Как проходит заказ персонала на мероприятие: этапы работы

Шаг 1. Заявка

Всё начинается с короткой заявки: что за событие, где и когда оно проходит, какие роли нужны и примерно сколько людей. На этом этапе не обязательно знать все детали. Достаточно описать задачу, чтобы менеджер понял масштаб и задал правильные вопросы. Оставить заявку можно на странице заявки.

Если у вас уже есть техническое задание от клиента или сценарий события, приложите его сразу: это сократит число уточнений.

Шаг 2. Бриф и расчёт

После заявки менеджер связывается с вами и уточняет детали: тайминг смен, задачи по ролям, требования к внешнему виду, условия на площадке, нужен ли супервайзер. Из этого складывается бриф, на основе которого готовят расчёт и предложение. Чем подробнее бриф, тем точнее расчёт и тем меньше изменений потом. Что в него входит, подробно описано в материале о брифе на персонал.

На этом этапе важно договориться, кто с вашей стороны принимает решения и согласует изменения. Если событие организует агентство для своего клиента, заранее обсудите, кто передаёт требования клиента и в каком виде.

Из чего складывается расчёт

На стоимость влияют набор ролей, число исполнителей, продолжительность смен, город проведения и особые требования: язык, внешний вид, опыт с похожими событиями. Для городов, где у нас нет своей команды, логистику считаем отдельно. Когда условия меняются, расчёт пересматривают, поэтому о новых вводных лучше сообщать до начала подбора.

Шаг 3. Подбор и согласование команды

После утверждения предложения начинается подбор. Мы ищем исполнителей в базе под задачи и требования брифа: опыт с похожими событиями, внешний вид, навыки, язык, если он нужен. Затем согласуем с вами состав команды. Формат согласования зависит от проекта: где-то достаточно подтвердить количество людей и роли, где-то заказчик хочет видеть анкеты кандидатов. Укажите, какой вариант нужен вам.

Для каждого проекта мы также определяем, кто будет супервайзером или координатором, если такая роль предусмотрена.

Шаг 4. Брифинг и инструктаж

Перед событием команда получает инструктаж. В нём объясняют суть события, программу, задачи каждой роли, правила общения с гостями, точки сбора и порядок связи. Если у вас есть свои материалы, например информация о продукте, скрипты или регламент площадки, их включают в инструктаж. Отдельно проходит брифинг на месте, перед началом смены. Что в него входит, читайте в статье о брифинге персонала.

Шаг 5. Смена и координация

В день события команда приходит к назначенному времени, проходит отметку и получает последние вводные. Супервайзер следит за выходом людей, распределяет их по постам, контролирует перерывы и внешний вид, держит связь с вашим ответственным. Если по ходу дня меняется программа, он перестраивает команду. При необходимости организуем замену.

С вашей стороны на этом этапе важен один контакт, который может быстро принять решение: перенести пост, изменить задачу, продлить смену.

Шаг 6. Итоговый отчёт

После события мы готовим итоговый отчёт. В нём фиксируют, сколько людей вышло и по каким ролям, как прошли смены, какие были изменения по ходу работы и замечания. Если вам нужны особые данные, например фото команды на постах или количество выданных материалов, обсудите это до события, чтобы команда собирала их по ходу.

Шаг 7. Закрывающие документы

Работа оформляется по договору аутсорсинга персонала. По итогам проекта вы получаете акты и счета. Если вы работаете с нами регулярно, договор заключают один раз, а дальше оформляют каждый проект в его рамках. Подробнее о документах читайте в статье о договоре и документах.

Если вы событийное агентство

Для событийных агентств мы работаем как подрядчик по персоналу: вы получаете задачу от клиента, а мы закрываем персонал. Здесь важно передать требования клиента без искажений, договориться, кто общается с клиентом на площадке, и в каком виде нужен отчёт, чтобы его можно было передать дальше.

Повторные проекты

Если вы заказываете персонал регулярно, процесс упрощается: договор уже заключён, менеджер знает ваши требования, а в команду по возможности приглашают исполнителей, которые уже работали на ваших событиях. Сохраняйте бриф и замечания из отчётов: они становятся основой следующего проекта.

Связь в день события

В день события у вас должны быть контакты супервайзера на площадке и менеджера проекта. Супервайзер решает вопросы команды на месте, менеджер помогает с изменениями, которые касаются расчёта или документов.

После события

Прочитайте отчёт и передайте свои замечания: что сработало, что стоит изменить. Проверьте, что акты и счета оформлены на нужное юрлицо, и сообщите, если вашей бухгалтерии требуются дополнительные документы.

Если что-то меняется по дороге

Меняются даты, число гостей, программа, площадка. Сообщайте о таких изменениях сразу, как только о них узнали. Менеджер скорректирует расчёт и состав команды, а супервайзер внесёт изменения в инструктаж. Чем раньше мы узнаём об изменении, тем меньше оно влияет на событие.

Что ускоряет работу с вашей стороны

• Один ответственный контакт, который согласует решения.
• Сценарий или тайминг события на этапе брифа.
• Требования к внешнему виду с примерами.
• Контакты площадки и правила доступа для персонала.
• Ясные ожидания по отчёту.

Частые вопросы новых заказчиков

Чаще всего спрашивают, можно ли заказать одну роль, а не команду целиком, и можно ли начать с небольшого проекта. Да, состав команды определяется задачами события. Ещё один частый вопрос: кто отвечает за людей на площадке. Подбор, инструктаж и работу исполнителей на площадке организуем мы вместе с супервайзером, а вы ставите задачи, согласуете изменения и принимаете результат.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хостес, промоутеров, официантов, аниматоров, хелперов, грузчиков, техников, менеджеров и супервайзеров, охрану организуем через ЧОП.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на декабрь: как спланировать заказ заранее
• Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу

Частые вопросы

← Все статьи