Персонал для мероприятия в другом городе: как организовать выездной проект

Выездной проект и тур: в чём разница

Если вы проводите серию одинаковых событий в нескольких городах, это промо-тур или роуд-шоу, и там главная задача — единый стандарт в каждой точке. Подробно об этом мы писали в статье о персонале для промо-тура. Эта статья о другом: об одном событии, которое проходит не там, где находится ваша команда. Конференция, форум, корпоратив, презентация или выставка в другом городе требуют своего подхода, потому что вы хуже знаете площадку и не можете заранее встретиться с исполнителями.

Где мы работаем

Наши команды работают в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани. Мы также берём проекты по всей России, а логистику для других городов считаем отдельно. Если ваше мероприятие проходит не в одном из пяти городов, укажите это в заявке сразу: так менеджер учтёт логистику в расчёте с самого начала, а не на этапе согласования.

Единый бриф

На выездном проекте бриф становится главным документом. Вы не сможете показать всё на месте, поэтому всё, что обычно объясняется устно, нужно описать письменно:

• формат события, программу и тайминг;
• роли, количество людей и смены;
• схему площадки с постами;
• требования к внешнему виду и форме;
• легенду, ответы на типовые вопросы, правила поведения;
• контакты ответственных на месте.

Если вы уже проводили похожее событие в своём городе, используйте его бриф как основу и дополните особенностями новой площадки. Структура такого документа разобрана в статье о брифе на персонал.

Площадка, которую вы не видели

Одна из главных сложностей выездного проекта — незнакомая площадка. Запросите у неё максимум информации заранее: схему, фото зон, правила заезда и аккредитации, расположение служебных входов, места для переодевания и отдыха персонала. Передайте всё это подрядчику вместе с брифом. Если площадка требует списки исполнителей для пропусков, уточните формат данных и порядок их передачи.

Координация на расстоянии

Когда ваша команда приезжает незадолго до события, особенно важно, кто держит процесс на месте. Обычно схема такая:

• Ответственный со стороны заказчика принимает решения и утверждает изменения.
• Менеджер проекта подрядчика ведёт подбор, документы и связь до события.
• Супервайзер на площадке руководит командой исполнителей в день мероприятия.

Договоритесь об одном канале связи и о том, кто кому передаёт изменения. Как распределить эти роли, мы подробно разбирали в статье о координаторе персонала.

Расчёт и логистика

Если событие проходит в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге или Казани, команду собирают в этом городе. Для других городов логистику считаем отдельно: менеджер уточнит площадку, тайминг и состав команды и включит эти расходы в расчёт. Чем раньше вы сообщите город и даты, тем точнее будет предложение.

В брифе укажите адрес площадки, даты монтажа и самого события, график смен, роли и количество людей на каждой позиции, требования к форме и контакт ответственного на месте. Если площадка выдаёт пропуска, сообщите, какие данные нужны для их оформления.

Связь в день события

Определите, как ваш ответственный и супервайзер будут на связи: общий чат, телефон, рация на площадке. Договоритесь, в какие моменты супервайзер присылает короткие сводки: после сбора команды, после открытия, в конце смены. Так вы видите картину, даже если находитесь в другом зале или ещё в дороге.

Брифинг для команды на месте

Даже если бриф подробный, команде нужен инструктаж на площадке. Хорошо, если ваш ответственный присутствует на нём и сам расскажет о событии и бренде: исполнители лучше понимают задачу, когда слышат её от заказчика. Если присутствовать не получается, подготовьте короткое видео или презентацию, которую супервайзер покажет команде.

Форма и материалы

Если персонал работает в брендированной форме, решите заранее, как она попадёт в другой город: вы привозите её с собой, отправляете заранее или подрядчик подбирает похожую по вашему описанию. То же касается раздаточных материалов, бейджей, планшетов для регистрации. Укажите в брифе, кто за что отвечает и где материалы будут ждать команду.

Документы

Выездной проект оформляется так же, как и любой другой: по договору аутсорсинга, с актами и счетами. Логистика для городов за пределами пяти основных считается отдельной строкой. Если в одном проекте у вас несколько городов или несколько событий, обсудите заранее, как удобнее оформить документы: одним договором или по каждому событию. Подробнее о формате работы читайте в статье о договоре и документах.

Отчётность

На выездном проекте отчёт особенно ценен: вы не всегда можете лично увидеть всю работу команды. Договоритесь, что войдёт в итоговый отчёт: выход исполнителей, выполнение задач по постам, замечания, фото, если это предусмотрено. Если событие длится несколько дней, полезно получать короткую сводку от супервайзера по итогам каждого дня.

Если событие повторяется

Если выездное мероприятие станет регулярным, сохраните бриф, схему постов и замечания из итогового отчёта. В следующий раз подготовка будет проще, а команда сможет учесть опыт прошлого события.

Частые ошибки

• Поздно сообщить город. Логистика учитывается в расчёте не сразу, и бюджет приходится пересматривать.
• Бриф держится в голове. То, что обычно объясняется на месте, не попадает в документ.
• Нет ответственного на площадке. Решения по изменениям некому принимать.
• Форма не доехала. Команда выходит на смену не в том виде, о котором договаривались.
• Не уточнены правила площадки. Списки для пропусков приходят не в том формате.

Что указать в заявке

1. Город, площадку и даты, включая монтаж.
2. Формат события, программу и тайминг.
3. Роли, количество людей и смены.
4. Требования к внешнему виду и кто обеспечивает форму.
5. Контакт ответственного на месте.
6. Правила площадки по аккредитации.
7. Что должно войти в итоговый отчёт.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем персонал для мероприятий в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани и берём проекты по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж, координируем смены через супервайзера, при необходимости организуем замену и готовим итоговый отчёт.

Читайте также

• Персонал для VIP-приёма и деловой встречи
• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал для церемонии награждения: номинанты, сцена и зал

Частые вопросы

← Все статьи