Аккредитация и пропуска персонала на площадку

Зачем планировать аккредитацию отдельно

Пропускной режим — одна из самых частых причин задержек в день события. Площадки работают по своим правилам: у одной достаточно фамилии в списке, другая просит паспортные данные и фото, третья выдаёт пластиковые пропуска только после проверки. Если правила не известны заранее, команда приезжает к началу смены, а пропусков ещё нет. Поэтому аккредитацию стоит включать в план подготовки сразу после утверждения состава.

Что узнать у площадки

• Формат списков: таблица, бланк площадки, электронная система.
• Какие данные нужны: ФИО, паспортные данные, роль, время входа.
• Сроки подачи и возможность дополнять списки.
• Отдельные списки на монтаж, день события и демонтаж.
• Вход для персонала: служебный подъезд, отдельная проходная.
• Правила для транспорта, если команда привозит оборудование.

Всё это стоит получить письменно, чтобы подрядчик готовил списки по тем же требованиям.

Как распределить шаги

Аккредитация складывается из нескольких шагов: получить требования площадки, собрать данные команды, сверить их, подать список и получить подтверждение. В разных проектах эти шаги распределяются по-разному, поэтому порядок обсуждаем при заявке. Со своей стороны мы готовим данные нашей команды в формате, который просит площадка. Главное, чтобы у каждого шага был понятный исполнитель и срок.

Паспортные данные

Паспортные данные мы передаём только в том объёме, который требует площадка, и только для тех, кто действительно выходит на событие. Порядок передачи и формат файла согласуем с организатором заранее. Не стоит пересылать списки в открытых чатах с большим числом участников: удобнее отправлять их напрямую ответственному лицу.

Сроки подачи

У каждой площадки свой срок приёма списков, и чем крупнее объект, тем раньше он обычно наступает. Сроки подачи согласуем с организатором сразу после получения требований площадки. Если событие срочное, стоит заранее уточнить, принимает ли площадка списки в короткий срок и как это сделать.

Монтаж, событие и демонтаж

Часто на площадке работают разные команды: грузчики и хелперы на монтаже, хостес и официанты в день события, снова хелперы на демонтаже. Для каждого этапа может понадобиться свой список и свой тип пропуска. Если один и тот же человек работает на нескольких этапах, это нужно отразить, чтобы его пропустили все дни.

Бейджи

Помимо пропуска площадки, команде нужны бейджи события: с ролью, а иногда с именем. По бейджам гости понимают, к кому обратиться, а охрана — кто имеет доступ в служебные зоны. Макет бейджей и цвета категорий обсуждают заранее. Если бейджи печатает организатор, подрядчик передаёт список имён и ролей в нужном формате.

Замены в списках

Состав команды может меняться до события: у кого-то изменились планы или обстоятельства. При необходимости организуем замену, но новый человек тоже должен попасть в список площадки. Поэтому важно заранее узнать, до какого момента площадка принимает изменения и как их подавать. Порядок для замен в день события стоит заранее согласовать с организатором и службой пропусков площадки. Подробнее о резерве — в статье о резерве и замене персонала.

Выставки и форумы

На выставочных площадках аккредитация обычно строже, а потоки персонала больше: монтажники, стендисты, промоутеры, кейтеринг. Списки часто подают через систему экспонента, а пропуска выдают в отдельном центре. Особенности работы на таких объектах собраны в нашей статье о персонале для выставки и форума.

День события

Команда приезжает к служебному входу с документом, который указан в списке. Супервайзер или менеджер встречает людей, сверяет состав, решает вопросы с проходной и раздаёт бейджи. Если кого-то нет в списке, он связывается с ответственным организатора. Удобно, когда у супервайзера есть копия поданного списка и контакт службы пропусков. Роль менеджера на проекте описана на странице о менеджерах.

Агентствам

Если вы агентство и работаете с площадкой от имени клиента, подрядчик по персоналу встраивается в вашу схему аккредитации. Удобно, когда списки всех подрядчиков собирает один человек со стороны агентства. Как выстроить такую работу, рассказано в тексте о работе агентства с подрядчиком по персоналу.

Если площадка требует фото

Некоторые объекты выдают именные пропуска с фотографией. В этом случае к списку прикладывают фото каждого сотрудника в формате, который просит площадка. Фото должно быть свежим и хорошо узнаваемым, иначе на проходной возникнут вопросы. Если пропуска печатают заранее, замены в последний момент становятся сложнее, поэтому резерв стоит включить в список сразу, если площадка это позволяет.

Несколько дней работы

На многодневных выставках и форумах пропуск может действовать на весь период или выдаваться на каждый день. Важно понять, кто хранит пропуска между днями, что делать, если сотрудник его потерял, и как добавить человека на второй день. Эти вопросы стоит решить до старта, а не у турникета утром.

Проверка перед выездом

Накануне события супервайзер сверяет итоговый список с составом смены, напоминает команде о документе, который нужно взять, и о том, к какому входу подходить. Если площадка присылает подтверждение аккредитации, его копию получает старший на смене.

Если команда большая, удобно разбить её на группы со старшими, у каждого из которых есть свой фрагмент списка.

Частые ошибки

• Требования площадки приходят поздно или устно.
• Списки на монтаж и событие не разделены.
• Замены не внесены в список площадки.
• У супервайзера нет копии списка и контакта службы пропусков.
• Данные пересылают через общие чаты.

Документы и договор

Аккредитация — часть общей подготовки, которая закрепляется в договоре и переписке. О том, как устроены договор и закрывающие документы, рассказано в статье об аутсорсинге персонала и документах.

Как работает Horizon Personal

Мы собираем команды из хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонала, аниматоров, техников, хелперов, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрана — только через лицензированный ЧОП. Ведём отбор, готовим списки команды по требованиям площадки, проводим инструктаж и обеспечиваем супервайзинг на смене.

Заявки принимаем 24/7. Масштаб — от 3 до 120 человек в сутки, опыт — до 600 человек в сутки, база — больше 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем в Екатеринбурге, Казани, Москве, Нижнем Новгороде и Санкт-Петербурге, а также в других городах России. Оформляем работу по договору аутсорсинга, с актами, счетами и итоговым отчётом, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Как подготовить площадку к приезду персонала
• Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
• Из чего складывается стоимость персонала на мероприятие

Частые вопросы

← Все статьи