Персонал на выездную конференцию в загородном отеле

Чем выезд отличается от конференции в городе

В городе участники приходят утром и уходят вечером, а на выездной конференции они остаются на площадке на всё время программы. Появляются задачи, которых нет в обычном формате: встреча у автобусов, помощь с заселением, навигация по большой территории, вечерняя программа, отъезд. Основные принципы работы в залах мы описали в материале о персонале для конференций, а здесь сосредоточимся на том, что добавляет выезд.

Логистика команды

Первый вопрос, который стоит обсудить при заявке, — как персонал добирается до отеля и где находится во время программы. Варианты зависят от удалённости площадки, длительности конференции и графика смен. Команда может ехать вместе с участниками, отдельным транспортом или собственным ходом. Проживание и питание персонала на выезде обсуждаем при заявке: кто их организует, где размещаются исполнители, как устроены перерывы. Мы не закладываем условия заранее, а согласуем их под конкретный проект.

Если программа длится несколько дней, важно продумать график и отдых команды. Об этом подробнее в статье про сменность и питание персонала.

Встреча и трансфер

Выездная конференция начинается в городе: у точки сбора автобусов, на вокзале или в аэропорту. Хостес встречают участников, отмечают их в списке, помогают с багажом и следят, чтобы никто не уехал не в тот автобус. Как организовать транспорт, обсуждаем при заявке, а наша команда отвечает за людей. Как выстроить встречу на нескольких точках, разобрано в материале о выездной регистрации и трансфере.

Заселение

Когда автобусы приезжают одновременно, у стойки отеля собирается очередь. Её можно разгрузить, если заранее подготовить конверты с ключами или картами и программой, а хостес выдают их у входа по списку. Работа с ключами и номерами согласуется с отелем: многие площадки готовы передать часть процесса организатору, если это обговорено заранее. Пока гости заселяются, другие исполнители направляют их к залу регистрации или на обед.

Регистрация и материалы

Регистрацию на выезде часто совмещают с заселением, но удобнее разделить: в лобби гости получают ключи, а у конференц-зала — бейдж, программу и раздаточные материалы. Так очередь не скапливается в одном месте. Хелперы заранее раскладывают материалы по залам, а хостес отмечают явку и передают организатору актуальный список.

Работа в залах

В течение дня персонал работает так же, как на городской конференции: встречает участников у входа в зал, подаёт микрофоны на сессиях вопросов, следит за временем и сменой докладчиков. На выезде добавляется перемещение между корпусами: залы могут быть разнесены по территории, и между сессиями участники идут пешком. Техники помогают со звуком, экранами и презентациями, если в составе проекта есть такая задача.

Навигация по территории

Загородный отель — это часто несколько корпусов, парк, ресторан, спа и спортивные площадки. Указатели площадки рассчитаны на отдыхающих, а не на участников конференции. Поэтому в моменты переходов на развилках стоят навигаторы, а у ресепшен дежурит человек, который знает программу и может подсказать, где идёт нужная сессия.

Питание и перерывы

Обеды и кофе-брейки организует ресторан отеля или кейтеринг. Если у площадки не хватает своих людей на пиковую нагрузку, наши официанты и кейтеринг-персонал работают вместе с её командой. Важно заранее решить, кто кому подчиняется на линии раздачи и кто отвечает за уборку столов, чтобы не было двойных распоряжений.

Вечерняя программа

Деловой день часто завершается ужином, тимбилдингом или вечеринкой. Команда помогает встретить гостей в зале ужина, провести конкурсы, организовать активности на улице. Ведущих и артистов обеспечивает организатор. Если вечерняя часть строится вокруг командных игр, полезно посмотреть наш материал о персонале для тимбилдинга и корпоративного выезда.

Отъезд

Последний день требует не меньше внимания, чем первый. Участники выселяются, сдают ключи, забирают багаж, а автобусы отправляются по расписанию. Хостес помогают у ресепшен, сверяют списки на посадке и сообщают организатору, кто уехал отдельно. Хелперы и грузчики собирают материалы, оборудование и брендинг.

Роль супервайзера

На выезде команда разбросана по территории, а программа меняется по ходу дня. Супервайзер держит связь с организатором и отелем, переставляет людей между зонами, планирует отдых команды и сам закрывает текущие вопросы. Для крупной конференции с несколькими корпусами добавляем старших по зонам и менеджера проекта.

Если программа меняется

На выезде планы часто корректируются по ходу: сессия затянулась, обед перенесли, из-за погоды уличную активность перевели в зал. Команда, которая живёт по общей программе, должна узнавать об изменениях сразу. Для этого у супервайзера есть прямой канал с организатором, а у исполнителей — общий чат, где появляются обновления расписания. Тогда хостес встречают гостей у нового зала, а не у старого.

Работа с командой отеля

У загородной площадки есть свои службы: ресепшен, ресторан, техники, служба территории. Наша команда не заменяет их, а дополняет на задачах конференции. Заранее договоритесь, кто со стороны отеля отвечает за событие, и познакомьте его с супервайзером. Так вопросы о залах, ключах или питании решаются напрямую, без цепочки пересказов.

Что указать в заявке

• Название и расположение отеля, схему территории.
• Даты и программу по дням.
• Число участников и точки сбора для трансфера.
• Какие роли нужны на каждом этапе.
• Как планируется доставка, проживание и питание персонала.

Частые ошибки

• Не обсуждена логистика команды. Вопросы о дороге и проживании персонала всплывают в последний момент.
• Заселение и регистрация в одной точке. Лобби превращается в очередь.
• Нет навигации между корпусами. Участники опаздывают на сессии.
• Отъезд не продуман. Гости ждут автобус без информации.

Как работает Horizon Personal

Для выездных конференций мы собираем хостес, техников, официантов, кейтеринг-персонал, промоутеров, аниматоров, хелперов, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрана — только через лицензированный ЧОП. Проводим отбор под формат выезда, инструктаж по программе и территории, ведём супервайзинг на всех этапах.

Принимаем заявки 24/7, работаем с командами от 3 до 120 человек в сутки и имеем опыт до 600 человек в сутки; база — свыше 8000 исполнителей, 11+ ролей. Базовые города — Москва, Нижний Новгород, Казань, Санкт-Петербург и Екатеринбург, при этом выезжаем по всей России. Работаем по договору аутсорсинга, закрываем проект актами, счетами и итоговым отчётом, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре
• Персонал на мероприятие в музее и исторической усадьбе

Частые вопросы

← Все статьи