Персонал для научной конференции и конгресса врачей

Чем научная конференция отличается

На бизнес-конференции программа обычно идёт в одном-двух залах, а гости много общаются в перерывах. На научном конгрессе секций может быть десяток, доклады короткие и идут друг за другом, а участники переходят между залами по личному маршруту. Ошибка с микрофоном, презентацией или табличкой на двери стоит докладчику его выступления. Общие принципы работы с конференцией разобраны в статье о персонале для конференции, а здесь речь о научном формате.

Кто заказывает

• Профессиональные сообщества и ассоциации врачей и учёных.
• Университеты, научные институты и клиники.
• Фармацевтические компании и производители оборудования.
• Профессиональные конгресс-операторы и event-агентства.

Какие роли нужны

• Хостес на регистрации. Выдача бейджей, портфелей участника, сверка категорий.
• Хостес в залах. Работа с микрофонами в зале, контроль заполненности, таблички секций.
• Техники. Приём презентаций, проверка ноутбуков и пультов, помощь докладчикам.
• Навигация. Хостес на этажах и развилках между залами.
• Промоутеры на выставке. Работа на стендах партнёров по их сценарию.
• Хелперы. Постерная сессия, раздаточные материалы, перестановка залов.
• Кейтеринг-персонал. Кофе-брейки и обеды для большого числа участников.
• Супервайзер. Связь с оргкомитетом и техническим подрядчиком.

Регистрация участников

На научные события участники регистрируются заранее и делятся на категории: докладчики, слушатели, члены оргкомитета, представители партнёров, пресса. Для каждой категории свой цвет бейджа и свой комплект материалов. Утром первого дня поток на регистрации самый большой, поэтому стоек должно хватать, а у хостес должна быть понятная инструкция, что делать с участником, которого нет в списках. Подробнее об организации входа в статье о регистрации гостей.

Секционные залы

В каждом зале работает хостес или пара хостес. Они следят, чтобы на двери висело актуальное название секции, встречают модератора и докладчиков, передают микрофон для вопросов из зала, подают сигнал модератору, если время доклада истекает. Если зал переполнен, хостес направляют опоздавших в соседний зал с трансляцией или на свободные места. Модераторов и председателей секций назначает оргкомитет.

Презентации и докладчики

Докладчиков много, и каждый приносит свою презентацию. Удобно организовать центр приёма презентаций, где техники проверяют файлы, видео и шрифты и загружают их в залы. Хостес встречают докладчика в зале, показывают пульт и место выступления, напоминают регламент. Если докладчик выступает онлайн, техники заранее проверяют связь вместе с техническим подрядчиком события.

Постерная сессия

Постерные доклады — особенность научных конференций. Авторы привозят постеры, их нужно разместить на стендах по номерам, а затем снять. Хелперы помогают найти своё место, выдают крепёж, следят за порядком в зоне и после сессии собирают оставшиеся постеры. Если авторы стоят у постеров в определённое время, хостес объявляют начало и окончание сессии.

Выставка партнёров

На конгрессах обычно работает выставка компаний-партнёров. Для стендов нужны промоутеры и хостес, которые встречают участников, рассказывают о продукте по подготовленным материалам и собирают контакты. Научное и профессиональное содержание объясняют специалисты компании, а промоутеры отвечают за встречу, вовлечение и порядок у стенда. Подробнее о работе на стендах в материале о персонале для выставки и форума.

Профессиональная аудитория

Врачи и учёные приходят на конференцию за знаниями, и их время дорого. Персонал говорит коротко и точно, знает программу и расположение залов, не пытается отвечать на профессиональные вопросы, а направляет к оргкомитету или представителю партнёра. Внешний вид команды — деловой и сдержанный.

Кофе-брейки и обеды

Перерывы короткие, а участников много. Кейтеринг-персонал заранее разворачивает станции так, чтобы не было длинных очередей, и быстро убирает зону к следующему перерыву. Если обед проходит в формате сателлитного симпозиума с ланчем, официанты работают в зале во время доклада тихо и незаметно.

Многодневный конгресс

Крупные конгрессы идут несколько дней. Команду планируют по сменам, а у каждого зала по возможности оставляют одних и тех же людей, чтобы они не тратили время на знакомство с площадкой. Супервайзер в конце каждого дня собирает замечания и вносит изменения в расстановку.

Сателлитные симпозиумы и спонсорские сессии

Партнёры конгресса часто проводят собственные сессии в отдельных залах. У них свой список приглашённых, свои материалы и иногда отдельная регистрация на входе в зал. Хостес на такой сессии работают по сценарию партнёра: встречают участников, выдают материалы, следят за заполненностью и помогают модератору. Удобно, когда у каждого партнёра есть свой контакт, который ставит задачи нашей команде на время сессии.

Иностранные участники и лекторы

На международные конгрессы приезжают лекторы и участники из других стран. Если им нужна помощь на понятном языке, укажите это в заявке, и мы подберём хостес с нужным языком. Синхронный перевод докладов и оборудование для него обеспечивает организатор и технический подрядчик.

Брифинг команды

Перед открытием конгресса команда проходит брифинг: схема площадки, программа по залам, категории бейджей, порядок действий при изменениях в программе. Хостес в залах получают расписание своих секций с фамилиями модераторов и докладчиков. Если программа меняется по ходу дня, супервайзер получает изменения от оргкомитета и доводит их до каждого зала.

Что передать подрядчику

• Площадку, схему залов и выставочной зоны.
• Программу по секциям и число участников.
• Категории участников и порядок регистрации.
• Формат постерной сессии и выставки партнёров.
• Кто технический подрядчик и как устроен приём презентаций.
• Требования к внешнему виду команды.

Частые ошибки

• Один хостес на несколько залов. Микрофон для вопросов приходит, когда время уже вышло.
• Нет центра приёма презентаций. Докладчики загружают файлы прямо перед выступлением.
• Постерная зона без схемы. Авторы ищут своё место и занимают чужие стенды.
• Навигация только у входа. Участники опаздывают на доклады.

Как работает Horizon Personal

На научные конференции и конгрессы мы подбираем хостес, техников, промоутеров, хелперов, кейтеринг-персонал и супервайзеров. Инструктируем команду по программе и схеме залов, а при необходимости организуем замену. Если площадке нужна охрана, подключаем лицензированный ЧОП.

Работаем в Москве, Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани и выезжаем на конгрессы в другие города России. Команда — от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 в сутки, база более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Заявки принимаем 24/7, работаем по договору аутсорсинга, по итогам — акты и счета. Подробнее о ролях — на странице о хостес и о техниках.

Читайте также

• Персонал на день города и праздник на площади
• Персонал на открытие спортивного объекта и фитнес-клуба
• Персонал для кинопремьеры и специального показа

Частые вопросы

← Все статьи