Персонал для церемонии награждения: номинанты, сцена и зал

Чем церемония отличается от других событий

Главная особенность награждения — сценарий с большим количеством выходов. Номинантов объявляют по очереди, победители поднимаются на сцену, получают награду, фотографируются и возвращаются в зал. Каждый такой выход зависит от людей: кто-то должен знать, где сидит номинант, подсказать ему путь к сцене, передать награду вручающему и проводить лауреата обратно. Если эта цепочка не продумана, на сцене появляются паузы, а в зале суета.

Кроме того, на церемонии обычно несколько категорий гостей: номинанты, члены жюри, вручающие, партнёры, пресса, приглашённые. У каждой категории свой маршрут и свои вопросы.

Регистрация и встреча

На входе хостес встречают гостей и регистрируют их по спискам. Номинантов удобно регистрировать отдельно: выдать им бейдж или отметку, рассказать порядок выхода, показать их место в зале. Для жюри, вручающих и прессы тоже часто делают отдельную стойку или очередь. Чем точнее списки разделены по категориям, тем быстрее проходит вход. Как выстроить процесс по шагам, мы разбирали в статье о регистрации гостей.

Гардероб и вход в зал

Гости церемоний часто приходят в вечерней одежде, и в холодный сезон гардероб становится заметной точкой нагрузки до начала и после окончания. Если у площадки нет своей службы, гардероб могут обслуживать хелперы или хостес. Продумайте, чтобы очередь в гардероб не пересекалась с регистрацией номинантов и входом в зал.

Рассадка

На церемонии рассадка — часть сценария. Столы номинантов в зале лучше ставить у проходов: так дорога до сцены получается короче. Хостес провожают гостей к столам или рядам по схеме, помогают тем, кто пришёл позже, и следят, чтобы места номинантов не заняли другие гости. Схему рассадки с пометками, где сидят номинанты каждой категории, стоит передать команде заранее и обновить перед стартом, если были изменения.

Ассистенты сцены и сопровождение номинантов

Это ключевой участок команды. Обычно здесь работают хостес, закреплённые за сценой и залом:

• Ассистенты сцены подают награды и дипломы вручающим, держат подносы с наградами, выводят и уводят вручающих.
• Сопровождающие в зале заранее подходят к номинантам категории, предупреждают о скором объявлении и показывают путь к сцене.
• Встречающие за сценой принимают лауреата после вручения, ведут к пресс-воллу или зоне фото и возвращают в зал.

Для этой работы важны аккуратность, спокойствие и точное знание сценария. Хостес должны понимать, в каком порядке идут номинации, кто вручает каждую награду и где лежит нужный диплом. Подробнее о роли на странице хостес.

Награды и реквизит

Отдельно продумайте, где хранятся награды до вручения и кто за них отвечает. Удобно, когда награды разложены по порядку номинаций, подписаны и находятся у сцены под присмотром закреплённого человека. На брифинге команда должна увидеть реквизит и порядок раскладки. Если имя победителя держится в секрете до объявления, договоритесь, как конверты или таблички передаются ведущему и кто имеет к ним доступ.

Официанты и обслуживание зала

Если церемония совмещена с ужином, нужны официанты. Здесь важно согласовать подачу с программой: блюда подают в паузах, а не во время объявлений, и официанты не проходят между сценой и столами номинантов в момент вручения. Как прикинуть состав команды на подачу, мы разбирали в статье о том, сколько официантов нужно на банкет.

Хелперы

Хелперы готовят зал, расставляют мебель и реквизит, помогают с раздачей подарков и программ, переносят награды и материалы, убирают зону после окончания. На крупных церемониях они же помогают техническим службам на монтаже и демонтаже.

Супервайзер

На церемонии супервайзер держит связь с режиссёром или ведущим программы. Он знает, какая номинация следующая, и заранее отправляет сопровождающих к номинантам. Он же распределяет команду между входом, залом и сценой, решает вопросы с рассадкой и следит, чтобы ассистенты были на местах к каждому выходу. Подробнее о его задачах в статье о супервайзере на мероприятии.

Репетиция и брифинг

Если есть возможность, проведите короткую репетицию выходов с ассистентами сцены: путь от зала к сцене, точка вручения, уход за кулисы, путь к пресс-воллу. Хостес, которые хотя бы раз прошли маршрут, работают заметно увереннее. На брифинге также стоит проговорить:

• порядок номинаций и кто вручает каждую награду;
• где сидят номинанты и как их узнать;
• что делать, если номинант не откликается или отсутствует;
• как действовать при изменении порядка по ходу программы;
• сигналы режиссёра и канал связи.

Пресса и фото лауреатов

После вручения лауреатов часто ведут на фото и короткие интервью. Если работает пресса, нужен человек, который сопровождает лауреата от сцены к зоне съёмки и обратно, чтобы он не пропустил ужин или другие номинации. Хостес на зоне прессы также следят, чтобы туда проходили только аккредитованные журналисты.

Что влияет на расчёт команды

• число гостей и номинаций;
• формат: только церемония, церемония с ужином или фуршетом;
• сколько выходов на сцену и как устроен путь из зала;
• категории гостей и отдельные входы;
• наличие прессы и зоны фото;
• объём монтажа и подготовки зала.

Готовых норм нет: состав считают по сценарию, схеме зала и количеству номинаций.

Частые ошибки

• Нет схемы рассадки номинантов. Ассистенты ищут лауреата по залу во время объявления.
• Награды не разложены по порядку. На сцену подают не тот диплом.
• Подача блюд совпадает с вручением. Официанты оказываются на пути лауреата.
• Нет репетиции. Команда впервые видит путь к сцене во время программы.

Что указать в заявке

1. Формат церемонии, дату, площадку и город.
2. Число гостей, номинаций и категорий гостей.
3. Сценарий или хотя бы порядок блоков.
4. Схему зала, сцены и маршрута к ней.
5. Есть ли ужин и кто обеспечивает кейтеринг.
6. Требования к внешнему виду ассистентов сцены.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хостес, в том числе ассистентов сцены, официантов, хелперов и супервайзеров для церемоний награждения и премий в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, работаем и по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж по вашему сценарию и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал для мероприятия в другом городе: как организовать выездной проект
• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал для тест-драйва и автопрезентации: регистрация, промо и поток гостей

Частые вопросы

← Все статьи