Персонал на день партнёра и дилерскую конференцию

Чем день партнёра отличается от открытой конференции

На открытую конференцию приходят слушатели с рынка, а на дилерскую — партнёры, с которыми у компании уже есть договор. Гостей знают по именам, многие приезжают каждый год, а их статус влияет на рассадку, доступ в отдельные зоны и подарки. Общие принципы работы с потоком участников описаны в нашем материале про команду для конференций; ниже разберём то, что отличает закрытое событие бренда.

Категории партнёров

У дилеров и партнёров обычно есть уровни: ключевые, региональные, новые. От уровня зависит, где человек сидит, приглашён ли он на ужин с руководством и какой набор получает на стойке. Передайте подрядчику список с категориями заранее. Тогда хостес на регистрации сразу выдают нужный бейдж и пакет, а гость не ждёт, пока кто-то уточнит его статус.

Встреча прибывших

Партнёры часто приезжают из других регионов, поэтому событие начинается ещё в аэропорту или на вокзале. Встречающие с табличками, помощь с багажом, сопровождение до трансфера и заселения в гостиницу снимают с команды компании много мелких задач. Как устроить встречу на нескольких точках, рассказано в материале о встрече гостей и сопровождении в трансфере. Транспорт и бронирование обсуждаем при заявке.

Регистрация и welcome-пакеты

На стойке партнёр получает бейдж, программу, материалы по новинкам и иногда подарок. Пакеты удобно собрать накануне и разложить по категориям или алфавиту. Хелперы помогают с комплектацией и подвозом, хостес выдают пакеты и отмечают явку. Компании важно видеть, кто из партнёров приехал, поэтому список ведут в электронном виде и передают ответственному в течение дня.

Работа в зале

Во время пленарной части хостес помогают гостям найти свои места, передают микрофоны на сессии вопросов и следят, чтобы проходы оставались свободными. Если зал рассажен по категориям, у каждого сектора стоит человек со схемой рассадки. Техники помогают с оборудованием на сцене и в зоне вопросов, а выступления, презентации и модерацию готовит компания.

Экспозиция новинок

Многие дилерские конференции включают выставку продукции: новые модели, образцы, обновлённые линейки. У стендов работают промоутеры и стендисты, которые встречают партнёров, рассказывают о продукте по согласованной легенде и передают сложные вопросы специалистам компании. Материалы для инструктажа готовит бренд, а супервайзер следит, чтобы у каждого стенда в часы перерывов был человек.

Награждение партнёров

Вручение наград по итогам года — одна из главных частей программы. Хостес выводят награждаемых на сцену, подают дипломы и статуэтки, помогают с фотографией у задника. Порядок выхода и списки номинантов передаёт компания, а наша команда репетирует выходы вместе с режиссёром или ответственным за сцену. Подробнее о такой работе читайте в статье о персонале для церемонии награждения.

Деловые сессии и закрытые встречи

Параллельно с общей программой часто идут встречи по регионам или направлениям. Для каждой комнаты нужен человек, который знает расписание, встречает участников и следит за временем. На закрытых встречах звучат коммерческие условия и планы, поэтому персонал работает в рамках договора, не фотографирует материалы и не обсуждает услышанное за пределами площадки.

Ужин и неформальная часть

Вечер обычно завершается ужином, где партнёры общаются с руководством компании. Официанты и кейтеринг-персонал работают по рассадке, хостес встречают гостей у входа в зал и помогают найти свой стол. Если на ужин приглашены не все, на входе стоит человек со списком. Программу вечера, ведущего и артистов обеспечивает организатор.

После события

По итогам мы передаём итоговый отчёт: кто работал на постах, сколько гостей прошло регистрацию, какие вопросы и замечания звучали. Компании это помогает спланировать следующую встречу, а если формат повторяется каждый год, команду можно сохранить в похожем составе.

Состав команды по зонам

Удобно распределять людей не по ролям, а по зонам: встреча и трансфер, регистрация, зал пленарной части, экспозиция, комнаты деловых сессий, ужин. У каждой зоны свой старший, который отвечает перед супервайзером. Для крупной конференции с несколькими залами добавляем менеджера проекта, который держит связь с вашей командой и площадкой, а грузчики и хелперы помогают с завозом образцов и материалов.

Подготовка и репетиция

Накануне команда проходит площадку, изучает схему рассадки и порядок награждения. Хостес, которые будут работать на сцене, участвуют в прогоне вместе с ведущим и режиссёром. Промоутеры знакомятся с продуктом и легендой, задают вопросы специалистам бренда. Если партнёры говорят на разных языках, это стоит указать в брифе заранее: язык учитываем при отборе.

Если площадок несколько

День партнёра иногда растягивается на несколько мест: конференция в гостинице, экскурсия на производство, ужин в ресторане. В таком случае на каждой точке работает своя группа, а сопровождающие переходят вместе с гостями. Супервайзер держит общий тайминг и сообщает старшим, когда партнёры выезжают на следующую площадку.

Внешний вид команды

На событии бренда форма персонала становится частью оформления. Хостес и промоутеры могут работать в фирменных цветах или в нейтральной деловой одежде с бейджем компании. Решение о форме и её предоставлении стоит принять заранее и записать в бриф.

Частые ошибки

• Список без категорий. Хостес не знают, какой пакет и бейдж выдавать.
• Стенды без людей в перерывах. Партнёры подходят к новинкам, а рассказать некому.
• Нет репетиции награждения. Выходы на сцену путаются.
• Встреча прибывших не продумана. Гости из регионов сами ищут транспорт.
• Не обсуждена конфиденциальность. Персонал не знает, что можно фотографировать.

Как работает Horizon Personal

Для дилерских конференций мы собираем хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонал, техников, хелперов, грузчиков и супервайзеров, при необходимости добавляем менеджеров и аниматоров. Охрану ставим только через лицензированный ЧОП. Отбор ведём под формат закрытого события, инструктаж проводим по категориям гостей и программе, а супервайзинг держим на всех площадках.

Приём заявок открыт 24/7. Типичный масштаб — от 3 до 120 человек в сутки, опыт есть и с командами до 600 человек в сутки; в нашей базе больше 8000 исполнителей, ролей 11+. Работаем в Екатеринбурге, Казани, Нижнем Новгороде, Санкт-Петербурге и Москве, а также по всей России. Сотрудничаем по договору аутсорсинга с актами и счетами, после события передаём итоговый отчёт, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на мероприятие в музее и исторической усадьбе
• Персонал на выездную конференцию в загородном отеле
• Персонал на встречу выпускников и alumni-событие

Частые вопросы

← Все статьи