Персонал для отраслевого съезда и собрания ассоциации

Чем съезд отличается от конференции

На конференцию приходит открытая аудитория, а на съезд — члены объединения и их представители. От того, кто именно зарегистрирован, зависят кворум и законность решений. Поэтому регистрация здесь не формальность, а часть процедуры. Кроме того, у съезда есть повестка с голосованиями, выборы органов управления, отчёты руководства и обычно торжественная часть с наградами. Что команда делает на любом деловом событии, подробно описано в материале про работу команды на конференции; ниже собрано только то, что свойственно съезду.

Регистрация делегатов

Стойку делят по категориям: делегаты с правом голоса, приглашённые гости, пресса, почётные участники. Делегат предъявляет документ, хостес находит его в реестре, отмечает и выдаёт бейдж определённого цвета и пакет материалов. Реестр и правила допуска даёт организатор. Если в реестре нет фамилии, хостес не решает вопрос сами, а направляют человека к ответственному представителю ассоциации.

Для подсчёта кворума организатору нужна сводка по отметкам. Договоритесь заранее, в каком виде и как часто супервайзер её передаёт.

Мандаты и карточки для голосования

На многих съездах вместе с бейджем делегат получает мандат или карточку для голосования. Выдают их строго по реестру и под подпись, если так требует регламент. Персонал раздаёт и собирает бюллетени по указанию счётной комиссии, но сам подсчёт голосов и оформление результатов остаются за комиссией, которую формирует организатор.

Работа в зале

В зале хостес рассаживают делегатов по секторам, если места закреплены за регионами или отделениями. Во время обсуждения повестки они подают микрофоны выступающим из зала, следят за очередью желающих выступить и передают записки в президиум. Когда начинается голосование, у дверей стоит персонал, который не пускает и не выпускает людей до окончания процедуры, если регламент этого требует.

Президиум и почётные гости

За столом президиума сидят руководители объединения и приглашённые представители власти или партнёров. Их встречают у отдельного входа, провожают в комнату ожидания и затем в зал. Протокол рассадки и порядок выхода на сцену согласует организатор. Если среди гостей официальные лица, полезно посмотреть и материал о персонале на официальное мероприятие.

Комитеты и секции

Помимо пленарного заседания, у ассоциации часто проходят встречи комитетов и рабочих групп. В каждой комнате нужен человек, который встречает участников, отмечает присутствующих по списку комитета и помогает с техникой. О технических задачах на площадке подробно рассказано на странице о техниках.

Торжественная часть и награды

Отраслевые объединения любят отмечать заслуги членов: почётные грамоты, знаки, звания. Для этого нужны хостес, которые выводят награждаемых к сцене по списку и выносят награды в нужном порядке. Ведущего, артистов и сценарий церемонии обеспечивает организатор.

Выставка членов ассоциации

Иногда в фойе съезда работает экспозиция компаний-членов. Тогда нужны хостес на стендах организатора, навигация между залом и выставкой и промоутеры, если участники проводят активности. Стендистов своих компаний обычно привозят сами участники.

Перерывы и деловой ужин

Между заседаниями делегаты общаются, и важно, чтобы кофе-брейк не превратился в очередь. Кейтеринг-персонал и официанты работают в связке с подрядчиком питания. Вечером многие съезды завершаются приёмом или ужином для делегатов, и туда переходит часть команды.

Если съезд выездной

Ассоциации нередко собирают членов в другом городе. Тогда к работе на площадке добавляются встреча прибывающих делегатов, сопровождение в трансфере и выездная регистрация в отеле. Транспорт в этом случае даёт организатор, а наша команда занимается людьми и списками.

Навигация по площадке

Съезды проходят в больших конгресс-центрах и гостиницах, где у делегата сразу несколько маршрутов: регистрация, гардероб, пленарный зал, комнаты комитетов, выставка, обед. Хостес на ключевых развилках подсказывают дорогу и следят, чтобы к началу заседания все дошли до зала. Перед открытием супервайзер вместе с командой проходит маршрут целиком.

Пресса и официальная съёмка

На съезд нередко приходят отраслевые журналисты и фотографы организатора. Для них отдельная стойка аккредитации и сопровождающий, который проводит на отведённые места и в зону для интервью с руководством ассоциации. Списки аккредитованных и правила съёмки даёт пресс-служба организатора.

Документы и раздаточные материалы

Делегаты получают проект повестки, отчёты, проекты решений. Хелперы заранее раскладывают пакеты по категориям, а если в ходе съезда появляются новые редакции документов, раздают их по рядам. Важно, чтобы у каждой версии была пометка, иначе в зале обсуждают разные тексты. Чем заняты хелперы на площадке, описано на странице про эту роль.

Многодневный съезд

Если программа растянута, команда меняется по сменам, а супервайзер передаёт следующей смене сводку: кто из делегатов ещё не зарегистрирован, какие документы выданы, что изменилось в расписании. Так регистрация и зал работают одинаково на протяжении всего события.

Гардероб и сервисные зоны

В холодный сезон гардероб на съезде становится узким местом: делегаты приходят почти одновременно к открытию пленарного заседания. Стоит заранее посчитать номерки, поставить людей с запасом на приём и выдачу и продумать отдельную очередь для президиума. После закрытия съезда ситуация повторяется, поэтому к выдаче одежды готовятся ещё до финального голосования.

Частые ошибки

• Реестр делегатов приходит в последний момент и отличается от списка на сайте ассоциации.
• Нет понятного правила, кто решает спорные случаи при регистрации.
• Персоналу не объяснили порядок голосования, и в зале возникает путаница с карточками.
• Не продуман выход президиума, и почётные гости ждут у закрытой двери.

Что указать в заявке

• Даты, площадку и число делегатов и гостей по категориям.
• Регламент регистрации, выдачи мандатов и голосования.
• Схему зала и рассадки, список президиума.
• Расписание пленарного заседания, комитетов и вечерней программы.
• Есть ли выставка членов и выездная часть.

Как работает Horizon Personal

На съезды объединений мы подбираем хостес, техников, кейтеринг-персонал, официантов и супервайзеров, проводим отбор под регламент события, инструктаж по реестру, секторам и порядку голосования и супервайзинг в зале. При необходимости организуем замену, чтобы стойка делегатов и зал работали без пауз. Охрану, если она нужна, обеспечиваем только через лицензированный ЧОП.

Принимаем заявки круглосуточно и без выходных, в режиме 24/7. Масштаб команды — от 3 до 120 специалистов за сутки, крупнейшие проекты доходили до 600; база включает больше 8000 исполнителей и свыше 11 ролей. География: Нижний Новгород, Екатеринбург, Москва, Казань, Санкт-Петербург и иные города России. Работаем по договору аутсорсинга, закрываем проект актами, счетами и итоговым отчётом.

Читайте также

• Персонал для онлайн-трансляции и гибридного мероприятия
• Персонал для арт-выставки и вернисажа
• Персонал на день рождения бренда и событие для постоянных клиентов

Частые вопросы

← Все статьи