Персонал на день города и праздник на площади

Чем день города отличается от фестиваля

Фестиваль обычно строится вокруг темы, бренда или жанра и часто проходит на огороженной территории. День города — праздник без билетов: он занимает площадь, улицы и парки, а гости свободно переходят между зонами. В программе есть официальная часть с первыми лицами города, а площадки готовят разные организации: районы, учреждения культуры, спортивные школы, партнёры. Общие принципы работы на больших открытых событиях, графики смен и зонирование разобраны в статье о персонале для городского фестиваля.

Какие роли нужны

• Хостес на торжественной части. Встреча официальных гостей, рассадка на трибуне, сопровождение к сцене.
• Хостес на точках информации. Программа, схема площадки, ответы на вопросы жителей.
• Аниматоры. Детские площадки, игры, конкурсы на тематических зонах.
• Промоутеры. Работа на площадках партнёров, раздача программ и материалов.
• Хелперы и грузчики. Подготовка площадок, перенос реквизита, помощь участникам программы.
• Техники. Помощь на малых сценах и площадках с оборудованием.
• Супервайзеры. Старшие по зонам и общий координатор команды.

Торжественная часть

Официальная часть — открытие праздника, поздравления, награждение почётных жителей — проходит по протоколу. Хостес встречают гостей у служебного входа, провожают на трибуну, выносят награды и помогают награждённым выйти на сцену и вернуться. Протокол, список гостей и порядок выступлений определяет администрация или оператор праздника. Если официальная часть устроена особенно строго, пригодится статья о государственном и официальном мероприятии.

Площадки районов и учреждений

На большом празднике площадки готовят разные организаторы. У каждой свои люди, а наш персонал усиливает их там, где не хватает рук: помогает с потоком гостей, проводит игры, раздаёт материалы. Важно, чтобы на каждой площадке был понятный старший со стороны организатора, а наши сотрудники знали, к кому обращаться.

Точки информации

Жители приходят на праздник без подготовки и задают много вопросов: где концерт, когда салют, где детская площадка, где туалеты, как найти потерявшегося ребёнка. Точки информации ставят у входов на площадь, у главной сцены и в центре территории. Хостес на них знают программу, схему и порядок действий в нестандартных ситуациях.

Потерявшиеся дети

На празднике с тысячами семей дети теряются регулярно. Порядок действий нужно согласовать заранее: куда приводят ребёнка, кто с ним остаётся, как вызывают родителей через ведущего или по громкой связи. Весь персонал знает эту точку и не уводит ребёнка с площадки в другое место.

Безопасность и порядок

Общественный порядок на массовом празднике обеспечивают городские службы и организатор. Если отдельным зонам нужна охрана, мы привлекаем её только через лицензированный ЧОП, как это устроено, описано в тексте про охрану через ЧОП. Наш персонал помогает держать проходы свободными, подсказывает дорогу и сразу передаёт супервайзеру информацию о любой проблеме.

Работа на улице

День города обычно проходит в тёплое время года, но погода бывает любой. Команде нужны вода, тень, места для отдыха и план на случай дождя. Если праздник идёт до вечера и заканчивается салютом, учитываем ротацию и то, как люди доберутся домой после окончания.

Концерт и вечерняя программа

Вечером поток гостей смещается к главной сцене. Часть команды с дневных площадок переходит на навигацию у сцены, помогает держать проходы и направляет людей к выходам после окончания. Порядок перехода стоит заложить в план расстановки заранее.

Праздник района

Праздник района или двора меньше по масштабу, но устроен похоже: небольшая сцена, детские площадки, ярмарка, выступления местных коллективов. Команда здесь компактнее, и часто хватает старшего вместо отдельного супервайзера.

Ярмарка и фуд-корт

На дне города почти всегда работают торговые ряды и зона питания. Участники ярмарки заезжают рано утром, и им нужно помочь найти своё место и разгрузиться. Хелперы встречают участников по схеме, а хостес на точке информации подсказывают гостям, где найти еду и сувениры. Если зона питания большая, у неё должен быть свой старший.

Шествие и парад

Иногда праздник начинается с шествия коллективов, спортсменов или трудовых коллективов города. Колонны формируются в точке сбора, и там нужны люди, которые знают порядок построения, раздают таблички и флаги и помогают колоннам выйти вовремя. Маршрут и порядок движения согласует организатор с городскими службами, а наш персонал работает в точке сбора и на финише шествия.

Брифинг и расстановка

Перед открытием праздника вся команда проходит брифинг по зонам. Каждый получает схему территории, программу и контакт своего старшего. Старшие зон обходят площадку вместе с супервайзером и проверяют, что все точки заняты. В течение дня супервайзер получает изменения программы от организатора и передаёт их старшим, чтобы все отвечали гостям одинаково.

Доступность для всех жителей

На городской праздник приходят пожилые люди, родители с колясками, гости с ограниченной мобильностью. Хостес на точках информации знают, где находятся пандусы, зоны отдыха со скамейками и доступные туалеты, и помогают добраться до нужной площадки. Если у организатора есть отдельная зона для маломобильных гостей у главной сцены, персонал провожает туда и следит, чтобы её не заняли.

Итоги дня

После праздника супервайзер собирает с площадок замечания: где не хватало людей, какие вопросы гости задавали чаще всего, что стоит изменить на следующий год. Эти данные попадают в итоговый отчёт для организатора и помогают спланировать следующий праздник точнее.

Что передать подрядчику

• Территорию, схему площадок и входов.
• Программу праздника и время ключевых моментов.
• Какие площадки готовят другие организаторы.
• Протокол официальной части.
• Порядок действий с потерявшимися детьми.
• Требования к форме и опознавательным элементам.

Частые ошибки

• Нет точек информации. Вопросы жителей достаются всем подряд.
• Персонал не знает программу. Гости получают разные ответы.
• Не продуман вечерний переход. У главной сцены не хватает людей.
• Неясно, кто старший на площадке. Решения принимаются на ходу.

Как работает Horizon Personal

На дни города и праздники на площадях мы подбираем хостес, аниматоров, промоутеров, хелперов, грузчиков, техников и супервайзеров, а охрану при необходимости подключаем через лицензированный ЧОП. Проводим отбор, инструктаж по программе и схеме территории, при необходимости организуем замену.

Принимаем заявки 24/7. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и на выездных проектах в регионах России. Масштаб — обычно от 3 до 120 человек в сутки, для крупных праздников есть опыт до 600 человек в сутки. База — 8000+ исполнителей по 11+ ролям. Договор аутсорсинга персонала, акты и счета по итогам.

Читайте также

• Персонал на открытие спортивного объекта и фитнес-клуба
• Персонал для образовательного интенсива и школы
• Персонал для научной конференции и конгресса врачей

Частые вопросы

← Все статьи