Персонал для VIP-приёма и деловой встречи

Чем VIP-формат отличается от массового события

На большом мероприятии персонал работает с потоком: регистрация, навигация, раздача материалов. На закрытом приёме, переговорах или ужине для партнёров поток почти отсутствует, зато внимание к каждому гостю выше. Гости ожидают, что их узнают, что им не придётся объяснять, кто они и куда идут, и что сервис не будет мешать разговору.

Поэтому для такого формата важнее не число людей, а подготовка: знание списка гостей, сценария встречи и правил поведения, принятых у заказчика. Ошибки на VIP-событии заметнее, чем на массовом: одна заминка у входа или неловкая фраза запоминается.

Встреча гостей

Встреча начинается до входа в зал. Хостес встречают гостей у входа в здание или у автомобиля, сверяют имя со списком, провожают до лифта и зала. Если гостей много в одно время, их распределяют между хостес, чтобы никто не стоял в ожидании. Если приезжают первые лица, заранее договоритесь, кто встречает их лично и куда провожает.

Хостес должны знать список гостей и, по возможности, их роли: кто из компании хозяев, кто партнёр, кто приглашённый спикер. Это помогает правильно обращаться к гостям и вовремя подсказать организатору, что приехал важный человек. О роли хостес подробнее на странице о хостес.

Гардероб

На закрытых встречах гардероб часто ведут сами хостес, особенно если у площадки нет своей службы. Гость отдаёт верхнюю одежду у входа, получает номерок или его вещи запоминают по имени, а при выходе одежду подают без очереди. Обсудите заранее, где будет стоять стойка, кто отвечает за вещи и как поступать с ценными предметами, которые гости оставляют.

Сервис за столом и на фуршете

Официанты на VIP-приёме работают тише и внимательнее, чем на банкете. Им важно следить за бокалами, не прерывать разговор, подходить с нужной стороны и понимать, когда лучше отойти. Если встреча проходит в формате переговоров, сервис ограничивается напитками и паузами на кофе-брейк, а официант заходит в комнату только в согласованные моменты.

Если после переговоров запланирован ужин или фуршет, подачу согласуют с организатором, чтобы она не мешала тостам и выступлениям. Как устроена работа официантов на банкете и фуршете, мы разбирали в статье об официантах.

Дресс-код и внешний вид

На деловых встречах внешний вид персонала должен совпадать с тоном события. Обычно это строгий деловой стиль: тёмный костюм или платье, аккуратная причёска, минимум аксессуаров. Если заказчик хочет фирменные элементы, например значки или платки в цветах компании, это тоже указывают заранее. Подробно о форме и требованиях к ней читайте в статье о дресс-коде персонала.

Конфиденциальность

На закрытых встречах персонал может услышать то, что не предназначено для посторонних: обсуждение сделок, имена участников, планы компании. Если для вас это важно, укажите в брифе требования к конфиденциальности: запрет на фото и публикации, правила использования телефона, кому можно передавать информацию о гостях. Эти правила включают в инструктаж, а способ их закрепления в документах обсудите с менеджером.

Отдельно продумайте, какие зоны закрыты для персонала, где команда находится между подачами и как вызвать официанта, не заходя в переговорную без приглашения.

Безопасность

Если встреча требует охраны, её организуют через лицензированное частное охранное предприятие. Охрана отвечает за доступ на площадку и порядок, а хостес работают только с гостями и не выполняют функции охранников. Как это устроено, читайте в статье об охране мероприятия через ЧОП.

Супервайзер

Даже на небольшой встрече полезен один человек, который отвечает за команду целиком. Супервайзер держит связь с вашим ответственным, следит за таймингом, распределяет хостес и официантов между зонами и решает вопросы, не отвлекая организатора. Если что-то меняется по ходу встречи, например гостей приходит больше или переговоры затягиваются, он перестраивает команду. Он же первым приходит на площадку, проверяет готовность гардероба и постов встречи и проводит короткий брифинг для команды.

Протокольные моменты

На приёмах с первыми лицами часто есть протокол: порядок прибытия, рассадка по статусу, вручение подарков, официальные фото. Персоналу нужно знать эти моменты заранее: кто подаёт подарок, куда встают гости для фото, когда официанты убирают со столов перед выступлением. Передайте протокол или сценарий вместе с брифом, чтобы команда прошла ключевые моменты на брифинге.

Иностранные гости

Если на встрече будут гости из других стран, полезны хостес со знанием языка: они встретят гостя, подскажут дорогу и помогут с простыми вопросами. Это не замена переводчику на переговорах, а помощь в сервисе. Укажите в брифе язык и уровень, который нужен.

Разъезд

Окончание встречи так же важно, как начало. Хостес подают одежду, провожают гостей к выходу или автомобилю, передают подарки, если они предусмотрены. Договоритесь, кто сообщает команде о завершении, чтобы разъезд не застал гардероб врасплох и гостям не пришлось ждать.

Что указать в брифе

• Формат: приём, переговоры, ужин, презентация для узкого круга.
• Число гостей и список с ролями, если его можно передать.
• Тайминг: прибытие гостей, основная часть, ужин, разъезд.
• Площадку и зоны: вход, гардероб, переговорная, зал для ужина.
• Требования к внешнему виду и языкам, если будут иностранные гости.
• Правила конфиденциальности и поведения.
• Контакт ответственного с вашей стороны.

Частые ошибки

• Не передать список гостей. Тогда хостес встречают всех одинаково и не знают, кого провожать лично.
• Забыть про гардероб. На небольшой площадке это легко упустить, а очередь на выходе портит впечатление.
• Не договориться о входе в переговорную. Официант, который заходит в неподходящий момент, отвлекает участников.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хостес, официантов и супервайзеров для VIP-приёмов, деловых встреч и закрытых ужинов, охрану организуем через ЧОП.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре
• Персонал для мероприятия в другом городе: как организовать выездной проект

Частые вопросы

← Все статьи