Персонал на мероприятие в музее и исторической усадьбе

Почему музейная площадка требует отдельной подготовки

В конференц-зале или лофте персонал ориентируется на удобство гостей. В музее появляется третья сторона — сама площадка с экспонатами, интерьерами и собственными сотрудниками. У неё свои правила, и нарушение даже мелкого пункта может обернуться претензией к организатору. Поэтому команда должна знать не только программу вечера, но и ограничения здания: закрытые залы, хрупкие предметы, требования к освещению и шуму.

Если событие связано с открытием выставки, полезно посмотреть и наш материал о персонале для вернисажа. Здесь же речь пойдёт о корпоративных приёмах, деловых ужинах и закрытых вечерах, которые компании проводят в музеях и усадьбах.

Правила площадки как основа брифа

Первое, что стоит запросить у музея, — его регламент для сторонних мероприятий. Обычно в нём описаны:

• залы, открытые для гостей, и помещения, куда проход запрещён;
• места, где разрешено ставить еду и напитки, и зоны, где их нельзя проносить;
• правила фото- и видеосъёмки, в том числе со вспышкой;
• допустимая громкость музыки и время её окончания;
• порядок взаимодействия с сотрудниками музея, смотрителями и службой безопасности;
• требования к обуви, одежде и сумкам гостей.

Эти пункты переносят в бриф, и каждый исполнитель получает их до выхода на смену. Как оформить такой документ, разобрано в статье о брифинге персонала.

Брифинг по запретам на месте

Письменных правил мало: важно пройти площадку вместе с командой. Супервайзер показывает закрытые двери, витрины, к которым нельзя прислоняться, участки старого паркета, где не ставят тяжёлые предметы, лестницы, по которым гостей не водят. Хорошо, если на проходе присутствует представитель музея и сам отвечает на вопросы. Тогда исполнители слышат требования из первых уст и меньше сомневаются в спорной ситуации.

Маршруты гостей

В исторических зданиях много переходов, анфилад и лестниц, а указатели обычно рассчитаны на посетителей музея, а не на гостей вечера. Маршрут от входа до гардероба, зала приёма, туалетов и выхода стоит продумать заранее и поставить на ключевых развилках людей. Навигаторы не только подсказывают дорогу, но и мягко возвращают гостей, которые пытаются пройти в закрытые залы.

Если по программе гостей ведут на экскурсию, экскурсовода предоставляет музей или организатор. Наша команда помогает собрать группы, проводить их до точки старта и встретить по окончании.

Встреча и регистрация

Входы в старые здания часто узкие, а парадная лестница может быть единственным путём наверх. Стойку регистрации удобнее вынести в вестибюль или к входу во двор, чтобы гости не скапливались на ступенях. Хостес сверяют список, выдают программу и объясняют, куда идти дальше. При закрытом формате на входе нужен человек, который знает, как поступать с гостями не из списка, и может быстро связаться с ответственным от заказчика.

Гардероб

Многие музеи требуют сдавать верхнюю одежду, крупные сумки и зонты. Собственный гардероб площадки не всегда рассчитан на поток вечернего мероприятия, и тогда организатор договаривается о временном. В этом случае команда разворачивает стойки, выдаёт номерки и следит, чтобы в залы не проносили запрещённые вещи. Подробности о работе этой зоны — в нашем материале о гардеробе на мероприятии.

Бережный проход и поведение в залах

Исполнителей заранее предупреждают о вещах, которые кажутся мелочами: не опираться на витрины, не ставить подносы на подоконники и антикварную мебель, не трогать предметы интерьера. Официанты и кейтеринг-персонал ходят только по согласованным маршрутам и с закрытой посудой там, где этого требует площадка. Хелперы, которые переносят оборудование, проходят по защищённым дорожкам и не задевают стены и рамы.

Если гость подходит слишком близко к экспонату, ставит бокал на витрину или пытается сфотографировать со вспышкой там, где это запрещено, сотрудник вежливо объясняет правило. Важно говорить спокойно и не превращать замечание в конфликт: гость пришёл на праздник и часто просто не знает об ограничениях.

Работа со смотрителями и службой площадки

В залах обычно остаются смотрители музея. Они отвечают за сохранность экспонатов, а наша команда — за сервис для гостей. Чтобы роли не смешивались, на брифинге стоит договориться: к кому обращаться при нарушении правил, кто решает вопросы доступа, как действовать при срабатывании сигнализации. Охрану, если она нужна сверх штатной службы музея, мы привлекаем только через лицензированный ЧОП.

Кейтеринг в историческом интерьере

Подача еды в музее часто ограничена отдельными залами или галереей. Кейтеринг-персонал работает по схеме, где заранее отмечены точки фуршетных столов, станции сбора посуды и пути выноса. В усадьбах приём нередко переходит во двор или парк, и тогда добавляются задачи по уличной зоне: проводить гостей, следить за дорожками в сумерках, помочь с пледами, если вечер прохладный.

Монтаж и демонтаж

У площадки обычно есть жёсткое окно для заезда и выезда подрядчиков. Грузчики и хелперы работают по этому графику, используют защитные покрытия и тележки с мягкими колёсами, если музей этого требует. После окончания вечера команда помогает собрать оборудование и оставить залы в исходном виде, а супервайзер вместе с представителем площадки обходит помещения.

Что подготовить заказчику

• Регламент музея для сторонних мероприятий.
• План здания с открытыми и закрытыми зонами.
• Контакт ответственного от площадки на вечер.
• Программу с экскурсиями, речами и переходами между залами.
• Требования к форме персонала, если музей их предъявляет.

Частые ошибки

• Правила площадки не переданы команде. Исполнители узнают о запретах от смотрителей во время вечера.
• Нет людей на развилках. Гости теряются в анфиладах и заходят в закрытые залы.
• Гардероб не рассчитан на поток. На выходе собирается очередь.
• Роли со службой музея не разделены. Спорные вопросы решаются долго.

Как работает Horizon Personal

На вечера в музеях и усадьбах мы выводим хостес, официантов, кейтеринг-персонал, промоутеров, аниматоров, техников, грузчиков, хелперов, менеджеров и супервайзеров; охрану подключаем через лицензированный ЧОП. Команду отбираем с учётом опыта на площадках с особыми правилами, проводим инструктаж по регламенту здания и держим супервайзинг всё время вечера.

Заявки принимаем 24/7. Обычно работаем с командами от 3 до 120 человек в сутки, при этом есть опыт проектов до 600 человек в сутки, а в базе — более 8000 исполнителей по 11+ ролям. География — Москва, Санкт-Петербург, Казань, Нижний Новгород, Екатеринбург и другие города России. Сотрудничество строится на договоре аутсорсинга: акты и счета, итоговый отчёт после события, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на выездную конференцию в загородном отеле
• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал на день партнёра и дилерскую конференцию

Частые вопросы

← Все статьи