожать. Часто к каждому почётному гостю прикрепляют отдельную хостес, которая сопровождает его до места и остаётся поблизости. Порядок прибытия и время передают команде заранее, а изменения в день события супервайзер получает от протокольной службы.

Рассадка по протоколу

Рассадка на официальном мероприятии определяется статусом гостей. Схему составляет организатор, а хостес помогают гостям найти места и следят, чтобы места официальных лиц оставались свободными до их прихода. Таблички с именами расставляют по схеме, а последние изменения вносят до входа гостей. Если схема меняется в последний момент, хостес получают обновлённый вариант через супервайзера.

Работа в зале

Во время официальной части персонал становится незаметным. Хостес стоят у входов в зал, помогают опоздавшим занять места без шума, подают микрофоны по сигналу модератора. Официанты не работают в зале во время выступлений. Хелперы готовят материалы и награды, если они предусмотрены, и передают их в нужный момент по сценарию.

Официальный приём

После официальной части часто проходит приём. Официанты работают по протоколу: в каком порядке обслуживают гостей, где стоят почётные гости, когда начинается сервис. Если приём проходит с делегациями, особое внимание уделяют деталям сервиса, которые организатор указал в брифе. Кейтеринг-персонал работает в связке с кейтерингом и площадкой.

Пресса и официальные фото

На официальных мероприятиях много прессы. Пресс-зону и подходы для прессы организует пресс-служба заказчика. Хостес помогают журналистам пройти в пресс-зону, следят, чтобы туда проходили только аккредитованные, и помогают организовать официальное фото, если это предусмотрено протоколом.

Охрана и порядок

На официальных событиях часто работают службы безопасности заказчика или площадки. Охрану со своей стороны мы организуем через лицензированный ЧОП, а её задачи согласуем с организатором: контроль входа, порядок в зале, гардероб, сохранность имущества. Подробнее о работе охраны в материале о контроле входа и охране через ЧОП.

Внешний вид

На официальных мероприятиях персонал одет строго: тёмные костюмы, светлые блузы или сорочки, сдержанный макияж, минимум украшений. Иногда организатор просит использовать элементы в цветах учреждения: шарфы, галстуки, значки. Требования к форме передают в брифе, а перед выходом супервайзер проверяет внешний вид команды.

Согласования с организатором

Перед официальным мероприятием обычно проходит несколько согласований: состав команды, маршруты, сценарий, протокол. Удобно, когда со стороны заказчика есть один ответственный, который передаёт все документы, а с нашей стороны — супервайзер, который знает протокол и доводит его до команды. Репетиция или обход площадки до прихода гостей помогают команде работать уверенно.

Документы

С учреждением мы заключаем договор аутсорсинга персонала, а после события передаём акты и счета. Если организатору нужны данные о сотрудниках для пропусков на площадку, их передают в формате и в объёме, которые согласованы заранее.

Несколько залов и площадок

Крупные официальные мероприятия часто проходят в нескольких залах одновременно: пленарное заседание, секции, выставочная зона, зона переговоров. За каждым залом закрепляют свою группу хостес с понятным старшим, а супервайзер держит общую картину. Если официальные лица переходят между залами, их маршрут проходят заранее, а на пути ставят хостес, которые подскажут направление и откроют двери.

Изменения в день события

На официальных мероприятиях сценарий может меняться до последней минуты: сдвигается время прибытия, меняется состав выступающих, переставляется рассадка. Команда должна принимать изменения спокойно и только из одного источника. Супервайзер получает их от ответственного организатора и доводит до хостес по рации или в мессенджере, а хостес не принимают указаний от случайных людей. Это защищает протокол от ошибок и снимает путаницу на площадке.

Что передать подрядчику

1. Формат мероприятия, дату, площадку.
2. Протокол или сценарий с порядком прибытия и рассадкой.
3. Категории гостей и порядок аккредитации.
4. Требования к внешнему виду.
5. Порядок оформления пропусков для персонала.
6. Контакт ответственного от организатора.

Частые ошибки

• Протокол передан в последний момент. Команда не успевает выучить маршруты.
• Хостес решают вопросы аккредитации сами. Возникают конфликты на входе.
• Нет обхода площадки. Персонал путается в залах и входах.
• Несколько контактов у заказчика. Команда получает противоречивые указания.

Как работает Horizon Personal

Для официальных мероприятий государственных организаций и учреждений мы подбираем хостес, официантов, кейтеринг-персонал, хелперов и супервайзеров, охрану организуем через лицензированный ЧОП. Проводим инструктаж по протоколу заказчика и при необходимости организуем замену.

Работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами. Заявки принимаем 24/7. Площадки: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Екатеринбург и Казань, а также выезды в другие города России с отдельным расчётом логистики. Как правило, команды от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям.

Читайте также

• Персонал для мероприятия с иностранными гостями
• Персонал на Масленицу и зимние гулянья
• Персонал для ярмарки и маркета выходного дня

Частые вопросы

← Все статьи