Персонал для онлайн-трансляции и гибридного мероприятия

Две аудитории одновременно

На обычной конференции всё внимание приковано к залу. На гибридной части аудитории нет на площадке, и она видит только кадр и чат. Если спикер задержался, зал подождёт, а онлайн-зритель закроет вкладку. Поэтому персонал на таком событии работает в связке с режиссёром трансляции и подчиняется общему таймингу эфира. Чем отличается работа на очной конференции, мы описали в статье о персонале для конференции.

Кто за что отвечает

Камеры, свет, звук, платформу трансляции и режиссёрский пульт обеспечивает технический подрядчик организатора. Наша команда берёт задачи вокруг эфира: люди, порядок, тайминг на площадке, работа с вопросами. Это разделение стоит закрепить в брифе, чтобы в день события не выяснять, кто должен поменять батарейку в радиомикрофоне.

Встреча и подготовка спикеров

Спикеров встречают у входа и провожают в комнату спикеров. Там их ждут вода, распечатка тайминга и человек, который знает, когда и откуда они выходят. За несколько выступлений до их слота хостес приводят спикера к сцене, где звукорежиссёр надевает петличку. Удалённых спикеров, которые подключаются по видеосвязи, ведёт режиссёр, а наш менеджер напоминает им о времени и проверяет, что они на связи.

Модерация чата и вопросов

Онлайн-зрители пишут в чат, и кто-то должен эти сообщения читать. Менеджеры, которые ведут чат, отвечают на типовые вопросы по программе и ссылкам, отмечают технические жалобы и передают их видеокоманде, собирают вопросы к спикерам и отправляют модератору сессии. Правила модерации и список запрещённых тем даёт организатор, ответы по содержанию даёт только он или спикеры. Подробнее о менеджерах на проекте рассказано на странице о менеджерах.

Вопросы из зала

Чтобы вопрос из зала был слышен онлайн, его надо задать в микрофон. Хостес с радиомикрофонами работают в секторах, подходят к человеку по знаку модератора и забирают микрофон после вопроса. Если вопросы собирают через QR-код или планшеты, персонал помогает гостям ими воспользоваться.

Помощь видеокоманде

Техники и хелперы помогают видеокоманде с бытовыми задачами: проложить и закрепить кабели вдоль прохода, перенести стойки, следить, чтобы гости не вставали перед камерой. Управление оборудованием остаётся за подрядчиком. О работе этой роли можно прочитать на странице о техниках.

Тайминг и связь

У режиссёра трансляции и у супервайзера должен быть один и тот же актуальный тайминг. Супервайзер держит связь с режиссёром по рации или в чате, сообщает, где находится следующий спикер, и предупреждает о любой задержке на площадке. Хостес у сцены показывают спикеру табличку с оставшимся временем, если так договорились с модератором.

Студия и небольшие эфиры

Не каждая трансляция идёт из большого зала. Вебинар или онлайн-презентация может проходить из студии, где нет зрителей. Тогда команда меньше: один-два человека встречают гостей эфира, ведут чат и помогают с реквизитом. Но роль модератора чата всё равно стоит назначить заранее.

Онлайн-регистрация и вход

На гибридном событии часть участников регистрируется онлайн и приходит в зал с QR-кодом, а часть только смотрит. Хостес на входе сверяют очных гостей, а менеджер онлайн помогает тем, у кого не открылась ссылка, по инструкции организатора. Как устроить основную стойку, мы разбирали в материале о регистрации гостей.

Перерывы в эфире

В перерыве зал идёт на кофе-брейк, а онлайн-зрителям показывают заставку или интервью. Если в перерыве снимают интервью со спикерами, персонал приводит их к точке съёмки и следит, чтобы гости зала не мешали записи.

Сцена и выходы в кадр

На гибридном событии сцена всегда в кадре, поэтому каждое перемещение по ней видно онлайн. Хостес не выходят на сцену без договорённости с режиссёром, а реквизит, воду и таблички для спикеров ставят до начала сессии. Если нужно вынести награду или подарок, это прописывают в тайминге как отдельный номер.

Несколько залов и потоков

Когда трансляция идёт из нескольких залов, у каждого зала свой небольшой состав: хостес у входа, человек с микрофоном, менеджер на чат этого потока. Супервайзер связывает залы между собой и следит, чтобы переход спикеров из зала в зал не ломал эфир. Онлайн-зрители переключаются между потоками, и чат каждого зала нужно вести отдельно.

Инструктаж перед эфиром

Перед открытием проводится общий брифинг с режиссёром трансляции: где камеры, какие зоны нельзя пересекать, как подаётся знак о начале и конце сессии, что делать при технической паузе. Менеджеры чата получают готовые ответы на организационные вопросы и ссылки, которые можно публиковать.

Итоги для организатора

После события организатор часто хочет знать, какие вопросы задавали зрители и что не успели обсудить. Менеджеры собирают такие вопросы в отдельный файл, а супервайзер передаёт его вместе с итоговым отчётом.

Гости в зале и камера

Очным участникам стоит заранее сказать, что зал снимают. Хостес на входе предупреждают об этом, а если организатор предусмотрел сектор для тех, кто не хочет попадать в кадр, провожают туда желающих. Во время сессии персонал следит, чтобы гости не ходили по проходу перед камерами и не ставили сумки на кабельные трассы.

Частые ошибки

• Никто не назначен читать чат, и вопросы онлайн-аудитории теряются.
• Тайминг у режиссёра и у персонала разный.
• Хостес с микрофонами не знают, как получат знак модератора.
• Не обозначено, кто отвечает за технику, а кто за людей.

Что передать подрядчику

• Программу и тайминг эфира, список спикеров очных и удалённых.
• Контакт режиссёра трансляции и технического подрядчика.
• Платформу эфира и правила модерации чата.
• Схему зала с камерами, сценой и секторами для микрофонов.
• Число очных гостей и ожидаемую онлайн-аудиторию.

Как работает Horizon Personal

Для гибридных событий мы подбираем хостес, менеджеров для работы с чатом, техников, хелперов и супервайзеров, проводим отбор под формат эфира, инструктаж по таймингу и правилам модерации и супервайзинг на площадке. При необходимости организуем замену, чтобы эфир не остался без людей в зале и в чате.

Заявки мы принимаем 24/7, без перерывов. Набираем от 3 до 120 человек на сутки события, в практике были проекты и на 600; в нашей базе больше 8000 исполнителей по более чем 11 ролям. Мы в Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Москве, Санкт-Петербурге, Казани и работаем по всей России. Оформляем договор аутсорсинга, акты, счета, а по итогам готовим отчёт.

Читайте также

• Персонал для арт-выставки и вернисажа
• Персонал для деловой игры и стратегической сессии
• Персонал для отраслевого съезда и собрания ассоциации

Частые вопросы

← Все статьи