Персонал для деловой игры и стратегической сессии

Чем сессия отличается от тимбилдинга и конференции

На конференции участники слушают, на тимбилдинге играют ради командного духа. На стратегической сессии и деловой игре люди работают: разбирают реальные задачи компании, спорят, считают, защищают решения. Отсюда главное требование к персоналу — не мешать работе групп и при этом держать материалы, время и пространство под контролем. Про командные игровые программы есть отдельный текст о персонале на тимбилдинг.

Кто ведёт сессию

Модераторов, фасилитаторов, экспертов и авторов игры обеспечивает организатор или приглашённая им консалтинговая команда. Они пишут сценарий, формулируют задания и подводят итоги. Наша команда отвечает за всё, что происходит вокруг: регистрацию, рассадку, материалы, технику, перестановки и питание. Модератор ставит задачи супервайзеру, а тот распределяет их внутри команды.

Регистрация и распределение по группам

Участников часто заранее делят на группы: по подразделениям, по смешанному принципу или по ролям в игре. На входе хостес отмечают человека и выдают бейдж с цветом или номером группы, а затем провожают к нужному столу. Если в течение дня состав групп меняется, у хостес должен быть актуальный список, а у модератора — способ быстро передать изменения.

Материалы и рабочие столы

Хелперы готовят столы до начала: раскладывают задания, бланки, маркеры, карточки для заметок, ставят флипчарты. В ходе игры они пополняют материалы, приносят новые конверты с заданиями к старту раунда и собирают заполненные листы. Каждую порцию заданий стоит заранее разложить по группам и подписать, чтобы на старте раунда не искать нужный конверт.

Смена раундов и перестановки

Многие игры устроены по раундам: работа в группах, общая презентация, снова работа в группах. Между ними нужно переставить столы, развернуть стулья к сцене, убрать флипчарты с прохода. Хелперы и грузчики делают это быстро и тихо, по схеме, которую согласовали с модератором. Если сессия проходит в нескольких комнатах, хостес подсказывают группам маршрут.

Таймкипинг

Модератор держит общую логику, но следить за временем в каждой группе ему сложно. Хостес или хелпер с таймером может показывать группе табличку с оставшимся временем и сообщать супервайзеру, если кто-то сильно отстаёт. Правило, как поступать с отстающими группами, задаёт модератор.

Техника и фиксация результатов

Техники отвечают за экраны, микрофоны, ноутбуки для презентаций групп и подключение к ним. Если результаты фиксируют на фото, кто-то из команды снимает флипчарты после каждого раунда и передаёт файлы организатору. Если результаты вводят в общую таблицу, хелпер помогает собрать листы от групп в нужный момент.

Конфиденциальность

На стратегической сессии обсуждают планы компании, цифры, иногда кадровые решения. Персонал не обсуждает содержание с участниками, не фотографирует материалы для себя и не выносит бумаги из зала. Если организатор требует отдельное соглашение о неразглашении, его оформляют до начала работы. Все бумаги после сессии собирают и передают ответственному.

Кофе-брейки и обед

Перерывы на сессии часто короткие, а группы не хотят прерывать работу. Кейтеринг-персонал выставляет кофе и закуски так, чтобы до них можно было дойти, не уходя далеко, а иногда приносит напитки прямо к рабочим столам по согласованию с модератором. Обед планируют так, чтобы зал за это время успели подготовить к следующему блоку.

Выездная сессия

Стратегические сессии часто проводят за городом, в загородных отелях. Тогда задачи команды расширяются: встреча участников, сопровождение между корпусами, подготовка нескольких рабочих комнат, вечерняя неформальная часть. Транспорт и проживание организует заказчик, а наша команда работает на площадке.

Финальная защита решений

В конце сессии группы представляют результаты руководству. Персонал готовит сцену или рабочую зону для выступлений, выводит группы по очереди, следит за таймингом и подаёт микрофоны для вопросов из зала. После финала хелперы собирают все материалы и передают их организатору по описи.

Подготовка зала накануне

Зал для сессии часто готовят заранее: расставляют столы по группам, ставят флипчарты, проверяют технику, раскладывают бейджи и материалы. Если площадка даёт доступ только утром, команда приходит раньше участников и проходит чек-лист вместе с модератором. Важно до старта проверить, что у каждой группы есть всё необходимое: маркеры пишут, конверты подписаны, экран видно с каждого стола.

Онлайн-участники

Иногда часть руководителей подключается к сессии удалённо. Тогда техники помогают с видеосвязью, а хостес следят, чтобы онлайн-участник был приписан к своей группе и получал материалы в электронном виде. Камеру и микрофон для такой группы ставят у её стола, а не только на сцене.

Вечерняя часть

После рабочего дня многие сессии продолжаются ужином или неформальной встречей. Официанты и кейтеринг-персонал переводят зал в банкетный режим, а хелперы убирают рабочие материалы. Если вечер проходит в другом помещении, рабочий зал можно закрыть, чтобы материалы групп остались на месте до следующего дня.

Форма и внешний вид

На внутренних сессиях персонал не должен выделяться сильнее участников. Обычно подходит сдержанная форма в нейтральных цветах и бейдж организатора, чтобы участники понимали, к кому обращаться за материалами. Яркие брендированные футболки уместнее на игровом формате, чем на сессии с руководством. А если игра развлекательная и идёт по маршруту станций, загляните в материал о персонале для квеста.

Частые ошибки

• Материалы к раундам не разложены по группам заранее.
• Схема перестановок не согласована, и между раундами теряется время.
• Персоналу не объяснили правила конфиденциальности.
• Кофе-брейк стоит далеко от рабочего зала, и группы не возвращаются вовремя.

Что передать подрядчику

• Сценарий сессии с раундами и временем каждого блока.
• Число участников, состав и цвета групп.
• Схему зала и вариантов рассадки.
• Список материалов на каждую группу и порядок их выдачи.
• Контакт модератора и ответственного от компании.
• Требования к конфиденциальности.

Как работает Horizon Personal

Для стратегических сессий и деловых игр мы даём хостес, хелперов, грузчиков, техников, кейтеринг-персонал и супервайзеров, проводим отбор под формат сессии, инструктаж по сценарию раундов и правилам работы с материалами и супервайзинг рядом с модератором. При необходимости организуем замену, чтобы раунды стартовали по плану.

Заявки принимаем 24/7, без пауз на выходные. Поставляем от 3 до 120 человек в сутки, крупнейший наш опыт — 600; наша база — более 8000 человек с охватом свыше 11 ролей. Наши города — Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Казань и Екатеринбург, плюс выезды по России. Сотрудничаем по договору аутсорсинга, а в конце сдаём итоговый отчёт с актами и счетами.

Читайте также

• Персонал на сезонную распродажу и чёрную пятницу
• Персонал для эко-акции и корпоративного субботника
• Персонал для арт-выставки и вернисажа

Частые вопросы

← Все статьи