Персонал на день новичка и онбординг компании

Чем день новичка отличается от корпоратива

Корпоратив собирает коллег, которые уже знают друг друга, и строится вокруг праздника. На дне новичка всё наоборот: гости впервые приходят в компанию, не знают здание, людей и порядок действий. Им важно почувствовать, что их ждали, и не потеряться между залами. Поэтому акцент смещается с развлечений на встречу, навигацию и сопровождение. Если вам нужен именно праздничный вечер, посмотрите материал о персонале на корпоратив.

Кто за что отвечает

Программу, выступления руководителей, знакомство с ценностями и вводные по работе ведёт HR. Ведущего, если он нужен, приглашает компания. Наша команда берёт на себя организационный слой: встречу, регистрацию, маршрут, наборы, перерывы, порядок в залах и подготовку площадки. Сотрудники агентства не рассказывают о внутренних правилах компании и не отвечают на вопросы о зарплате, графике или отпусках — такие вопросы они вежливо передают представителю HR.

Встреча у входа

Первые минуты задают тон всему дню. Хостес встречают новичков на входе в здание или у проходной, помогают оформить гостевой пропуск, если это нужно, и провожают к месту сбора. Им заранее дают название программы и короткую фразу приветствия от компании, чтобы встреча звучала в одном стиле.

Регистрация и списки

На стойке сверяют фамилии со списком, выдают бейджи и отмечают, кто пришёл. HR важно видеть явку, особенно если новички разделены на потоки или отделы. Список удобно сделать электронным и обновлять в течение дня. Как организовать стойку и поток у неё, разобрано в статье о регистрации гостей.

Welcome-наборы

Мерч, блокнот, памятка, доступы — наборы часто становятся главным подарком дня. Их нужно собрать, подписать по именам или отделам и выдать без путаницы. Хелперы помогают с комплектацией накануне и с выдачей на месте. Если наборов много и их собирают заранее, пригодится материал о подготовке подарков и welcome-пакетов.

Маршрут по компании

Многие программы включают экскурсию: рабочие зоны, переговорные, столовую, производственные участки или шоурум. Группы ведёт представитель компании, а наши сотрудники помогают собрать людей, следят, чтобы никто не отстал, и стоят на развилках маршрута. Если групп несколько, их запускают по очереди, чтобы они не встречались в узких местах.

Потоки и отделы

В крупных компаниях новичков бывает много, и программа делится на общую часть и встречи по направлениям. Тогда каждому залу нужен свой человек, который знает расписание, отмечает присутствующих и подсказывает, куда идти дальше. Супервайзер держит связь с HR и сообщает об изменениях всем постам сразу.

Кофе-брейк и обед

Перерыв — это время, когда новички знакомятся друг с другом и с наставниками. Кейтеринг-персонал и официанты поддерживают столы в порядке, убирают посуду и следят, чтобы зона не пустела. Меню и поставщика выбирает компания или площадка, а наша команда отвечает за сервис.

Интерактивная часть

Квиз о компании, игра на знакомство, фотозона с символикой бренда, станция с подписями пожеланий. Аниматоры или промоутеры помогают включить людей в активность, объясняют правила и раздают материалы. Содержание игры готовит HR, мы обеспечиваем людей, которые её проводят на площадке.

Онлайн-участники

Если часть новичков подключается из других городов, на площадке нужен помощник у камеры и микрофона в зале вопросов. Техники помогают с оборудованием, а хостес передают микрофон и следят, чтобы вопросы из зала были слышны в трансляции.

Повторяющийся формат

Дни новичка часто проходят регулярно, раз в квартал или по мере набора. В этом случае выгодно закрепить за событием постоянный состав и общий бриф. Люди уже знают здание, маршрут и порядок выдачи наборов, а HR не приходится объяснять всё заново.

Что передать нам до события

• Программу дня и состав потоков.
• Схему здания и маршрут экскурсии.
• Порядок пропуска гостей на территорию.
• Список новичков и формат бейджей.
• Состав welcome-наборов и место их хранения.
• Контакт ответственного представителя HR.

Форма и опознавательные элементы

Новички должны сразу понимать, к кому обратиться. Поэтому команда работает в единой форме, а на бейджах указано, что это организационная служба события. Цвета формы иногда подбирают под бренд работодателя, тогда хостес и хелперы выглядят частью компании. Если у HR есть фирменный мерч, его можно выдать персоналу на день события.

Конфиденциальность

На внутренних встречах звучат планы, цифры и имена, которые не предназначены для посторонних. Сотрудники агентства работают в рамках договора, не фотографируют программу и не обсуждают услышанное за пределами площадки. Если нужно, правила обращения с информацией закрепляем отдельно и проговариваем на инструктаже.

Если новички из разных городов

Иногда компания собирает новых сотрудников из филиалов в одном месте. Тогда к программе добавляются встреча прибывших, помощь с багажом и сопровождение к месту проживания или на трансфер. Такие задачи берут хостес и хелперы, а логистику и бронирование ведёт компания.

После события

По итогам мы передаём HR отчёт: кто работал на постах, какие вопросы чаще звучали от новичков, где возникали задержки. Эти наблюдения помогают поправить маршрут и порядок выдачи наборов к следующему потоку.

Частые ошибки

• Нет встречи на входе. Новички ищут нужный этаж сами и приходят с опозданием.
• Наборы собирают в день события. Выдача начинается позже программы.
• Не определён контакт в HR. Сотрудники агентства не знают, кому передавать вопросы.
• Экскурсия без помощников. Группа растягивается, и часть людей теряется.

Как работает Horizon Personal

Для HR-событий мы собираем хостес, хелперов, официантов, кейтеринг-персонал, аниматоров и промоутеров, при необходимости добавляем техников, грузчиков, менеджеров, супервайзеров и охрану, которую выставляет лицензированный ЧОП. Каждого исполнителя проходит отбор, команда получает инструктаж по программе и маршруту, а на площадке работает супервайзинг.

Заявки принимаем круглосуточно, 24/7. Под HR-событие подбираем состав размером от 3 до 120 исполнителей за одни сутки, а самые крупные наши проекты требовали до 600 человек. Резерв даёт база, где зарегистрировано более 8000 человек, ролей у нас свыше 11. Работаем в Москве, Нижнем Новгороде, Санкт-Петербурге, Казани и Екатеринбурге, выезжаем и в другие регионы России. Оформляем договор аутсорсинга, после события присылаем итоговый отчёт, акты и счета, при необходимости организуем замену. Описать задачу можно в форме заявки.

Читайте также

• Персонал для квеста и игровой программы
• Персонал для эко-акции и корпоративного субботника
• Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре

Частые вопросы

← Все статьи