Персонал на декабрь: как спланировать заказ заранее

Почему декабрь требует отдельного планирования

В течение года события распределены неравномерно, но в декабре нагрузка концентрируется особенно сильно: пятницы и выходные перед Новым годом заняты у многих заказчиков одновременно. На эти даты нужны одни и те же роли: хостес, официанты, аниматоры, хелперы. Принцип простой: чем раньше вы обозначили задачу, тем больше выбор исполнителей и тем спокойнее подготовка.

Ранний заказ не означает, что все детали должны быть известны. Достаточно зафиксировать то, что уже понятно, а остальное уточнить позже.

Шаг 1. Составьте список событий

Если у вас несколько событий в декабре, соберите их в один список: корпоратив, детская ёлка, промо в магазинах, клиентские встречи. Для каждого отметьте дату, город, площадку, если она известна, и примерный состав команды. Такой список помогает увидеть пересечения дат и ролей, а менеджеру сразу оценить общий объём.

Событийным агентствам полезно делать то же самое по всем клиентским проектам сезона. Как выстроить работу с подрядчиком в таком режиме, мы описывали в статье для событийных агентств.

Шаг 2. Зафиксируйте даты

Самое важное в сезон — дата. Даже если программа ещё обсуждается, сообщите менеджеру дату, время и город. Это позволяет заранее заложить ваш проект в планирование и начать подбор с учётом других заказов на те же дни. Если дата пока под вопросом, обозначьте варианты: это тоже полезная информация.

Шаг 3. Подготовьте предварительный бриф

Предварительный бриф содержит то, что известно сейчас: формат события, роли, ориентировочное количество людей, время смен и требования к внешнему виду. Его можно дополнять по мере появления деталей. Полный набор пунктов брифа мы собрали в статье о брифе на персонал.

Отдельно отметьте особые требования: язык, опыт с детьми, работа с алкоголем на банкете, новогодние костюмы. Под такие требования подбирать сложнее, и раннее понимание задачи особенно помогает.

Шаг 4. Обсудите резерв

Зимой больше болезней, а погода и дороги чаще вносят коррективы. Обсудите с менеджером, как будет устроен резерв для вашего проекта и что происходит, если кто-то из команды не может выйти. При необходимости организуем замену. Чем раньше подобрана основная команда, тем проще продумать и запасной вариант.

Шаг 5. Используйте повторные проекты

Если вы уже работали с нами, используйте этот опыт. Возьмите бриф и отчёт по прошлому похожему событию: в них есть состав команды, тайминг и замечания. По возможности в команду можно пригласить исполнителей, которые уже знают ваши события и требования. Если вы проводите ёлку или корпоратив каждый год, начинайте планирование с прошлогоднего брифа.

Шаг 6. Договоритесь о порядке изменений

В декабре изменения неизбежны: меняется число гостей, переносится время, добавляется детская часть. Договоритесь, кто с вашей стороны сообщает об изменениях, в каком виде и до какого момента их можно вносить без перестройки всей команды. Чем раньше менеджер узнаёт об изменении, тем больше вариантов его учесть. Как проходит заказ по шагам, мы описывали в статье о том, как проходит заказ персонала.

Шаг 7. Подготовьте документы

В конце года бухгалтерии работают в плотном режиме, поэтому договор лучше подготовить заранее. Если вы работаете с нами впервые, заключите договор аутсорсинга персонала до начала сезона, тогда в декабре останется только оформить конкретные проекты. Уточните, к какому моменту вам нужны акты и счета, чтобы закрыть их в нужном периоде.

Учтите зимние условия

Декабрьские события проходят в холодное время, и это влияет на работу команды. Если есть уличные посты, например встреча гостей у парковки или промо у входа в магазин, предусмотрите тёплую форму, место для обогрева и смены. Для площадок за городом учтите дорогу и время на дорогу для персонала. Чем раньше эти условия описаны в брифе, тем точнее подбор.

Промо в сезон

Кроме корпоративов в декабре много промо: дегустации, раздача подарков, новогодние акции в магазинах и торговых центрах. Такие проекты часто идут сериями по выходным. Сообщите сразу весь график акций, а не отдельные даты: это позволяет собрать стабильную команду на весь период и заранее провести инструктаж по продукту.

Детские события

Для детских ёлок и праздников нужны аниматоры и персонал с опытом работы с детьми. Отметьте в брифе возраст детей и формат программы, а также кто ведёт праздник: ведущего и артистов привлекает организатор, а мы подбираем аниматоров, хостес и хелперов.

Если всё-таки нужно срочно

Бывает, что событие появляется в последний момент. В этом случае важно сразу дать минимальный бриф и быть на связи. Что прислать при срочном запросе, мы разбирали в статье о срочном подборе персонала.

Если вы событийное агентство

У агентств в декабре сразу несколько клиентских проектов, и решения по ним принимают разные люди. Соберите проекты в общий план, определите, кто у вас отвечает за персонал по каждому, и передавайте подрядчику обновления в одном формате. Так проще увидеть пересечения и вовремя перестроить команды.

Частые ошибки

• Ждать полной программы. Пока программа согласуется, даты заняты другими заказчиками.
• Заказывать каждое событие отдельно в последний момент. Общий список позволяет спланировать сезон целиком.
• Не учесть зимние условия. Гардероб, дорога до площадки и одежда персонала на уличных постах требуют отдельного внимания.
• Не договориться об изменениях. Поток мелких правок без ответственного создаёт путаницу.

Короткий чек-лист на сезон

• Список событий с датами и городами.
• Предварительный бриф по каждому событию.
• Ответственный за изменения с вашей стороны.
• Договор и требования к закрывающим документам.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хостес, промоутеров, официантов, аниматоров, хелперов, грузчиков, техников, менеджеров и супервайзеров на декабрьские и новогодние события, охрану организуем через ЧОП.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Аутсорсинг персонала для мероприятий: как устроены договор и документы
• Как провести брифинг персонала перед мероприятием: чек-лист для заказчика

Частые вопросы

← Все статьи