Персонал для IT-конференции и хакатона

Чем IT-события отличаются

Базовая логика деловой конференции — регистрация, залы, кофе-брейки, гардероб — подробно описана в статье о персонале для конференции. IT-события добавляют свои особенности. Участники приходят с ноутбуками и техникой, много времени проводят в зонах общения и у стендов компаний, а программа часто идёт в несколько потоков с воркшопами и демо. На хакатоне участники не слушают доклады, а работают в командах, и событие длится непрерывно.

Аудитория здесь неформальная, и строгий протокол выглядит неуместно. Персонал должен быть вежливым, быстрым и не навязчивым, а форма — скорее футболка с символикой события, чем деловой костюм. Научный конгресс с десятками секций и постерной сессией устроен иначе, о нём текст о персонале на научную конференцию.

Какие роли нужны

• Хостес на регистрации. Сканируют билеты, выдают бейджи и мерч, помогают с проблемами в списках.
• Хостес в залах и на навигации. Направляют по потокам, помогают модераторам с микрофонами для вопросов.
• Хелперы. Расставляют мебель для команд, раздают удлинители, следят за порядком в рабочих зонах.
• Техники. Помогают с монтажом сцены, экранов, звука и рабочих мест под руководством технической команды организатора.
• Кейтеринг-персонал. Работает в зонах питания вместе с кейтерингом.
• Охрана. Через лицензированный ЧОП: контроль доступа, сохранность техники, особенно ночью.
• Супервайзер. Координирует команды по зонам и сменам.

Менторов, жюри, спикеров и технических специалистов по сети и серверам приглашает организатор. Наша команда обеспечивает всё, что вокруг их работы.

Регистрация и мерч

На IT-конференции утренняя регистрация — первое испытание. Участники приходят волной к первому докладу, и каждая минута в очереди раздражает. Хостес работают со сканерами или приложением организатора, разделяют потоки по категориям (участники, спикеры, партнёры, пресса) и выдают мерч по правилам. Если мерч зависит от размера, заранее решают, как его выдавать, чтобы не задерживать очередь. О принципах регистрации подробно рассказано в материале о регистрации гостей.

Зоны компаний и стенды

На IT-конференциях компании-партнёры ставят стенды, чтобы познакомить участников с продуктом. Промоутеры или хостес на стендах приглашают участников, проводят активности, раздают мерч, собирают контакты по механике компании. Технические вопросы о продукте задают сотрудникам компании на стенде, а персонал направляет к ним.

Хакатон: работа без перерыва

Хакатон длится долго и часто продолжается ночью. Участники работают в командах, отдыхают урывками, едят по графику и в любое время просят помочь: принести удлинитель, найти ментора, подсказать, где душ или зона отдыха. Персонал на хакатоне работает сменами так, чтобы в любой момент на площадке была дежурная команда.

Ночная смена обычно меньше дневной, но обязательно включает супервайзера, хелперов и охрану через ЧОП. Пересменку планируют так, чтобы новые люди получили информацию о том, что происходило, и не задавали участникам повторных вопросов.

Зоны команд

У каждой команды на хакатоне своё рабочее место: стол, стулья, розетки, иногда флипчарт или доска. Хелперы готовят зоны до старта по схеме организатора, а во время события следят, чтобы проходы оставались свободными, мусор убирался, а сломанная мебель заменялась. Если команды переезжают между зонами, хелперы помогают перенести вещи.

Питание

На хакатоне питание — важная часть заботы об участниках. Еда поступает в течение дня и ночи, и её раздача должна быть организована. Кейтеринг-персонал помогает накрывать столы, следить за наличием еды и напитков, убирать посуду. Если кейтеринг полностью обслуживает раздачу сам, наша команда отвечает за порядок в зоне и поток. Подробнее о задачах этой роли на странице о кейтеринг-персонале.

Техника и сохранность

Участники оставляют на рабочих местах ноутбуки и оборудование, а организатор выставляет на площадке технику партнёров. Охрану доступа и сохранность имущества организуем через лицензированный ЧОП. Персонал на входе следит, чтобы в зону хакатона проходили только участники и аккредитованные гости. Отдельно продумывают камеру хранения, если участники приезжают с вещами.

Демо-день и финал

Финал хакатона — питчи команд перед жюри. Здесь нужна чёткая работа хостес: вызов команд на сцену по очереди, помощь с подключением презентаций вместе с технической командой, сопровождение жюри. Если на финал приходят гости и пресса, к работе подключается команда регистрации. После объявления победителей хелперы помогают с наградами и фотографиями.

Несколько потоков и воркшопы

На IT-конференциях часто идут параллельные секции и практические воркшопы с ограниченным числом мест. Хостес у дверей залов следят за наполненностью, регистрируют участников на воркшопы, если это предусмотрено, и направляют тех, кому не хватило места, на другие сессии. Расписание часто сдвигается, и хостес получают обновления через супервайзера.

Митапы и короткие форматы

Помимо больших конференций, IT-сообщества регулярно проводят митапы: вечерние встречи на одну-две секции с докладами и нетворкингом. Здесь команда небольшая: одна-две хостес на регистрации, хелпер для расстановки зала и, если есть фуршет, кейтеринг-персонал. Митапы часто проходят в пространствах компаний, и персонал работает по правилам принимающей стороны: где можно ходить гостям, как проходить через турникеты, куда направлять тех, кто опоздал.

Если компания проводит серию митапов, удобно закрепить за ней постоянную команду, которая уже знает площадку и формат.

Нетворкинг и зоны общения

Для многих участников IT-конференции главная ценность — знакомства. Зоны общения, лаунжи и столы для встреч требуют внимания: хелперы поддерживают порядок, кейтеринг-персонал следит за напитками, хостес помогают найти нужного человека или зону партнёра. Если организатор использует приложение для назначения встреч, хостес объясняют гостям, как им пользоваться, и показывают, где находятся столы для встреч.

Онлайн-трансляция и гибридный формат

Многие IT-события транслируются онлайн. Техники помогают технической команде организатора с подключением камер и прокладкой кабелей, а хостес следят, чтобы гости не перекрывали камеры и не проходили через кадр во время доклада. Вопросы из онлайн-чата модератор зачитывает сам, а хостес с микрофоном работают с вопросами из зала. О технической роли подробнее на странице о техниках.

Что передать подрядчику

1. Формат: конференция, хакатон или их сочетание.
2. Программу, длительность и наличие ночных смен.
3. Число участников и команд, схему площадки.
4. Требования к регистрации, системе билетов и мерчу.
5. Организацию питания и роль кейтеринга.
6. Требования к охране и сохранности техники.

Частые ошибки

• Деловой протокол для неформальной аудитории. Персонал выглядит чужим.
• Нет ночной смены. Участники хакатона остаются без помощи.
• Пересменка без передачи информации. Новая смена не знает, что происходит.
• Мерч по размерам в общей очереди. Регистрация растягивается.

Как работает Horizon Personal

На IT-конференции и хакатоны мы подбираем хостес, промоутеров, хелперов, техников, кейтеринг-персонал и супервайзеров, охрану организуем через лицензированный ЧОП. Планируем смены, включая ночные, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Заявки принимаем 24/7, так что непрерывный формат хакатона нам привычен. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани и выезжаем в другие города России с отдельным расчётом логистики. Обычно это от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Договор аутсорсинга персонала, акты и счета.

Читайте также

• Персонал для открытия ресторана и гастрономического ужина
• Персонал для выпускного и студенческого события
• Персонал для киберспортивного турнира и гейминг-события

Частые вопросы

← Все статьи