Персонал на день открытых дверей предприятия

Чем день открытых дверей отличается

Обычное корпоративное событие проходит в одном зале или на одной площадке. День открытых дверей устроен как маршрут: гости проходят проходную, регистрируются, получают инструктаж, идут группами по цехам или лабораториям, а затем попадают в выставочную или интерактивную зону. Главная задача персонала — провести поток людей по этому маршруту так, чтобы никто не потерялся и не зашёл туда, куда нельзя. Если в программе праздник для семей сотрудников с детской частью и фуд-кортом, это другой формат, он описан в статье о семейном дне компании. А если сотрудники выходят не на экскурсию, а на уборку территории или посадку деревьев, подойдёт текст о корпоративном субботнике.

Какие роли нужны

• Хостес на проходной и регистрации. Встречают гостей, сверяют списки, выдают бейджи и раздаточные материалы.
• Сопровождающие групп. Хостес или промоутеры, которые ведут экскурсионную группу по маршруту вместе со специалистом предприятия.
• Навигация. Хостес на развилках маршрута, у входов в корпуса и в местах сбора групп.
• Промоутеры. Работа в интерактивной зоне, раздача материалов, вовлечение гостей в активности.
• Кейтеринг-персонал. Кофе-брейк или фуршет в конце экскурсии.
• Хелперы и грузчики. Подготовка зон, перенос стендов и материалов, демонтаж.
• Супервайзер. Связь с ответственным предприятия, контроль графика групп.

Экскурсионные группы

Про производство рассказывают сотрудники предприятия: инженеры, технологи, руководители цехов. Наши люди не заменяют экскурсовода-специалиста, а отвечают за организацию. Сопровождающий собирает группу в точке сбора, пересчитывает гостей, ведёт по маршруту, следит, чтобы никто не отстал, и передаёт группу на следующую точку. Если групп много, их запускают по графику, и супервайзер следит, чтобы они не встречались в узких местах.

Безопасность через площадку

На производстве действуют собственные правила охраны труда. Инструктаж по технике безопасности, выдачу касок, жилетов, очков или бахил и решение о том, куда пускать гостей, определяет предприятие. Наш персонал проходит инструктаж площадки до начала события и помогает гостям соблюдать правила: напоминает не отходить от группы, не трогать оборудование, держаться размеченного маршрута. Контроль на проходной обычно ведёт служба безопасности предприятия, а если нужна дополнительная охрана, её организуем через лицензированный ЧОП, подробнее в статье об охране мероприятия.

Регистрация и проходная

На закрытую территорию предприятия гостей пропускают по спискам, поэтому регистрацию стоит продумать заранее. Хостес сверяют гостей с перечнем, который передало предприятие, выдают бейджи с цветом группы и объясняют, где ждать начала экскурсии. Для гостей, которых нет в списке, порядок действий согласуют с ответственным заранее. Общие принципы организации входа описаны в материале о регистрации гостей.

Навигация по большой территории

Корпуса, проходы, парковки и служебные дороги легко перепутать. Хостес стоят на ключевых точках: у выхода с парковки, на развилках, у входа в выставочную зону, у туалетов и гардероба. Каждый знает схему территории и может подсказать, куда идти. Указатели и схемы обычно готовит организатор, а персонал дополняет их живыми подсказками.

Интерактивная зона

После экскурсии гостей часто ждёт зона с образцами продукции, презентацией, мастер-классом или викториной. Промоутеры рассказывают о продукте по подготовленному тексту, раздают сувениры, приглашают к активностям и собирают контакты, если это нужно предприятию. Детальные вопросы о технологии переадресуют специалистам компании.

Школьные и студенческие группы

Если приходят школьники или студенты, сопровождающих нужно больше, а маршрут проще. Группы младше обычно идут с педагогами, но персонал помогает их встречать, считать и вовремя передавать на следующие точки. Для таких групп стоит предусмотреть отдельную точку сбора и понятный сигнал для начала экскурсии.

Кампус компании

В IT-кампусе или офисном комплексе с лабораториями формат похож, но строгих производственных ограничений меньше. Здесь больше внимания к интерактиву, демонстрациям продукта и общению с командами. Персонал работает на входе, в зонах демонстрации и в навигации между зданиями. Похожие задачи, только для новых сотрудников компании, разобраны в статье о персонале на день новичка.

Внешний вид персонала

На производстве важна не только аккуратность, но и практичность. Персоналу нужна удобная закрытая обувь, одежда без свободных элементов, которые могут зацепиться за оборудование, и единые брендированные элементы, чтобы гости сразу узнавали сопровождающих. Если предприятие требует жилеты или каски для всех на территории, их выдаёт площадка, а мы учитываем это при подборе формы.

Если гостей больше, чем ожидали

На открытые дни иногда приходит больше людей, чем зарегистрировалось. Заранее обсудите, что делать в этом случае: формировать дополнительные группы, увеличивать интервал запуска или ограничивать вход. Супервайзер держит связь с ответственным предприятия и быстро перестраивает график, а хостес на точке сбора объясняют гостям, когда начнётся их экскурсия. Свободных людей из команды переводят туда, где очередь длиннее.

Связь на территории

На большой территории голосом не докричишься, а мобильная связь в цехах бывает слабой. Команде нужны рации или договорённость о точках встречи. Супервайзер должен знать, где сейчас каждая группа, и получать сигнал, когда она переходит на следующую точку. Так проще избежать встреч групп в узких проходах.

После экскурсии

Когда группа заканчивает маршрут, важно не отпустить её в пустоту. Хостес провожают гостей в интерактивную зону или к кофе-брейку, напоминают, где гардероб и выход к парковке, и раздают материалы о компании. Если в конце дня запланирована общая встреча с руководством предприятия, персонал помогает собрать гостей в зале и рассадить их.

Что передать подрядчику

• Адрес, схему территории и маршрут экскурсии.
• Число гостей, количество групп и график их запуска.
• Правила безопасности и требования к одежде и обуви персонала.
• Порядок прохода через проходную и списки гостей.
• Кто ведёт экскурсии со стороны предприятия.
• Программу интерактивной зоны и формат питания.

Частые ошибки

• Нет графика групп. Экскурсии сталкиваются в узких проходах.
• Персонал без инструктажа площадки. Люди не знают, куда нельзя заводить гостей.
• Не продуман вход. На проходной возникает очередь, и все группы стартуют позже.
• Нет сопровождающего в хвосте группы. Отставшие гости теряются на территории.

Как работает Horizon Personal

На дни открытых дверей предприятий мы подбираем хостес, промоутеров, хелперов, грузчиков, кейтеринг-персонал и супервайзеров, охрану при необходимости подключаем через лицензированный ЧОП. Инструктируем команду по маршруту и правилам площадки, а при необходимости организуем замену.

Заявки принимаем 24/7. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани и выезжаем в другие города России, где находятся производства. Обычно собираем от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600. База — более 8000 исполнителей по 11+ ролям. С компанией заключаем договор аутсорсинга, по итогам — акты и счета.

Читайте также

• Персонал для кинопремьеры и специального показа
• Персонал для научной конференции и конгресса врачей
• Персонал для тимбилдинга и корпоративного выезда

Частые вопросы

← Все статьи