Сэмплинг в офисах и бизнес-центрах: как подготовить и провести

Чем офисный сэмплинг отличается

В магазине покупатель уже пришёл за покупками, и промоутер помогает ему выбрать. Этот формат разобран в отдельном материале про промоакцию и дегустацию в магазине. В бизнес-центре всё иначе: человек идёт на работу, на встречу или на обед и не планирует ничего пробовать. У промоутера есть несколько секунд, чтобы заинтересовать, и нельзя быть навязчивым: это пространство, где люди проводят каждый день.

Ещё одно отличие — площадка. Бизнес-центр принадлежит управляющей компании, у которой свои правила доступа, размещения и поведения. Офис компании — закрытая территория, куда промоутеров пускают по договорённости с работодателем. Без согласования сэмплинг здесь невозможен.

Форматы

• Лобби бизнес-центра. Стойка у входа или у лифтов, раздача утром или в обед.
• Фуд-корт и кафе БЦ. Дегустация рядом с зоной питания, когда люди открыты к новым вкусам.
• Корпоративный офис. Сэмплинг на кухне или в зоне отдыха по договорённости с компанией, иногда как часть заботы о сотрудниках.
• Офисный день бренда. Небольшое событие в офисе партнёра: дегустация, мини-мастер-класс, подарки.

Согласование с управляющей компанией

Перед запуском нужно получить разрешение управляющей компании бизнес-центра. Обычно она хочет знать:

• Какой продукт будет раздаваться и в каком виде.
• Где поставят стойку и какой у неё размер.
• Сколько промоутеров и в какое время работают.
• Нужно ли электричество, вода, место для хранения.
• Как будет убираться мусор и упаковка.

Согласование обычно ведёт бренд или его агентство. Мы готовим со своей стороны данные о команде для оформления пропусков и соблюдаем правила площадки на месте.

Пропуска и доступ

В большинстве бизнес-центров действует пропускная система. Промоутерам нужны пропуска, а для завоза продукта — разрешение на въезд и разгрузку. Списки персонала передают управляющей компании заранее, с паспортными данными, если это требуется. Если понадобится заменить промоутера, новый пропуск тоже оформляют через управляющую компанию, поэтому стоит заранее узнать, сколько времени это занимает.

Когда проводить

В офисном сэмплинге важно время. Утром люди спешат и редко останавливаются, но охотно берут кофе или батончик с собой. В обед они расслаблены и готовы попробовать новое. Вечером торопятся домой. Расписание смен строят под пики потока, которые знает управляющая компания или сам бренд по опыту.

Какие роли нужны

• Промоутеры. Предлагают продукт, рассказывают о нём, выдают пробники, собирают обратную связь.
• Хелперы. Помогают с завозом продукта, подготовкой стойки, пополнением запасов, уборкой.
• Супервайзер. Контролирует точки, если сэмплинг проходит в нескольких бизнес-центрах, и держит связь с брендом.

Если продукт требует приготовления, например кофе или горячие напитки, и для этого нужен отдельный специалист, его привлекает бренд. Промоутеры работают с готовым продуктом. Подробнее о промоутерах — на странице о промоутерах.

Легенда и поведение

В офисе особенно важно, как промоутер обращается к людям. Здесь нельзя перегораживать проход, звать громко или идти за человеком. Промоутер стоит у стойки, улыбается, предлагает пробник одной фразой и отпускает, если человек отказался. Легенда короткая: что это за продукт, чем он интересен и где его купить. На инструктаже отрабатывают ответы на типовые вопросы и правила поведения на площадке.

Внешний вид

Промоутер в бизнес-центре должен выглядеть уместно в деловой среде: аккуратная форма бренда или нейтральная одежда в фирменных цветах, без кричащих деталей. Яркий костюм хорош на фестивале, но в лобби с деловыми людьми он может вызвать отторжение.

Несколько бизнес-центров

Часто сэмплинг проходит в серии бизнес-центров: несколько площадок в один день или по графику в течение кампании. В этом случае важна логистика продукта, единые стандарты для всех точек и контроль. Супервайзер объезжает точки, проверяет стойки и внешний вид команды, собирает фото и данные для отчёта. О роли супервайзера рассказано в статье о супервайзере на мероприятии.

Отчётность

Бренду важно понимать, как прошёл сэмплинг. Отчёт обычно включает число выданных пробников, фото точки, обратную связь от людей, наблюдения промоутеров и количество собранных контактов, если это предусмотрено механикой. Форму отчёта согласуют до начала, чтобы все точки собирали данные одинаково. Как построить сам опрос, выбрать между бумагой и планшетом и передать анкеты бренду, разобрано в материале об анкетах и опросе гостей.

Продукт и хранение

Для напитков и продуктов, которым нужен холод, заранее решают вопрос хранения: холодильник, сумки-холодильники, место в подсобном помещении БЦ. Хелперы завозят продукт, пополняют стойку и следят за остатками. Если продукт заканчивается раньше графика, супервайзер сообщает бренду, чтобы решить, довозить его или завершать смену.

Офис компании-партнёра

Отдельный формат — сэмплинг в офисе конкретной компании. Обычно его согласуют с HR или административной службой как приятный бонус для сотрудников. Здесь атмосфера ещё спокойнее, чем в лобби: промоутер работает в зоне отдыха или на кухне, знакомит с продуктом без спешки и не мешает рабочему процессу. Время и место определяет компания-хозяин. Список промоутеров и время визита передают её административной службе заранее, а после сэмплинга команда убирает за собой зону так, чтобы сотрудники вернулись в привычное пространство.

Что передать подрядчику

1. Продукт, механику раздачи и количество пробников.
2. Список бизнес-центров или офисов и места для стоек.
3. Требования управляющих компаний, если они уже известны.
4. Расписание: даты и время работы на каждой точке.
5. Легенду и ключевые сообщения бренда.
6. Форму отчёта и требования к фото.

Частые ошибки

• Нет согласования с УК. Промоутеров не пускают в бизнес-центр в день акции.
• Пропуска в последний момент. Команда ждёт на входе, пока список проверяют.
• Навязчивость. Сотрудники БЦ жалуются в управляющую компанию, и акцию сворачивают.
• Неудачное время. Сэмплинг проходит в то время, когда в лобби почти никого нет.

Как работает Horizon Personal

Для сэмплинга в бизнес-центрах и офисах мы подбираем промоутеров, хелперов и супервайзеров, передаём данные для пропусков и обучаем команду легенде бренда и правилам площадки. При необходимости организуем замену.

Заявки принимаем в любое время, 24/7. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также в других городах России с отдельным расчётом логистики. Как правило, это от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки. База насчитывает более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Договор аутсорсинга персонала, акты и счета, итоговый отчёт по акции.

Читайте также

• Персонал для киберспортивного турнира и гейминг-события
• Персонал для IT-конференции и хакатона
• Персонал для мероприятий застройщика: день открытых дверей, презентация ЖК, шоурум

Частые вопросы

← Все статьи