Сменность и питание персонала на длинном мероприятии

Почему это вопрос заказчика

Может показаться, что смены и питание — внутреннее дело агентства. На деле многое зависит от площадки и программы: где команда может отдохнуть, когда в расписании есть окна, кто обеспечивает еду и воду. Без этих данных подрядчик не составит реалистичный график. Поэтому вопросы о сменах стоит включить в бриф наравне с ролями и постами. Как собрать бриф целиком, описано в материале о брифе на персонал.

Одна смена или несколько

Короткое событие закрывается одним составом. Если программа растянута, начинается с монтажа и заканчивается поздним разъездом, имеет смысл разделить её на смены. Тогда одни и те же посты в разное время закрывают разные люди, а работа не проседает к финалу. Решение принимаем вместе: вы рассказываете о программе, мы предлагаем схему смен под неё, не обещая заранее точного числа людей на каждой.

Пересменка без провала

Самый уязвимый момент — передача поста. Новый человек приходит заранее, получает от предыдущего информацию о том, что происходило, какие вопросы задавали гости и что изменилось в программе. Только после этого первый уходит. Пересменку не ставят на пиковые моменты: открытие дверей, начало пленарной части, финальный выход артистов. Очерёдность передачи постов фиксирует супервайзер.

Ротация внутри смены

Даже в пределах одной смены люди устают по-разному. На входе с потоком гостей нагрузка выше, чем на информационной стойке в тихом зале. Ротация позволяет менять людей между постами, сохраняя качество. Важно, чтобы каждый, кто может оказаться на посту, прошёл инструктаж по нему, а не только по своей основной позиции. Схема постов и подменных удобно ложится в штатное расписание мероприятия.

Перерывы

Перерывы планируют заранее и ставят в расписание, а не дают тогда, когда стало спокойнее. Обычно люди уходят на отдых по очереди, чтобы ни один пост не оставался пустым. За порядок отвечает супервайзер или координатор персонала: он видит, кто где стоит, и закрывает пост подменой на время отдыха.

Зона отдыха команды

Персоналу нужно место, где можно присесть, оставить вещи, переодеться и выпить воды вне поля зрения гостей. На площадке это может быть отдельная комната, часть служебного коридора или шатёр за сценой на улице. Если такого места нет, люди отдыхают в гостевых зонах, и это заметно. Попросите площадку выделить помещение и укажите его в брифе.

Питание: кто обеспечивает

Есть несколько вариантов: питание для персонала заказывает организатор у кейтеринга события, площадка выделяет столовую или буфет, или вопрос решается отдельно по договорённости с нами. Вариант фиксируем до начала работы, чтобы не выяснять это на месте. Важно, чтобы команда не ела из гостевого фуршета и не уходила на поиски еды за пределы площадки.

Вода и мелочи

Питьевая вода должна быть доступна постоянно, особенно на улице и в жарких залах. Сюда же относятся зарядка для раций и телефонов, тёплые вещи на холодной площадке и дождевики на открытой территории. Об условиях на уличных событиях подробнее рассказано в статье о персонале для городского фестиваля.

Многодневные события

Если событие идёт несколько дней подряд, к сменам добавляется вопрос преемственности. Удобно сохранять ядро команды, а меняться частично, чтобы опытные люди передавали знания новым. Каждое утро супервайзер проводит короткий брифинг с изменениями, а вечером собирает замечания для следующего дня.

Монтаж и демонтаж

Грузчики и хелперы, которые работают на подготовке площадки, часто начинают задолго до гостей и заканчивают после их ухода. Их смены выносят отдельно от основной команды обслуживания. Так люди на демонтаже приходят отдохнувшими, а не после целого дня работы на постах.

Что обсудить с подрядчиком

• Программу и время всех пиковых моментов.
• Начало монтажа и окончание разъезда.
• Есть ли помещение для отдыха команды.
• Кто и где кормит персонал.
• Доступ к воде и местам для зарядки.
• Как команда проходит на площадку при пересменке.

Погода и площадка

На улице команда устаёт заметно сильнее, чем в зале: солнце, ветер, холод. Для открытых событий перерывы ставят чаще, а у постов продумывают укрытие. В холодную погоду нужна тёплая точка, где можно согреться, а в жару — тень и запас воды рядом с постами, чтобы не уходить за ней далеко.

Учёт времени и явки

Супервайзер отмечает, кто вышел на смену, кто ушёл на перерыв и кто закончил работу. Так видно, что все посты закрыты, и можно сразу заметить, если кто-то не пришёл. При необходимости организуем замену из резерва. Эти данные позже попадают в итоговый отчёт и помогают сверить фактическое участие команды.

Связь в течение смены

На длинном событии программа меняется: переносятся выступления, сдвигаются перерывы, открываются новые зоны. Супервайзер получает изменения от организатора и передаёт их всем, в том числе тем, кто сейчас на отдыхе. Тогда на пересменке новый человек приходит уже с актуальной информацией, а не с утренним расписанием.

Внешний вид к концу дня

Форма мнётся, обувь натирает, макияж требует обновления. Если у команды есть место для отдыха с зеркалом, а у постов не стоят лишние вещи, персонал и вечером выглядит так же аккуратно, как утром. Требования к внешнему виду стоит закрепить на инструктаже.

Частые ошибки

• Пересменка в пиковый момент. Пост оказывается без человека, когда он нужнее всего.
• Перерывы «по ситуации». Спокойный момент так и не наступает.
• Не решён вопрос питания. Команда уходит искать еду, и посты пустеют.
• Нет места для отдыха. Персонал отдыхает на глазах у гостей.

Как работает Horizon Personal

На длинных событиях мы планируем смены, перерывы и подмену постов вместе с заказчиком. Выводим хостес, промоутеров, официантов, аниматоров, кейтеринг-персонал, грузчиков, хелперов, техников, менеджеров и супервайзеров, охрану обеспечиваем через лицензированный ЧОП. Проводим отбор и инструктаж по всем постам смены, на площадке ведём супервайзинг и при необходимости организуем замену.

Заявку можно оставить 24/7. Ежесуточно выводим команды размером от 3 до 120 человек, крупнейшие проекты собирали до 600; исполнителей в базе свыше 8000, а набор ролей насчитывает 11+. География: Екатеринбург, Санкт-Петербург, Москва, Казань, Нижний Новгород и выездная работа по России. Работаем по договору аутсорсинга: в конце проекта отдаём итоговый отчёт, акты и счета.

Читайте также

• Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
• Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу
• Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки

Частые вопросы

← Все статьи