Персонал для мероприятий застройщика: день открытых дверей, презентация ЖК, шоурум

Форматы событий застройщика

• День открытых дверей. Гости смотрят квартиры, шоурум или макет, общаются с менеджерами по продажам, узнают об условиях.
• Презентация ЖК. Событие для покупателей, партнёров и прессы: выступления, показ проекта, фуршет.
• Праздник для будущих жителей. Семейный формат на территории или рядом с ней: анимация, угощение, экскурсии.
• Работа шоурума. Выходные или праздничные дни, когда поток посетителей выше обычного.

У всех этих форматов одна цель: создать у гостя ощущение, что о нём заботятся. Если в первые минуты его никто не встретил, парковка непонятна, а дети скучают, впечатление о проекте страдает.

Разделение задач с отделом продаж

Главное правило: персонал на событии не продаёт недвижимость. Консультации по планировкам, ценам, ипотеке и условиям ведут менеджеры застройщика. Наша команда берёт на себя всё, что вокруг: встречу, навигацию, регистрацию, сопровождение до менеджера, детскую зону, сервис. Это освобождает отдел продаж для разговоров с покупателями.

На инструктаже персонал получает список вопросов, на которые можно ответить самостоятельно (где зона, когда начнётся презентация, где парковка), и вопросов, с которыми нужно проводить к менеджеру.

Какие роли нужны

• Хостес. Встречают гостей, регистрируют, проводят к менеджерам и в шоурум, помогают сориентироваться.
• Промоутеры. Приглашают гостей в зоны, раздают материалы о проекте, работают на подходах к площадке.
• Аниматоры. Занимают детей, пока родители разговаривают с менеджерами.
• Хелперы. Помогают с навигацией на парковке и территории, расставляют мебель, раздают воду.
• Официанты и кейтеринг-персонал. Работают на фуршете или кофе-зоне.
• Охрана. Через лицензированный ЧОП: контроль доступа на объект и в шоурум, порядок на территории.
• Супервайзер. Связывает команду с организатором и отделом продаж.

Встреча и регистрация

Гость приезжает на день открытых дверей и сначала ищет, куда идти. Хостес у входа или на парковке встречают его, уточняют, записан ли он на просмотр, и направляют дальше. Если гости зарегистрированы заранее, хостес отмечают их в списке и передают менеджеру. Если приходят без записи, собирают контакты по форме застройщика. Подробности о регистрации — в статье о регистрации гостей на мероприятии.

Очередь к менеджерам

В самые загруженные моменты менеджеров не хватает на всех. Хостес помогают организовать ожидание: записывают гостей в очередь, предлагают пока посмотреть шоурум или макет, угостить кофе, проводят к менеджеру, когда он освободился. Гость, который ждёт с пониманием, когда его примут, намного терпеливее того, кого просто оставили стоять.

Навигация на объекте и территории

Если показ квартир проходит на строящемся или только сданном объекте, гостям нужна помощь на всём маршруте: от парковки до шоурума, от шоурума до лифтового холла, от квартиры обратно. Хелперы и хостес стоят на ключевых точках маршрута. На стройплощадке доступ ограничен, поэтому персонал следит, чтобы гости не отклонялись от безопасного маршрута, а охрана через ЧОП контролирует закрытые зоны.

Правила безопасности на объекте и требования к одежде персонала (например, обувь на территории) задаёт застройщик, и они передаются команде на инструктаже.

Детская зона

Семьи приходят с детьми, и пока родители выбирают квартиру, детей нужно занять. Аниматоры проводят игры, мастер-классы, рисование. Это напрямую влияет на результат: родители, которые знают, что ребёнку весело, проводят у менеджера больше времени. Детскую зону ставят рядом с зоной консультаций, но так, чтобы шум не мешал разговорам. Подробнее о работе аниматоров — на странице об аниматорах.

Презентация ЖК

Если застройщик проводит официальную презентацию с выступлениями, команда работает как на деловом событии: регистрация гостей и прессы, рассадка, микрофоны в зал для вопросов, фуршет. Хостес знают, где сидят партнёры, где пресса, и кого нужно проводить к спикерам после выступления.

Шоурум в выходные

Шоурум недвижимости в выходные работает с повышенным потоком. Хостес, о работе которых подробнее рассказано на странице о хостес, встречают посетителей, предлагают напитки, рассказывают, где что находится, и передают гостя менеджеру. Если в шоуруме несколько зон (макет, образцы отделки, квартира-образец), хостес проводят по маршруту. Состав команды обсуждают с учётом того, сколько посетителей ожидается и сколько менеджеров на смене.

Праздник для будущих жителей

Застройщики проводят события для покупателей, которые уже приобрели квартиры: праздник во дворе, вручение ключей, знакомство соседей. Здесь работают аниматоры, хостес, официанты и хелперы. Формат ближе к семейному празднику, но с акцентом на бренд проекта: гости должны почувствовать себя частью будущего сообщества.

Погода и открытая территория

Дни открытых дверей и праздники для жителей часто проходят на улице, у будущего дома или во дворе. Персоналу на открытой территории нужна подходящая форма по погоде, место для отдыха и укрытие. Если ожидается дождь, заранее решают, куда переносятся детская зона и кофе-зона и как направлять гостей. Хелперы помогают перенести мебель и материалы.

Сбор контактов

Для застройщика важно не потерять интерес гостя. Если механика предусматривает сбор контактов, хостес и промоутеры заполняют анкеты или формы по правилам застройщика и с согласия гостя. Данные передаются отделу продаж в согласованном виде, а персонал не хранит их у себя.

Что передать подрядчику

1. Формат события, дату и площадку.
2. Ожидаемое число гостей и состав: семьи, партнёры, пресса.
3. Маршрут гостя и правила безопасности на объекте.
4. Как устроена работа отдела продаж и что передавать менеджерам.
5. Нужна ли детская зона и фуршет.
6. Требования к форме и внешнему виду.

Частые ошибки

• Персонал отвечает на вопросы о цене. Гость получает неточную информацию, и менеджеру приходится исправлять.
• Нет точки встречи на парковке. Гости теряются ещё до входа.
• Детская зона рядом с консультациями. Шум мешает разговору о покупке.
• Нет очереди к менеджерам. Гости уходят, не дождавшись консультации.

Как работает Horizon Personal

Для девелоперов и отделов маркетинга застройщиков мы собираем команды хостес, промоутеров, аниматоров, хелперов, официантов и супервайзеров, охрану организуем через лицензированный ЧОП. Каждую смену инструктируем под маршрут гостя и правила объекта, при необходимости организуем замену.

Приём заявок открыт 24/7. Мы работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, выезжаем по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычный масштаб: от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, крупнее считаем отдельно. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Сотрудничество оформляем договором аутсорсинга персонала, по итогам предоставляем акты и счета.

Читайте также

• Сэмплинг в офисах и бизнес-центрах: как подготовить и провести
• Персонал для киберспортивного турнира и гейминг-события
• Персонал для благотворительного вечера и гала-ужина

Частые вопросы

← Все статьи