Персонал для выпускного и студенческого события

Кто заказывает и зачем

• Вуз. Выпускной, вручение дипломов, посвящение первокурсников, день открытых дверей для абитуриентов.
• Школа и родительский комитет. Выпускной вечер, торжественная часть, праздничный ужин.
• Студенческий совет. Фестиваль, вечеринка, спортивный день, концерт.
• Бренд. Активация в кампусе, промо для студентов, спонсорская зона на студенческом фестивале.

Задачи у заказчиков разные. Вузу важны торжественность и порядок, школе — безопасность и спокойствие родителей, бренду — контакт с аудиторией. Но во всех случаях персонал работает с большим потоком молодых гостей, у которых свои представления о празднике.

Какие роли нужны

• Хостес. Регистрация гостей, встреча родителей и почётных гостей, рассадка на торжественной части, навигация.
• Официанты и кейтеринг-персонал. Фуршет или ужин после торжественной части.
• Аниматоры. Программа для младших братьев и сестёр выпускников или интерактив на студенческих событиях.
• Промоутеры. Работа в зонах брендов, раздача материалов, вовлечение в активности.
• Хелперы и грузчики. Подготовка зала, расстановка стульев, монтаж и демонтаж.
• Охрана. Через лицензированный ЧОП: контроль входа, порядок, безопасность гостей.
• Супервайзер. Координация команды и связь с организатором.

Ведущих, артистов и диджеев приглашает организатор. Наша команда работает с гостями и пространством.

Торжественная часть

Вручение дипломов или аттестатов — самый важный момент выпускного. Выпускники выходят на сцену по списку, родители снимают, преподаватели вручают документы. Хостес помогают выстроить выпускников в порядке выхода, подсказывают, когда подниматься на сцену, и сопровождают почётных гостей. Если зал большой, хостес у входа помогают родителям найти места. Принципы работы на церемониях подробно описаны в статье о персонале на церемонию награждения.

Несовершеннолетние гости

На школьном выпускном и многих студенческих событиях есть несовершеннолетние. Правила поведения, контроль входа и выхода, отсутствие алкоголя в зонах для них устанавливает организатор совместно с площадкой. Персонал знает эти правила, следит за их соблюдением в пределах своей роли и сообщает супервайзеру о нарушениях. Охрана через ЧОП обеспечивает порядок на входе и в зале.

Родители часто хотят знать, кто работает на празднике. Организатор может передать им информацию о составе команды, а персонал на входе спокойно отвечает на вопросы родителей и направляет к ответственному.

Праздничная часть

После торжественной части начинается праздник: ужин, фуршет, танцы, фотозона. Официанты работают на фуршете или ужине, хостес у фотозоны помогают с очередью, хелперы следят за порядком в зале. Если выпускной проходит на теплоходе или загородной площадке, заранее продумывают логистику персонала и время смены. Как устроен сервис на фуршете и ужине, описано в тексте о банкетных официантах.

День открытых дверей вуза

Абитуриенты и их родители приходят узнать о программах. Хостес встречают гостей, регистрируют, раздают материалы и проводят по маршруту: от регистрации до аудиторий с презентациями, от стендов факультетов до экскурсии по кампусу. О программах рассказывают сотрудники вуза и студенты-волонтёры, а персонал отвечает за поток и навигацию. Если вуз или компания запускает многодневную учебную программу с модулями и практикой в группах, смотрите текст о персонале для интенсива и школы.

Студенческий фестиваль и бренд в кампусе

Студенческие фестивали и активации брендов проходят во дворе кампуса, в общежитиях, на студенческих площадках. Промоутеры работают с аудиторией, которая быстро распознаёт навязчивость, поэтому легенда должна быть короткой и честной, а механика — понятной. Бренды часто предлагают студентам конкурсы, мерч и полезные сервисы. О работе промоутеров рассказано на странице о промоутерах.

Если бренд работает на территории вуза, условия согласуют с администрацией: где можно поставить стойку, что раздавать, в какое время.

Персонал и студенты-волонтёры

На студенческих событиях часто работают студенты-волонтёры. Разделите задачи заранее: волонтёры отвечают за то, что требует знания вуза и студенческой жизни, профессиональная команда — за регистрацию, сервис, гардероб, порядок и сложные участки. Супервайзер согласует действия с координатором волонтёров.

Внешний вид

На торжественной части вуза персонал одет строго, в тёмные тона или в цвета вуза. На студенческом фестивале уместна неформальная форма: футболки с символикой события или бренда. Важно, чтобы персонал легко отличался от гостей, особенно в толпе ровесников.

Посвящение в студенты

Посвящение первокурсников обычно проходит в начале учебного года и собирает сразу весь поток новых студентов. Это и торжественная часть с руководством вуза, и праздничная программа с конкурсами и концертом. Хостес регистрируют первокурсников по факультетам, раздают welcome-пакеты и направляют в зал, хелперы готовят площадку и помогают с реквизитом для конкурсов. Если посвящение проходит на открытой площадке или загородной базе, планируют трансфер и смены персонала с учётом дороги.

Гардероб и разъезд

Выпускной обычно заканчивается поздно, и все гости уходят почти одновременно. Гардероб в этот момент становится узким местом, поэтому на него ставят достаточно людей и не снимают их до выхода последнего гостя. На школьном выпускном важно организовать разъезд: персонал у выхода помогает родителям найти детей, а охрана через ЧОП следит за порядком на входе и выходе. Подробнее о работе охраны на странице об охране.

Монтаж и подготовка площадки

Актовый зал вуза или школы перед выпускным превращается в праздничное пространство: сцена, фотозона, столы, декор. Хелперы и грузчики помогают с расстановкой мебели, переносом реквизита и подготовкой зала по схеме организатора. После праздника та же команда возвращает зал в учебный вид. Это особенно важно для школ и вузов, где на следующий день в зале снова проходят занятия.

Что передать подрядчику

1. Тип праздника, его дату и место проведения.
2. Число гостей, наличие несовершеннолетних.
3. Программу: торжественная часть, праздник, разъезд.
4. Правила организатора и площадки по безопасности.
5. Нужны ли фуршет, анимация, охрана.
6. Требования к форме персонала.

Частые ошибки

• Нет порядка выхода на сцену. Выпускники толпятся у лестницы.
• Правила для несовершеннолетних не доведены до персонала. Команда не знает, как реагировать.
• Персонал сливается с гостями. Гостям сложно найти, к кому обратиться.
• Нет согласования с вузом. Промоутеров бренда не пускают в кампус.

Как работает Horizon Personal

Для вузов, школ, студенческих советов и брендов мы собираем команды хостес, официантов, кейтеринг-персонала, аниматоров, промоутеров, хелперов и супервайзеров, охрану организуем через лицензированный ЧОП. Каждую смену инструктируем под правила площадки и организатора и при необходимости организуем замену.

Приём заявок работает 24/7. География: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Екатеринбург и Казань, а также выезды по России с отдельно рассчитанной логистикой. Как правило, это команды от 3 до 120 человек в сутки, для крупных выпускных и фестивалей делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами.

Читайте также

• Персонал для ярмарки и маркета выходного дня
• Персонал для государственного и официального мероприятия
• Персонал для открытия ресторана и гастрономического ужина

Частые вопросы

← Все статьи