Персонал для банковского и финансового мероприятия

Чем финансовые события отличаются от других

На банковском мероприятии многое строится на доверии. Гости — клиенты, партнёры, инвесторы, первые лица компаний. Они замечают детали: как их встретили, нашли ли их имя в списке, насколько уверенно сотрудник ответил на вопрос. Здесь особенно ценятся спокойная манера, деловой вид и умение не задавать лишних вопросов. Яркая промо-подача обычно неуместна, зато важна чёткая работа по сценарию.

Форматы

• Форум или конференция для клиентов и партнёров: регистрация, навигация, работа в залах, кофе-брейки.
• Презентация продукта: встреча гостей, консультационные стойки, раздача материалов.
• Клиентский вечер: welcome-зона, фуршет или банкет, гардероб.
• Закрытая встреча с ограниченным списком гостей и повышенным вниманием к приватности.
• Выездная сессия для команды или партнёров в загородной площадке.

Кто нужен на площадке

Основу команды обычно составляют хостес для встречи и регистрации, официанты и кейтеринг-персонал для фуршета или банкета, гардеробщики и навигаторы. На крупных форумах добавляются менеджеры зон и техники для помощи с оборудованием. Охрана подключается только через лицензированный ЧОП. Супервайзер координирует команду и держит связь с организатором.

Деловой дресс-код

Внешний вид команды должен соответствовать уровню события. Чаще всего это классический деловой стиль: тёмный костюм или платье, светлая сорочка или блуза, аккуратная обувь, минимум аксессуаров. Если у компании есть фирменные элементы — шарф, значок, платок в корпоративном цвете, — их можно добавить. О том, как согласовать форму, рассказано в статье о дресс-коде и форме персонала.

Конфиденциальность

На финансовых событиях обсуждают стратегию, показатели и конкретных людей, и эта информация не должна выходить за пределы зала. Поэтому команду заранее инструктируют: не обсуждать гостей и содержание выступлений, не фотографировать зал и материалы, не выкладывать ничего в соцсети, не оставлять списки без присмотра. Если организатору нужно отдельное соглашение о конфиденциальности с исполнителями, это обсуждаем при заявке.

Регистрация по спискам

Вход на банковские мероприятия почти всегда идёт по спискам. Гостей проверяют по имени и компании, иногда по документу, выдают бейджи разных категорий. Хостес на стойке должны уметь быстро найти гостя, вежливо уточнить данные и спокойно отработать ситуацию, когда человека в списке нет. Подробно о том, как выстроить стойку, мы писали в материале о регистрации гостей.

Для гостей не из списка заранее определяется порядок: к кому обращаться, кто принимает решение, где гость ждёт ответа. Сотрудник регистрации не решает такие вопросы сам, а передаёт их ответственному со стороны организатора.

VIP-гости

Первые лица, ключевые клиенты и спикеры часто приходят через отдельный вход или проходят без очереди. Для них выделяют отдельную хостес, которая встречает у машины или у входа, провожает в зал или комнату ожидания и сопровождает до конца программы. Хостес заранее знакомится со списком и, если организатор даёт такую возможность, с фото гостей. Как организовать такое сопровождение, разобрано в статье о VIP-приёме и деловой встрече.

Сервис на фуршете и банкете

Официанты на финансовом событии работают незаметно: подают, убирают, не мешают разговорам и не вклиниваются в беседу. Важно, чтобы они знали меню, могли ответить о составе блюд и вовремя замечали пустые бокалы. Если часть гостей обсуждает дела за столом, сервис подстраивается под паузы в разговоре.

Работа с материалами

На стойках часто лежат буклеты, презентации, сувениры, подарочные пакеты. Сотрудники выдают их по правилам организатора: всем гостям, по категориям или по запросу. Если материалы предназначены только для определённых гостей, это фиксируется в инструкции.

Инструктаж

Перед событием супервайзер проводит брифинг: программа, план зала, категории гостей, имена ключевых участников, правила конфиденциальности, стиль общения, порядок действий в нестандартных ситуациях. Для финансовых событий полезно отрепетировать фразы для сложных случаев: гость не в списке, гость опоздал, гость просит доступ в закрытую зону. Подробности — в тексте о брифинге персонала.

Форум для инвесторов

Инвестиционные форумы и дни аналитика собирают профессиональную аудиторию с плотным графиком. Гости приходят на конкретные сессии и встречи, поэтому навигация между залами и переговорными должна быть безупречной. Навигаторы стоят на развилках, знают расписание и номера комнат, хостес у переговорных сверяют время встреч и провожают участников. Когда встречи идут по слотам, сотрудник у двери аккуратно напоминает о завершении времени, если организатор просит об этом.

Кофе-брейки и нетворкинг

Перерывы на деловом событии — важная часть программы: именно в это время заключаются договорённости. Кейтеринг-персонал работает быстро, чтобы очередь у кофе не съедала время на общение, и убирает посуду со столов, не прерывая разговоры. Хостес в зоне нетворкинга помогают найти нужного спикера или представителя компании, если организатор передал такую информацию.

Вечерняя часть

Если после деловой программы идёт приём или ужин, команда перестраивается: часть хостес переходит на гардероб и рассадку, официанты готовят зал. Сдержанность сохраняется и вечером — даже на неформальной части гости остаются клиентами и партнёрами компании.

Если гостей сопровождает служба безопасности

Некоторые гости приходят с собственной охраной или помощниками. Хостес заранее знает об этом, встречает всех вместе и уточняет у организатора, где сопровождающие ждут во время программы.

Частые ошибки

• Слишком промо-подача там, где нужна деловая сдержанность.
• Список гостей приходит в последний момент, и хостес не успевают с ним познакомиться.
• Нет порядка для гостей не из списка.
• Не проведён инструктаж по конфиденциальности.
• Один сотрудник на встрече VIP-гостей и общей регистрации одновременно.

Что передать подрядчику

• Формат, дату, площадку и программу.
• Примерное число гостей и категории.
• Требования к внешнему виду и форме.
• Правила конфиденциальности и работы со списками.
• Порядок встречи VIP-гостей.

Как работает Horizon Personal

На деловые и финансовые события мы выводим хостес, официантов, кейтеринг-персонал, менеджеров, супервайзеров, техников, хелперов, грузчиков, а при необходимости промоутеров и аниматоров; охрана — через лицензированный ЧОП. Проводим отбор под деловой формат, инструктаж по спискам и правилам приватности, а супервайзинг ведём на протяжении всей программы.

Заявки принимаем 24/7. Масштаб проектов — от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, в базе больше 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем в Казани, Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге, а также по всей России. Оформляем сотрудничество договором аутсорсинга, закрываем актами и счетами, по итогам передаём отчёт, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал для открытия отеля и гостиницы
• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал на мероприятие в лофте и креативном пространстве

Частые вопросы

← Все статьи