Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре

Чем новогодний вечер отличается от обычного корпоратива

Общий подход к корпоративам мы описывали в статье о персонале на корпоратив: пройти вечер глазами гостя, определить роли, собрать бриф. Новогодний формат добавляет к этому несколько задач. Гости приходят в верхней одежде, и гардероб превращается в отдельную точку нагрузки. В программе почти всегда есть подарки, розыгрыши, официальное поздравление руководства. Вечер длиннее, а финал совпадает с массовым разъездом, когда все одновременно забирают вещи и ищут такси.

Кроме того, в декабре площадки работают плотно: монтаж одного события может начинаться сразу после окончания другого. Персоналу нужно чётко знать, когда можно заходить, где переодеваться и где хранить вещи.

Встреча гостей

Встреча задаёт настроение всему вечеру. Хостес встречают гостей у входа, отмечают по списку, если он есть, выдают браслеты или карточки с номером стола, подсказывают дорогу к гардеробу и в зал. Если на корпоратив приглашены гости из нескольких подразделений или компаний, полезно разделить поток по спискам. Чем занимаются хостес, смотрите на странице роли хостес.

Гардероб

Зимой гардероб на корпоративе — одна из главных точек, где образуется очередь. Если у площадки нет своей службы или её не хватает, гардероб могут вести хостес. Продумайте заранее, сколько стоек и номерков нужно, где поставить гардероб, чтобы он не перекрывал вход в зал, и как разделить поток в начале и в конце вечера. Отдельно договоритесь, как поступать с пакетами, подарками и вещами, которые гости хотят оставить на время.

В финале вечера гардероб получает весь поток сразу. Если в это время хостес заняты на выдаче подарков, гардероб усиливают хелперами или заранее планируют, кто куда переходит.

Официанты

Новогодний банкет обычно длиннее и насыщеннее обычного: приветственный напиток, несколько подач, десерт, иногда поздний ужин. Официанты работают по сценарию вечера, чтобы подача не совпадала с поздравлением руководства и ключевыми номерами программы. Если формат фуршетный, важно, чтобы станции не пустели к середине вечера. Как организовать работу официантов, описано в материале про официантов на банкете и фуршете.

Детская часть

Многие компании делают первую часть вечера семейной или выделяют детскую комнату, пока родители на празднике. Здесь пригодятся аниматоры: они проводят игры, конкурсы и мастер-классы для детей разного возраста. Ведущего программы, артистов и Деда Мороза обычно привлекает организатор или агентство отдельно, а наши аниматоры работают с детьми по согласованной программе. Заранее определите правила детской комнаты: с какого возраста дети остаются без родителей, как с родителями связываются и до какого момента комната работает.

Подарки и розыгрыши

Подарки сотрудникам, лотерея, призы за конкурсы требуют отдельной организации. Хостес или хелперы готовят подарки, выдают их по списку или по номерам, помогают ведущему вынести призы на сцену. Если подарки выдают на выходе, это нужно учесть при планировании финала, чтобы выдача не смешалась с очередью в гардероб.

Хелперы

Хелперы помогают с задачами, которые не видны гостям, но влияют на вечер: разгрузка подарков и реквизита, расстановка, помощь в зале, сбор после окончания. На новогоднем корпоративе их работа особенно заметна в начале, когда завозят подарки и декор, и в конце, когда всё нужно быстро освободить для следующего события на площадке.

Супервайзер

Супервайзер координирует команду весь вечер: держит связь с вашим ответственным и площадкой, распределяет людей между входом, гардеробом и залом, следит за перерывами и решает вопросы на месте. Подробнее о его роли читайте в статье о супервайзере.

Площадка в декабре

В сезон у площадки может быть несколько событий подряд, поэтому заранее уточните время захода команды, служебный вход, место для переодевания и хранения вещей персонала. Если монтаж декора заканчивается впритык к началу, хелперы и хостес должны знать, где ждать, чтобы не мешать подрядчикам.

Внешний вид команды

На новогоднем корпоративе форма персонала часто поддерживает оформление: базовая форма плюс новогодний аксессуар в цвет декора. Важно, чтобы гости сразу отличали команду от коллег в вечерних нарядах. Укажите в брифе, что должно быть единым у всех, а что зависит от роли.

Уличные посты

Если гостей встречают на парковке или у входа с улицы, учтите погоду: людям на уличных постах нужна тёплая одежда в общем стиле, место, где можно согреться, и сменность. Это тоже стоит описать в брифе, чтобы команда была готова.

Вечер глазами команды

Распишите вечер по этапам и для каждого отметьте, где нужны люди: сбор гостей, официальная часть, ужин, программа, подарки, танцы, разъезд. Часто окажется, что одни и те же люди могут закрыть несколько задач последовательно, а в некоторые моменты, наоборот, нужны дополнительные руки. Такой план полезен и для расчёта, и для инструктажа.

Что влияет на состав команды

• Число гостей и наличие детей.
• Формат: банкет, фуршет или смешанный.
• Есть ли у площадки свой гардероб и своя служба зала.
• Количество подарков и способ их выдачи.
• Длительность вечера и время разъезда.

Готового соотношения персонала и гостей нет: расчёт строится по сценарию вечера и площадке.

Что указать в брифе

Дату и время, площадку, примерное число гостей и детей, формат питания, программу вечера, требования к внешнему виду и способ выдачи подарков. Если хотите новогодний дресс-код для команды, например аксессуары в цвет оформления, укажите это заранее.

Частые ошибки

• Недооценить гардероб. Очередь в начале и в конце вечера портит впечатление больше, чем любая мелочь в зале.
• Совместить подарки и разъезд. Две очереди в одном месте мешают друг другу.
• Не обсудить детскую комнату. Родители не понимают правил, а аниматоры отвечают на вопросы вместо игр.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хостес, официантов, аниматоров, хелперов и супервайзеров на новогодние корпоративы.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на семейный день компании и день здоровья
• Персонал для детской новогодней ёлки компании
• Персонал для конференции и деловых мероприятий: регистрация, навигация, залы и гардероб

Частые вопросы

← Все статьи