Персонал для образовательного интенсива и школы

Чем интенсив отличается от конференции

На конференции гость выбирает доклады сам, приходит на часть программы и уходит. На интенсиве группа слушателей проходит программу целиком, от первого модуля до финальной защиты проектов. Людей меньше, но с каждым работают плотнее: отмечают присутствие, выдают материалы к каждому модулю, переводят из лекционного зала в аудитории для практики. Про деловые события с секциями и спикерами рассказано в статье о персонале для конференции.

Форматы мероприятий

• Интенсив выходного дня. Короткая насыщенная программа с лекциями и практикой.
• Корпоративная академия. Обучение сотрудников компании по модулям, часто с выездом.
• Бизнес-школа и программы для руководителей. Небольшие группы, высокие ожидания к сервису.
• Открытый лекторий. Серия лекций для широкой аудитории, свободная или платная регистрация.
• Летняя или зимняя школа. Многодневная программа для студентов или молодых специалистов.

Роли и задачи

• Хостес. Регистрация, отметка присутствия, навигация, помощь в аудиториях.
• Техники. Ноутбуки, проекторы, микрофоны, подключение лекторов.
• Хелперы. Раздаточные материалы, перестановка мебели между лекцией и практикой.
• Кейтеринг-персонал. Кофе-брейки и обеды по расписанию модулей.
• Супервайзер. Связь с методистом или куратором программы.

Лекторов, модераторов, тренеров и кураторов групп обеспечивает организатор. Подробнее о работе с аудиторией на странице о хостес.

Регистрация и отметка присутствия

В первый день слушатели получают бейджи, рабочие тетради, расписание и распределение по группам. В следующие дни регистрация превращается в отметку присутствия: многим программам это нужно для выдачи документа об окончании или для отчёта перед компанией-заказчиком. Хостес ведут списки по единой форме, а супервайзер в конце каждого дня передаёт данные куратору.

Лекционный зал

Во время лекции хостес следят за порядком в зале, передают микрофон для вопросов, помогают лектору с таймингом и встречают опоздавших так, чтобы не мешать остальным. Техники готовят презентации и проверяют связь, если часть лекторов выступает онлайн.

Практика в группах

После лекции слушатели расходятся по аудиториям или по столам в одном зале. Хелперы заранее переставляют мебель, раскладывают флипчарты, маркеры и задания, а хостес проводят группы в их аудитории. Если группы меняются от модуля к модулю, у команды есть таблица распределения, и никто не ищет свою группу по коридорам.

Материалы к модулям

Рабочие тетради, задачи для разбора, раздаточные листы и чек-листы для каждого модуля приходят от организатора. Команда сортирует их по модулям и группам, выдаёт в нужный момент и собирает то, что должно вернуться. Количество материалов сверяют накануне, чтобы утром не обнаружить недостачу.

Ритм дня и перерывы

Расписание образовательной программы плотное, а перерывы короткие. Кейтеринг-персонал разворачивает кофе-брейк в той зоне, куда слушатели выходят из аудиторий, а хостес помогают вернуть всех к началу следующего модуля: объявляют, проходят по зоне перерыва, подсказывают аудиторию.

Многодневная программа

Если интенсив идёт несколько дней, удобно сохранять одну и ту же команду. Хостес знают слушателей в лицо, помнят группы и лекторов, а слушатели привыкают обращаться к знакомым людям. По итогам каждого дня программы супервайзер обсуждает с куратором, что поправить в расстановке на завтра.

Выездная школа

Корпоративные академии и летние школы часто проходят за городом. Здесь к задачам добавляются заезд, расселение, встреча групп на трансфере и вечерняя программа. Логистику и транспорт обеспечивает организатор, а наш персонал работает на встрече, регистрации, навигации и в зонах. Особенности таких выездов разобраны в материале о персонале для корпоративного выезда.

Финал и защита проектов

Последний день интенсива часто заканчивается защитой проектов и вручением документов об окончании. Хостес провожают команды к сцене по порядку, техники загружают презентации, а на вручении выносят документы и помогают с общим фото. Документы оформляет и подписывает организатор.

Обратная связь от слушателей

Многие школы собирают оценки после каждого модуля. Хостес раздают бумажные формы или напоминают о ссылке на опрос, а затем собирают заполненные анкеты и передают куратору. Как организовать опрос гостей, разобрано в статье об анкетах и опросе гостей.

Встреча лекторов

Лекторы приезжают на свой модуль и часто впервые видят площадку. Хостес встречают их на входе, провожают в комнату для подготовки, предлагают воду и кофе, передают техникам файл презентации и выводят в зал к началу модуля. Список лекторов с расписанием и контактами куратор передаёт команде заранее.

Гибридный формат

Часть программ идёт одновременно в зале и онлайн. Трансляцию и платформу обеспечивает технический подрядчик или организатор, а наши техники помогают в зале: проверяют микрофоны для вопросов, следят, чтобы лектор оставался в кадре, и передают модератору вопросы онлайн-слушателей, если так устроен сценарий.

Вечерняя программа

Интенсивы и школы часто дополняют вечерними встречами: нетворкинг, ужин, встреча с выпускниками прошлых потоков. Часть команды переходит с аудиторий на встречу гостей, официанты работают на ужине, а хелперы готовят зал к утру следующего дня.

Небольшие премиальные группы

На программах для руководителей слушателей немного, а ожидания к сервису высокие. Здесь команда компактная, но внимательная: хостес знают каждого по имени, заранее готовят место и материалы, помогают с верхней одеждой и трансфером, следят, чтобы в перерыве было всё необходимое. Вмешательство в учебный процесс минимальное.

Типичные ошибки

• Нет таблицы групп. На переход к практике уходит половина перерыва.
• Материалы приходят утром. Их не успевают разложить по модулям.
• Новая команда каждый день. Слушатели заново объясняют, кто они и где их группа.

Что передать подрядчику

• Формат программы, даты и площадку.
• Расписание модулей и число слушателей.
• Распределение по группам и аудиториям.
• Какие материалы выдаются и когда.
• Как ведётся отметка присутствия.
• Контакт куратора программы.

Как работает Horizon Personal

На образовательные программы мы подбираем хостес, техников, хелперов, кейтеринг-персонал и супервайзеров, проводим отбор под формат программы, инструктаж по расписанию и группам и супервайзинг на месте. При необходимости организуем замену, чтобы ритм модулей не сбивался.

Заявку можно оставить в любое время, мы на связи 24/7. Состав подбираем от 3 до 120 человек на каждые сутки программы, на крупных проектах работали и с 600, в базе более 8000 исполнителей, ролей больше 11. Города: Казань, Москва, Екатеринбург, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, а также другие регионы России. Договор аутсорсинга, акты, счета и итоговый отчёт входят в работу.

Читайте также

• Персонал на день рождения бренда и событие для постоянных клиентов
• Персонал для отраслевого съезда и собрания ассоциации
• Персонал на открытие спортивного объекта и фитнес-клуба

Частые вопросы

← Все статьи