Сколько официантов нужно на банкет, фуршет и кофе-брейк: как посчитать

Почему нет одной правильной цифры

В интернете легко найти таблицы с готовыми пропорциями официантов на количество гостей. Но такие таблицы ничего не знают о вашем вечере: формат подачи, меню, расстояние до кухни, программу, требования к сервису. Два банкета на одинаковое число гостей могут требовать очень разной команды. Поэтому правильнее не искать норму, а пройти расчёт по шагам. Цифру, к которой вы придёте, стоит воспринимать как ориентир для разговора с кейтерингом и подрядчиком, а не как окончательный ответ.

Подробно о том, от чего зависит состав команды и что согласовать с кейтерингом, мы писали в отдельном материале про официантов на банкет и фуршет. Здесь сосредоточимся на самом расчёте.

Шаг 1. Разбейте вечер на этапы

Нагрузка на официантов меняется в течение вечера. Запишите этапы по таймингу:

• welcome: встреча гостей, обнос напитками и закусками;
• рассадка и подача первых блюд;
• основная подача, включая горячее;
• программа: выступления, тосты, награждения;
• десерт, чай и кофе;
• завершение: уборка посуды и разбор зала.

Для каждого этапа отметьте, что именно делают официанты: подают, разносят, убирают, пополняют станции или почти не участвуют.

Шаг 2. Найдите пиковый момент

Команду считают не по среднему, а по самому нагруженному моменту. На банкете это обычно подача горячего, когда все гости должны получить блюдо почти одновременно. На фуршете пик приходится на начало, когда гости собираются у столов и ждут напитков. На кофе-брейке весь перерыв по сути один пик: короткий, но очень плотный.

Если пиков несколько, считайте по самому сложному. Если в остальное время людей больше, чем нужно, это можно решить графиком смен или переключением части команды на уборку.

Шаг 3. Переведите задачи в посты

Удобнее всего думать не о людях, а о постах, то есть закреплённых участках работы. Логика зависит от формата.

Банкет с рассадкой

Зал делят на зоны по столам, и за каждой зоной закрепляют официанта или пару официантов. Размер зоны зависит от того, сколько блюд подаётся, как сложна подача и сколько гостей за одним столом. Отдельно учитывают VIP-стол или стол спикеров: там обычно нужен более плотный сервис. Ещё один участок — разлив напитков, если вино и вода подаются к блюдам, а не стоят на столах.

Проверьте расчёт мысленно: представьте момент подачи горячего и пройдите по залу. Сколько столов успеет обслужить один официант, если блюдо нужно подать, пока оно горячее, а затем убрать предыдущие тарелки? Если ответ вызывает сомнения, добавьте человека в зону или упростите подачу.

Фуршет

Здесь посты строятся вокруг пространства, а не столов. Нужны люди на обносе по залу, на пополнении фуршетных столов и станций, на сборе пустой посуды. Чем больше зал и чем больше в нём точек с едой, тем больше постов. Если гости в основном стоят у одной зоны, покрытие можно сделать компактнее.

Кофе-брейк

На деловых мероприятиях кофе-брейк проходит между сессиями, и все участники выходят одновременно. Основная задача — быстро обслужить поток и не дать образоваться очереди. Посты здесь — точки раздачи напитков, пополнение столов, сбор посуды. Если кофе-брейков несколько в течение дня, между ними команда готовит зону к следующему перерыву, а на обед иногда нужна другая расстановка.

Отдельно учтите, где стоят столы кофе-брейка. Если зона одна на большой поток, очередь возникнет при любом составе команды, и решать это нужно расстановкой столов, а не только числом людей.

Шаг 4. Добавьте поддерживающие роли

Официанты — не единственные, кто работает на банкете. Проверьте, кто закрывает остальные участки:

• Кейтеринг-персонал на раздаче, станциях и работе с кухней. Подробнее на странице кейтеринг-персонала.
• Хелперы на расстановку мебели, сервировку до прихода гостей и разбор после.
• Старший официант или супервайзер, который распределяет зоны, держит связь с кухней и даёт команду на подачу.
• Бар и напитки: определите, кто закрывает этот участок, иначе разнос напитков незаметно ляжет на официантов зала.

Если эти участки не закрыты отдельно, их работа ляжет на официантов, и расчёт по постам окажется заниженным.

Шаг 5. Учтите площадку и смены

Ещё несколько факторов меняют итоговую цифру:

• Расстояние до кухни или зоны раздачи. Чем дальше официанту идти с подносом, тем меньше гостей он успевает обслужить.
• Несколько залов или этажей. Каждый зал — отдельная зона со своими людьми.
• Длительность вечера. На долгом событии закладывают перерывы, а иногда и ротацию.
• Подготовка и разбор. Если официанты сервируют столы до начала и убирают после, это увеличивает смену, но не всегда число людей.
• Уровень сервиса. Торжественный приём требует более плотного обслуживания, чем неформальный фуршет.

Шаг 6. Сверьте расчёт с кейтерингом

Часто кейтеринг привозит часть своих официантов, а остальных нужно добрать. Чтобы не было пробелов и двойного счёта, разделите зоны письменно: кто работает в зале, кто на раздаче, кто на баре, кто убирает. Кейтеринг лучше всех знает своё меню и подачу, поэтому его оценку по числу людей на подаче стоит учитывать в первую очередь. Подрядчик по персоналу поможет сопоставить её с площадкой и программой.

Частые ошибки в расчёте

• Считать по общему числу гостей. Без учёта формата и пиков цифра почти всегда расходится с реальностью.
• Забыть про welcome. Встреча гостей с обносом — отдельный пик, который часто идёт параллельно с рассадкой.
• Не учесть уборку. К концу вечера посуды больше всего, а людей часто меньше.
• Не учесть перерывы персонала. На длинном вечере кто-то должен закрывать зону, пока коллега отдыхает.
• Поздние изменения меню. Добавленное горячее или станция меняют расчёт, сообщите о них сразу.

Что прислать для расчёта

1. Формат: банкет, фуршет, кофе-брейк или комбинация.
2. Ожидаемое число гостей и как оно может измениться.
3. Меню и порядок подачи, если они уже известны.
4. Тайминг вечера с этапами и программой.
5. Площадку: план зала, расположение кухни или раздачи.
6. Что берёт на себя кейтеринг и площадка.
7. Требования к внешнему виду и опыту официантов.

Подробнее о задачах официантов читайте на странице официантов.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем официантов, кейтеринг-персонал и хелперов для банкетов, фуршетов и деловых мероприятий в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, работаем и по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж под ваш формат, координируем смену и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Супервайзер на мероприятии: зачем он нужен и что делает
• Координатор персонала на мероприятии: чем он отличается от супервайзера
• Грузчики и хелперы на мероприятие: монтаж, демонтаж и логистика на площадке

Частые вопросы

← Все статьи