Персонал для концерта и шоу: от входа зрителей до демонтажа сцены

Чем концерт отличается от других событий

На конференции гости приходят в течение утра, на фестивале распределяются по площадке весь день. На концерте и шоу почти вся аудитория проходит вход за короткое время перед началом, а после окончания одновременно идёт к выходу и гардеробу. Между этими пиками команда работает в зале, у служебных зон и за сценой. Поэтому расчёт персонала строится вокруг двух моментов: входа и выхода зрителей.

Ещё одна особенность — техническая часть. Сцена, свет, звук, декорации требуют монтажа и демонтажа, и здесь нужны люди, которые не встречаются с гостями.

Какие роли нужны

Хостес на входе и контроле билетов

Хостес встречают зрителей, проверяют билеты или браслеты по системе организатора, подсказывают, куда идти, и помогают гостям с особыми категориями билетов. Если есть VIP-вход или списки приглашённых, на нём работают отдельные хостес. Важно заранее договориться, какой способ проверки используется, и провести инструктаж по нему.

Навигация и рассадка

В зале с местами хостес помогают найти ряд и место, на танцполе направляют потоки, у входов в сектора проверяют, что зритель идёт в свою зону. Навигация нужна и на выходе: зрителей направляют к гардеробу, выходам, парковке или транспорту.

Гардероб

В холодный сезон гардероб становится одним из самых нагруженных участков. Если на площадке нет своей службы, приём и выдачу вещей могут взять на себя хостес или хелперы. Число людей на гардеробе зависит от ожидаемого числа зрителей в верхней одежде и количества стоек. Главная нагрузка приходится на выход, когда все забирают вещи одновременно.

Охрана

Контроль доступа, досмотр на входе, порядок в зале и у сцены, охрана служебных зон и гримёрок. Охрану мы обеспечиваем только через лицензированный ЧОП. Требования к числу постов и процедурам досмотра обычно задают организатор и площадка. Подробнее в статье об охране мероприятия.

Технический персонал

Техники помогают с монтажом и обслуживанием сцены, света, звука и экранов по задачам технического директора или подрядчика по оборудованию. Во время шоу они дежурят на своих участках. О задачах этой роли читайте в статье о техническом персонале.

Грузчики и хелперы

Разгрузка и перенос оборудования, сборка сценических конструкций, расстановка ограждений, демонтаж и погрузка после финала. Хелперы закрывают текущие задачи: раздачу материалов, подготовку зон, помощь другим службам.

Супервайзер и координатор

Супервайзер руководит командой персонала на площадке: расставляет по постам, перераспределяет людей между входом, залом и гардеробом, решает вопросы в моменте. Координатор со стороны организатора держит связь со всеми подрядчиками. Как разделить их задачи, мы разбирали в статье о координаторе персонала.

Как организовать вход зрителей

Вход — главное испытание для команды. Чтобы он прошёл спокойно:

• разделите потоки: обычный вход, VIP, пресса, артисты и служебный персонал;
• согласуйте очерёдность: досмотр охраной, затем проверка билета хостес, или наоборот, по схеме площадки;
• подготовьте навигацию от остановок и парковки до входов;
• заранее решите, что делать с проблемными билетами и кто принимает решение;
• поставьте людей на информацию: куда идти, где гардероб, где туалеты.

Если ожидается большая очередь на улице, учтите погоду и то, как люди будут ждать: навесы, ограждения, информирование о времени открытия дверей.

Артисты и служебные зоны

Помимо зрителей, на концерте работают артисты и их команда, технические подрядчики, пресса. Для них нужен отдельный служебный вход, списки и бейджи, сопровождение от входа до гримёрки. Хостес на служебном входе сверяют списки, а охрана контролирует доступ за сцену. Заранее определите, кто от организатора утверждает изменения в списках, чтобы на входе не возникало споров.

Брифинг команды

Перед открытием дверей проведите брифинг: схема площадки, входы и сектора, порядок проверки билетов, расположение гардероба, туалетов, медпункта и выходов. Персонал должен знать, к кому обращаться при конфликтной ситуации и как действовать по сигналу охраны или администрации площадки. Хорошо, если команда заранее пройдёт по маршруту зрителя: от входа до места в зале и обратно к выходу.

Во время шоу

Когда программа началась, нагрузка на входе падает, и часть команды можно перевести в зал или на подготовку гардероба к выходу. Хостес следят за проходами, помогают опоздавшим, отвечают на вопросы. Если в программе есть антракт, это ещё один пик: потоки к буфету, туалетам и обратно в зал.

Выход и демонтаж

После финала зрители одновременно идут к гардеробу и выходам. Здесь важно, чтобы гардероб был полностью укомплектован, а навигация показывала выходы и транспорт. После ухода зрителей начинается демонтаж: грузчики и техники работают по плану технического директора, а супервайзер распределяет людей так, чтобы смены не затягивались без необходимости.

От чего зависит состав команды

• число зрителей и формат зала: места, танцпол или смешанный вариант;
• количество входов и секторов;
• наличие гардероба и сезон;
• VIP-зоны, зоны для прессы, закрытые части программы;
• объём монтажа и демонтажа;
• требования площадки и организатора к безопасности.

Готовых норм на число зрителей нет: подрядчик рассчитывает команду по вашей схеме площадки и таймингу.

Частые ошибки

• Считать только вход. Выход и гардероб после финала часто нагружены сильнее.
• Не связать охрану и хостес. Если не договориться об очерёдности, на входе возникает путаница.
• Поздно передать схему площадки. Без неё сложно спланировать посты и навигацию.
• Забыть про служебные зоны. Гримёрки, техзоны и служебные входы тоже нужно контролировать.

Что указать в заявке

1. Формат события, дату, площадку и город.
2. Ожидаемое число зрителей и формат зала.
3. Схему входов, секторов и служебных зон.
4. Тайминг: монтаж, открытие дверей, начало, антракт, окончание, демонтаж.
5. Нужен ли гардероб и кто его обеспечивает.
6. Требования к охране и досмотру.
7. Требования к внешнему виду персонала.

Как работает Horizon Personal

Мы собираем команды для концертов и шоу: хостес, хелперов, техников, грузчиков, супервайзеров и охрану через лицензированный ЧОП. Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это от 3 до 120 человек в сутки, крупные проекты считаем отдельно, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал для тест-драйва и автопрезентации: регистрация, промо и поток гостей
• Персонал для церемонии награждения: номинанты, сцена и зал
• Персонал для спортивного мероприятия: забег, марафон, спортивный фестиваль

Частые вопросы

← Все статьи