Персонал для спортивного мероприятия: забег, марафон, спортивный фестиваль

Особенности спортивных событий

Спортивное мероприятие живёт по жёсткому таймингу: старт не переносится из-за очереди на выдаче номеров. Участники приходят заранее, нервничают, задают много вопросов. Рядом зрители, семьи с детьми, партнёры с активациями. Территория обычно открытая, а трасса может проходить по городским улицам или парку. Поэтому персонал планируют по участкам и этапам: выдача стартовых пакетов, день старта, финиш, зона фестиваля.

Выдача стартовых пакетов

Часто номера выдают заранее, на отдельной площадке или в экспо-зоне. Это большой поток людей, которым нужно быстро найти себя в списке, получить номер, чип, футболку и пакет партнёров.

• Стойки по диапазонам номеров или фамилий. Делят поток и сокращают очередь.
• Проверка документов. Удостоверение личности, медицинская справка, согласие, если они требуются по правилам старта.
• Выдача размеров. Отдельная зона для футболок по размерам, чтобы не задерживать основную очередь.
• Стойка для сложных случаев. Ошибки в регистрации, перерегистрация, передача слота, отсутствие в списке.
• Навигация. Хостес или хелперы встречают на входе и направляют к нужной стойке.

Общие принципы организации регистрации описаны в статье о регистрации гостей.

Зона старта

• камера хранения: приём и выдача вещей участников по номеру;
• навигация к стартовым кластерам;
• контроль входа в стартовый коридор по номеру или цвету кластера;
• информационная точка для вопросов участников;
• помощь на разминке и в зоне партнёров.

Камера хранения — один из самых нагруженных участков: все сдают вещи перед стартом и забирают сразу после финиша. Её организацию стоит продумать особенно тщательно: стеллажи по диапазонам номеров, понятные бирки, отдельные окна приёма и выдачи.

Трасса

На трассе работают пункты питания, разметка, контроль поворотов, поддержка участников. Привлечённый персонал может работать вместе с волонтёрами организатора. Распределение стоит согласовать заранее: кто стоит на пунктах питания, кто следит за ограждениями, кто отвечает за уборку после прохождения участников.

Зона финиша

• выдача медалей и воды;
• направление финишировавших дальше, чтобы не создавать затор у финишной линии;
• выдача вещей из камеры хранения;
• помощь в зоне восстановления и фотозоне;
• контроль доступа в финишную зону для зрителей.

Главная задача на финише — поток. Участники останавливаются сразу за линией, и если персонал не направляет их дальше, зона быстро превращается в толпу.

Зрители и фестивальная зона

Спортивный фестиваль — это не только старт. Есть детские забеги, зона партнёров, фуд-корт, сцена с награждением. Здесь работают хостес на информации, промоутеры на активациях, аниматоры для детей, хелперы на поддержке зон. На награждении нужны люди, которые подают медали и призы и выводят призёров на сцену.

Безопасность и порядок

Контроль доступа в стартовые и финишные зоны, порядок у сцены, охрана камеры хранения и служебных зон. Охрану мы обеспечиваем через ЧОП. Подробнее в статье об охране мероприятия. На инструктаже персоналу важно рассказать, где медпункт и как вызвать помощь.

Связь и координация

Территория забега большая, участки удалены друг от друга, а решения нужно принимать быстро. Назначьте старших на каждом участке и супервайзера, который собирает информацию от всех. Договоритесь о каналах связи: рации, общий чат, телефоны старших. На инструктаже покажите схему территории, точки сбора, медпункт, расположение туалетов и камеры хранения, ответы на частые вопросы участников. Чем лучше персонал знает территорию, тем меньше людей уходит не туда. О работе супервайзера подробнее на странице супервайзеров.

Графики и смены

• выдача стартовых пакетов может идти отдельно от основного дня;
• монтаж стартового городка часто начинается задолго до прихода участников;
• камера хранения работает с момента прихода первых участников до выдачи последних вещей;
• финиш и награждение растягиваются, если дистанций несколько;
• демонтаж идёт сразу после завершения.

Под каждый этап нужен свой состав, а для длинных смен ротация и перерывы. Удобно расписать график по участкам: кто и когда заступает, когда перерыв, кто подменяет. Так супервайзер видит, где людей не хватает, и может перебросить хелперов с менее нагруженного участка.

Условия для команды

Спортивные события часто проходят ранним утром и на улице. Продумайте форму по погоде, воду, место для отдыха и хранения вещей персонала, сбор команды и инструктаж до прихода участников.

Что указать в заявке

1. Формат события, дистанции и ожидаемое число участников.
2. Даты выдачи стартовых пакетов и основного дня.
3. Схему стартового городка и трассы.
4. Участки работы: выдача пакетов, камера хранения, старт, финиш, фестивальная зона.
5. Задачи волонтёров, если они будут.
6. Требования к форме и внешнему виду.
7. Время сбора команды и окончания работ.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем персонал для забегов, марафонов и спортивных фестивалей: хостес, хелперов, грузчиков, промоутеров, аниматоров, супервайзеров и охрану через ЧОП. Обычно это от 3 до 120 человек в сутки, крупные проекты считаем отдельно, есть опыт до 600 человек в сутки. Работаем 24/7. Отправить данные можно через форму заявки.

Частые вопросы

← Все статьи