Персонал на семейный день компании и день здоровья

Чем семейный день отличается от других форматов

На корпоративе гости взрослые, программа вечерняя и строится вокруг сцены и ужина. На городском фестивале аудитория случайная, и персонал работает с незнакомыми людьми. На семейном дне компании всё иначе: гости приходят по списку, приезжают семьями, остаются на несколько часов и перемещаются между зонами. Дети уходят на мастер-классы, взрослые на спортивные активности или лекции, а потом все собираются на общей части.

Поэтому персонал здесь отвечает не только за развлечения, но и за порядок перемещений, понятную навигацию и спокойствие родителей. О том, чем отличается работа аниматоров на открытом празднике бренда, мы писали в статье об аниматорах на семейный фестиваль, а о вечерних событиях для сотрудников в статье о персонале на корпоратив.

Регистрация семей

Регистрация на семейном дне устроена сложнее, чем на обычном событии. Сотрудник приходит с близкими, и нужно отметить всю семью, выдать браслеты или бейджи, рассказать о программе. Для детей удобно отдельно фиксировать контакт родителя, чтобы при необходимости быстро его найти. Хостес на регистрации должны знать программу дня, расположение зон и ответы на типовые вопросы. Как выстроить сам процесс, читайте в статье о регистрации гостей.

Аниматоры и детская программа

Детская зона часто становится главным местом семейного дня. Аниматоры ведут игры, мастер-классы, конкурсы, работают с разными возрастами и следят, чтобы дети были заняты, пока родители участвуют в своей программе. Заранее определите, будут ли дети оставаться в зоне без родителей, с какого возраста и кто принимает решение, если ребёнок хочет уйти. Эти правила стоит сообщить родителям на регистрации.

Если программа длится весь день, планируйте смены и перерывы аниматоров, чтобы активность не падала к вечеру. Подробнее о роли на странице об аниматорах.

День здоровья сотрудников

Если событие проходит как день здоровья, в программе появляются спортивные активности: эстафеты, забеги, командные игры, разминки. Тренеров и специалистов по спорту обычно привлекает организатор отдельно, а персонал отвечает за регистрацию участников, выдачу номеров и инвентаря, помощь на точках и встречу финишировавших. Хелперы помогают расставить и собрать инвентарь между стартами.

Навигация по территории

Семейные дни часто проводят на загородных площадках, в парках или на базах отдыха, где гости раньше не были. Указатели помогают, но вопросов всё равно много: где мастер-класс, где туалет, где фуд-корт, когда начинается общая часть. Хостес или хелперы на ключевых развилках подсказывают дорогу, а у входа и в центре площадки удобно держать точку информации.

Хелперы

Хелперы на семейном дне закрывают много задач: помогают с инвентарём для активностей, следят за порядком в зонах, раздают подарки и материалы, помогают на фуд-корте, если это не задача кейтеринга. В начале и в конце дня они участвуют в подготовке и сборе зон. Если на площадке несколько зон с инвентарём, за каждым хелпером закрепляют свою зону, чтобы вещи не терялись и было понятно, к кому обращаться.

Супервайзер

На территории с несколькими параллельными зонами нужен один человек, который видит всю картину. Супервайзер держит связь с вашим ответственным, перераспределяет людей между зонами по загрузке, следит за перерывами и отвечает на нестандартные ситуации, например если ребёнок потерял родителей или погода заставляет перенести программу в помещение.

Фуд-корт

Если на семейном дне работает кейтеринг, его персонал может взять на себя раздачу еды и напитков, уборку столов и работу на станциях. Детям удобно сделать отдельную точку с простыми блюдами и напитками. Обсудите, кто отвечает за фуд-корт: подрядчик по питанию или команда, которую вы заказываете у нас, чтобы задачи не пересекались.

Подарки и розыгрыши

Подарки детям, сувениры для сотрудников и розыгрыш в финале требуют отдельной точки и людей. Хостес или хелперы выдают подарки по списку или браслетам, следят, чтобы никто не остался без подарка, и помогают ведущему с розыгрышем на сцене.

Если ребёнок потерялся

На большой территории ребёнок может отойти от родителей. Договоритесь заранее, где точка сбора для потерявшихся детей, кто из персонала остаётся с ребёнком и как связываются с родителями. Если на регистрации фиксировали контакт родителя, это сильно упрощает поиск. Сообщите правило всем: и команде на брифинге, и гостям при входе.

Приезд и финал

Больше всего вопросов и движения бывает в начале, когда гости приезжают, и в финале, когда все уходят одновременно. В эти моменты больше людей нужно на входе, у парковки или гардероба и на выдаче подарков. Учтите это при планировании смен, чтобы команда не была разбросана по зонам именно тогда.

Что влияет на состав команды

• Число семей и возраст детей.
• Площадка: помещение, парк, загородная база, размер территории.
• Количество зон и параллельных активностей.
• Длительность программы и наличие общей части со сценой.
• Сколько активностей проводят ваши собственные специалисты.

Готового соотношения персонала и гостей здесь нет: расчёт строится по зонам и программе.

Что прислать в брифе

Опишите формат дня, площадку и карту территории, если она есть, список зон и активностей, ожидаемое число гостей и детей, тайминг и требования к внешнему виду. Если у компании есть фирменная форма или цвета дня, укажите это: персонал в единых футболках легко узнать в толпе.

Частые ошибки

• Не продумать правила детской зоны. Родители не понимают, можно ли оставить ребёнка, и персонал отвечает на одни и те же вопросы.
• Забыть про запасной план. На открытой площадке погода может изменить программу, и команда должна знать, куда перенести активности.
• Не выделить точку информации. Гости ищут организатора, а он занят программой.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем аниматоров, хостес, хелперов и супервайзеров на семейные дни и дни здоровья сотрудников.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал для детской новогодней ёлки компании
• Персонал для конференции и деловых мероприятий: регистрация, навигация, залы и гардероб
• Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре

Частые вопросы

← Все статьи