Гардероб и гардеробщики на мероприятии

Почему гардероб — отдельная задача

Гардероб работает неравномерно. Почти весь поток приходится на два коротких отрезка: начало, когда гости приходят, и финал, когда все уходят одновременно. В середине события нагрузка небольшая. Поэтому считать гардероб по общему числу гостей мало, нужно понимать, сколько людей придёт и уйдёт одновременно. В холодный сезон к этому добавляются объёмная верхняя одежда, зонты, пакеты и сумки.

Кто работает в гардеробе

На мероприятиях гардеробщиками обычно работают хелперы или хостес. Хелперы принимают и выдают вещи, развешивают одежду, работают с номерками. Хостес удобны, если гардероб стоит прямо у входа и одновременно служит точкой встречи гостей. В зале часть людей может работать на регистрации или в навигации, а к финалу возвращаться на гардероб. Если площадка предоставляет свой гардероб и персонал, уточните, кто из них за что отвечает, чтобы не было пробелов.

Как рассчитать людей

Расчёт строится вокруг пиковых моментов:

• Характер прихода. Гости приходят постепенно или приезжают одним трансфером.
• Финал. Есть ли общий момент окончания, после которого все уходят.
• Сезон. Зимой каждый гость сдаёт больше вещей, и операция занимает больше времени.
• Число стоек. На одну стойку ставят столько людей, сколько физически могут работать, не мешая друг другу.
• Дополнительные вещи. Чемоданы, коробки, крупные сумки участников выставки или конференции.

Если не уверены в количестве, опишите сценарий прихода и ухода гостей в заявке, и мы предложим расчёт.

Номерки и учёт

Номерки должны быть пронумерованы по порядку и соответствовать вешалкам. Для крупных событий удобно делить гардероб на секции по номерам, чтобы гости сразу шли к нужной стойке. Отдельно обсудите, что делать, если гость потерял номерок: как подтверждается вещь, кто принимает решение о выдаче, где фиксируется случай. Этот порядок стоит записать в инструкцию для команды.

Ценные вещи и багаж

Гардероб не предназначен для хранения ценностей, и это стоит заранее объяснить гостям табличкой. Ноутбуки, документы и деньги остаются у гостя. Если на событие приезжают с чемоданами, например в день отъезда участников конференции, для багажа выделяют отдельную зону с бирками. Порядок ответственности за вещи согласуйте с площадкой и организатором.

Финал вечера

Самый сложный момент — окончание. Чтобы не было очереди, к финалу на гардероб возвращают дополнительных людей из зала. Если выдача подарков совпадает с уходом гостей, её ставят отдельно от гардероба, иначе очереди смешаются. Ведущий или организатор может предупредить гостей о порядке выхода, а хостес направляют людей к нужным секциям гардероба. Этот момент разобран и в статье о персонале на новогодний корпоратив.

Гардероб на конференции

На деловых событиях гости приходят утром и уходят в разное время, а часть сдаёт вещи только на вечернюю часть. Нагрузка ровнее, но гардероб работает весь день. Здесь важно, чтобы смены гардеробщиков не совпадали с пиком регистрации, а у стойки было место для портфелей участника. Подробнее о работе на конференциях в материале о персонале для конференции.

Мобильный гардероб

Если на площадке нет своего гардероба, его собирают с нуля: стойки-вешалки, стол для приёма, номерки, ограждение. Оборудование обычно предоставляет площадка или организатор, а наш персонал помогает его расставить и работает на приёме и выдаче. Для мобильного гардероба важно место: отдельный угол, где поток гардероба не пересекается со входом в зал.

Гардероб на улице и в шатре

На открытых и выездных событиях гардероб часто ставят в шатре или павильоне, который предоставляет площадка. Здесь нужно продумать защиту вещей от дождя, освещение вечером и порядок, если погода резко изменится и все захотят забрать вещи одновременно.

Внешний вид и сервис

Гардеробщики — первые и последние, с кем гость общается лично. Опрятная форма, доброжелательность, умение работать быстро и без суеты влияют на впечатление больше, чем кажется. На брифинге команде объясняют, как отвечать на вопросы о программе, где туалеты и выход к такси.

Координация

На больших событиях гардероб — это несколько стоек и много людей. Им нужен старший, который следит за очередью, перебрасывает людей между секциями и связывается с супервайзером. Чем занят супервайзер на площадке и как он работает со старшими групп, рассказано в материале про супервайзера.

Подготовка перед открытием

Команда гардероба приходит до гостей с запасом. Нужно проверить стойки и вешалки, разложить номерки по порядку, подготовить таблички с номерами секций и табличку о ценных вещах. Старший распределяет людей по секциям и объясняет, кто принимает вещи, а кто выдаёт, если поток идёт в обе стороны. Отдельно проверяют место для зонтов, пакетов и крупных вещей.

Гардероб и смена задач

В середине события гардероб почти пустует, и людей с него можно перевести на другие задачи: навигацию, помощь на регистрации опоздавших, поддержку в зале. Важно заранее записать, кто и когда возвращается на гардероб. Обычно сигналом служит конкретный момент сценария, например начало финального блока или объявление ведущего. Так команда не простаивает, а к финалу гардероб снова полностью укомплектован.

Детские вещи и семейные события

На семейных праздниках и детских ёлках в гардероб сдают ещё и детские вещи, коляски, санки. Для колясок выделяют отдельное место, а детскую одежду удобно принимать в пакетах, чтобы ничего не потерялось. Номерки в таком случае выдают взрослым, а не детям.

Что передать подрядчику

• Число гостей и сезон.
• Как гости приходят и уходят: постепенно или одновременно.
• Есть ли гардероб на площадке и кто там работает.
• Нужен ли приём багажа и крупных вещей.
• Порядок действий при потере номерка.
• Совпадает ли выдача подарков с уходом гостей.

Частые ошибки

• Гардероб без людей. Площадка и организатор думают, что это задача другой стороны.
• Расчёт по середине вечера. В финале очередь растягивается через весь холл.
• Подарки у гардероба. Две очереди смешиваются в одну.
• Нет порядка при потере номерка. Спор с гостем идёт у всех на виду.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хелперов и хостес для работы в гардеробе, а также супервайзеров, которые держат очередь и перераспределяют людей к финалу. Проводим инструктаж по порядку приёма, выдачи и потери номерков и при необходимости организуем замену.

Заявки принимаем 24/7. Наши города — Москва, Петербург, Нижний Новгород, Екатеринбург и Казань, работаем и в других регионах России. Команды обычно от 3 до 120 человек в сутки, опыт — до 600, в базе больше 8000 исполнителей по 11+ ролям. Договор аутсорсинга, акты и счета.

Читайте также

• Персонал для розыгрыша призов и конкурса на мероприятии
• Персонал для подготовки подарков и welcome-пакетов
• Контроль входа и охрана на мероприятии через ЧОП: задачи и согласование

Частые вопросы

← Все статьи