Регистрация гостей на мероприятии: кто нужен и как организовать

Зачем продумывать регистрацию отдельно

Гость ещё не увидел программу, не попробовал кейтеринг и не встретил коллег, но уже составил мнение о событии по тому, как его встретили на входе. Очередь, путаница со списками или неловкий отказ создают напряжение, которое потом сложно исправить. Поэтому регистрацию стоит планировать как отдельный процесс, а не как «несколько хостес у входа».

Принципы ниже подходят для любых форматов: конференции, корпоратива, презентации, закрытого ужина, выставки, частного события. Особенности регистрации на деловых мероприятиях с несколькими залами подробнее описаны в статье о персонале для конференции.

Выберите способ регистрации

• Бумажный список. Просто и надёжно, но на большом потоке медленно. Помогает разбивка по алфавиту на несколько стоек.
• QR-код или электронный билет. Быстрее, но нужны сканеры или планшеты, интернет и план на случай сбоя.
• Готовые бейджи. Бейджи печатают заранее и выдают по алфавиту. Быстро, но требует точного списка.
• Печать бейджей на месте. Гибко, подходит для изменений в списке, но каждая печать добавляет время.
• Без списков. Свободный вход с выдачей браслетов или материалов. Здесь регистрация превращается во встречу и навигацию.

Выбор зависит от числа гостей, требований к доступу и того, нужны ли вам данные о присутствующих.

Спланируйте поток

Для расчёта стоек и персонала важно не общее число гостей, а то, сколько людей приходит одновременно. Подумайте:

• приходят все к началу или растянуто;
• есть ли трансфер, который привозит большие группы разом;
• сколько времени занимает регистрация одного гостя выбранным способом;
• что гость получает на стойке: бейдж, пакет, браслет, оборудование для перевода.

Если пик ожидается резкий, стоит разделить потоки: по алфавиту, по категориям или по типу билета.

Разделите категории гостей

Спикеры, партнёры, пресса, VIP и обычные участники часто регистрируются по-разному. Отдельные стойки или отдельные очереди помогают:

• не заставлять VIP и спикеров ждать в общей очереди;
• выдавать разные бейджи и материалы без путаницы;
• быстро встретить и проводить гостей, которых нужно сопровождать.

Какой персонал нужен

Хостес на стойках

Хостес проверяют гостей по списку, выдают бейджи и материалы, отвечают на первые вопросы. Для работы с электронной системой регистрации им нужно знакомство с ней на инструктаже.

Хостес на встрече и навигации

Встречают гостей перед стойками, направляют в нужную очередь, помогают с QR-кодами на телефоне, а после регистрации подсказывают путь в гардероб и зал.

Сопровождение

Для спикеров и VIP выделяют людей, которые встречают их на входе и проводят дальше.

Охрана

Если вход контролируемый, с досмотром или проверкой документов, работает охрана через ЧОП. Её зону лучше разместить так, чтобы досмотр и регистрация не создавали одну общую очередь. Подробнее на странице охраны.

Технический персонал

Если на регистрации работают принтеры для бейджей, сканеры и планшеты, полезно иметь человека, который быстро решит технические проблемы.

Супервайзер

Следит за очередями, перебрасывает людей между стойками, решает спорные ситуации и связывается с вами, если нужно решение по гостю не из списка.

Гости не из списка

Это самая деликатная часть регистрации. Заранее договоритесь:

• кто принимает решение о пропуске гостя, которого нет в списке;
• куда направлять таких гостей, чтобы они не задерживали очередь;
• что говорить, если гостю отказывают;
• как регистрировать гостей, которых добавили в последний момент.

Хорошая практика — отдельная стойка или человек для «сложных случаев». Тогда основная очередь движется, а гостю уделяют внимание без спешки.

План на случай сбоя

Электронная регистрация зависит от интернета, электричества и техники. Подготовьте запасной вариант: распечатанный список, возможность ручной отметки, запасной принтер или заготовки бейджей. Персоналу нужно знать, когда и как переключаться на резервный сценарий.

Регистрация после старта

Гости опаздывают, а на многодневных событиях приходят в разные дни. Поэтому регистрация редко заканчивается вместе с пиком заезда. Решите, сколько стоек остаётся открытыми после начала программы, кто на них работает и куда направлять опоздавших, чтобы они не мешали в зале. Часть команды после пика можно перевести на навигацию или гардероб, это обсуждается при расчёте.

Расположение стоек

• перед стойками должно быть место для очереди, которая не перекрывает вход;
• гардероб лучше разместить так, чтобы гости после регистрации шли к нему, а не обратно через очередь;
• указатели и вывески над стойками помогают гостям сразу найти свою очередь;
• у стоек нужна розетка, если работает техника.

Что передать подрядчику

1. Формат события, площадку и число гостей.
2. Способ регистрации и что выдаётся на стойке.
3. Категории гостей и порядок работы с каждой.
4. Ожидаемый характер заезда.
5. Правила для гостей не из списка.
6. Требования к языкам и внешнему виду.

Horizon Personal подбирает персонал на регистрацию в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России. Мы на связи 24/7, проводим инструктаж под вашу систему регистрации и координируем работу через супервайзера. Отправить данные можно через форму заявки.

Смежное направление, Horizon Decor: Входная группа для мероприятия

Частые вопросы

← Все статьи