Резерв и замена персонала на мероприятии

Почему о замене думают до события

Когда вопрос о замене возникает прямо на площадке, решение приходится искать в спешке. Если же заранее понятно, какие посты нельзя оставить пустыми, кто может перейти с одного поста на другой и как связаться с подрядчиком, любая ситуация решается спокойнее. Поэтому резерв обсуждают ещё на этапе брифа, вместе с составом команды и графиком смен.

Какие бывают причины замены

• Невыход. Исполнитель заболел или не может приехать по личным причинам.
• Опоздание. Человек задерживается, а пост нужно открыть вовремя.
• Несоответствие задаче. Исполнитель не справляется или не подходит под требования брифа.
• Изменение нагрузки. Гостей больше, чем планировали, или открылась дополнительная зона.
• Длинная смена. Людям нужен отдых, и пост должен работать без перерыва.

Каждая из этих ситуаций решается по-своему, и план резерва стоит строить с учётом всех.

Критичные и гибкие посты

Не все позиции одинаково важны. Регистрация на входе, гардероб в момент прихода гостей, выдача наград на сцене — посты, которые нельзя оставить пустыми ни на минуту. Навигация в коридоре или помощь в зоне отдыха допускают короткую паузу, пока человека переставят. Отметьте в брифе, какие посты критичны: супервайзер будет знать, куда переводить людей в первую очередь.

Внутренний резерв команды

Самый быстрый источник замены — сама команда на площадке. Если исполнители прошли общий инструктаж и знают соседние посты, супервайзер может перевести человека с гибкой позиции на критичную. Для этого на брифинге каждый узнаёт не только свою задачу, но и основы работы рядом: как устроена регистрация, где гардероб, как вести гостя в зал. Подробнее о подготовке такого документа — в статье о брифе на персонал.

Резерв у подрядчика

Помимо людей на площадке, подрядчик держит резерв в своей базе: исполнителей нужных ролей, которых можно вызвать при необходимости. Насколько быстро человек доберётся до площадки, зависит от её расположения, времени суток и требований к роли. Поэтому в разговоре с подрядчиком полезно обсудить, как устроен резерв именно для вашего события, а не опираться на общие обещания.

Резерв на длинных событиях

На многодневных фестивалях, выставках и конференциях резерв нужен не только на случай невыхода, но и для пересменки. Исполнители устают, и без запланированных перерывов качество работы падает. График смен строят так, чтобы критичные посты не пустовали во время обеда или отдыха. Как это организовать, описано в материале о сменности и питании персонала.

Роль супервайзера

На площадке решения о перестановках принимает супервайзер. Он видит, где не хватает людей, знает, кто из команды может перейти на другой пост, и связывается с менеджером проекта, если нужен человек со стороны. Его задача — сделать так, чтобы гости не заметили изменений. Подробнее о его работе читайте в статье о супервайзере на мероприятии.

Что прописать в брифе

• Список критичных постов и порядок их открытия.
• Требования к каждой роли, чтобы замена соответствовала брифу.
• Ответственный со стороны заказчика, которого нужно уведомить о замене.
• Правила допуска на площадку: списки, аккредитация, пропуска.
• Требования к форме, если она выдаётся заказчиком.

Отдельно стоит обсудить аккредитацию. На закрытых площадках, стадионах и выставках новый человек может попасть внутрь только по заранее поданным данным. Если резервные исполнители не внесены в списки, быстро заменить никого не получится.

Когда замена нужна из-за качества

Если исполнитель не справляется, сообщите об этом супервайзеру конкретно: что происходит и как должно быть. Сначала он поправит работу и повторит инструкцию, а если это не помогает, переставит человека на другой пост. Когда и это не решает вопрос, при необходимости организуем замену. Как выстроить такую проверку, мы разбирали в материале о контроле качества работы персонала.

Резерв на крупных событиях

Чем больше команда и площадка, тем важнее заранее распределить резерв по зонам. На фестивале или выставке с несколькими входами у каждой зоны есть свой старший, который знает, кого можно перевести внутри неё. Супервайзер видит общую картину и решает, когда перебросить людей между зонами. Если площадка большая, перемещение занимает время, поэтому резерв держат ближе к критичным постам.

Если меняется сама задача

Иногда замена нужна не из-за исполнителя, а из-за изменений в программе: открыли дополнительный вход, добавили зону, перенесли регистрацию. В этом случае заказчик сообщает супервайзеру, и тот предлагает, как перестроить команду. Если своих людей не хватает, подключаем дополнительных исполнителей по согласованию с вами.

Связь на случай изменений

Резерв работает только при быстрой связи. Заранее определите, как исполнители сообщают о задержке, кому звонит супервайзер и кто из вашей команды принимает решение о дополнительных людях. Номера и каналы связи собирают в один список и раздают на брифинге. Если связь на площадке слабая, например в подвальных залах или за городом, заранее договоритесь о точке, куда исполнитель подходит сообщить о проблеме.

Замены в документах

Все замены фиксируются: кто вышел вместо кого, на каком посту и в какое время. Эти данные попадают в итоговый отчёт, а акты и счета формируются по фактически закрытым сменам. Если дополнительные люди были вызваны из-за изменения задачи, это отражают отдельно, чтобы при приёмке было видно, откуда взялась разница с заявкой.

Частые ошибки

• Нет списка критичных постов. Супервайзер не знает, куда переводить людей в первую очередь.
• Резерв не внесён в аккредитацию. Замена не может пройти на площадку.
• Команда знает только свои посты. Внутренние перестановки невозможны.
• Замены не фиксируются. При закрытии документов возникают вопросы.

Как работает Horizon Personal

Мы выводим на события хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонал, аниматоров, техников, грузчиков, хелперов, менеджеров и супервайзеров, а охрану организуем через лицензированный ЧОП. Отбор, инструктаж и супервайзинг выстраиваем так, чтобы команда могла перестраиваться по ходу события, а при необходимости организуем замену.

Приём заявок открыт 24/7. Мы работаем с командами от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, в базе более 8000 исполнителей и 11+ ролей. Работаем в Санкт-Петербурге, Москве, Екатеринбурге, Казани и Нижнем Новгороде, а также по России. В основе — договор аутсорсинга, по итогам события вы получаете акты, счета и итоговый отчёт с учётом всех замен.

Читайте также

• Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
• Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу

Частые вопросы

← Все статьи