Персонал для уличного мероприятия в жару и непогоду

Почему погоду нужно учитывать в заявке

На улице команда работает без кондиционера, крыши и тёплого гардероба. Если это не продумано заранее, люди быстро устают, теряют темп, а гости видят уставших и промокших сотрудников. Поэтому прогноз и сценарий на случай непогоды стоит обсуждать вместе с составом команды, а не в день события.

Кто работает на уличных событиях

Чаще всего это промоутеры и хостес на входах и точках активности, навигаторы, аниматоры для семейных зон, кейтеринг-персонал на фудкортах, хелперы и грузчики на монтаже, техники для сцены и оборудования. Охрана — только через лицензированный ЧОП. На больших площадках работают менеджеры зон и супервайзеры. Подробнее о городских форматах — в статье о персонале для городского фестиваля.

Смены в жару

В жаркий день длинная смена на солнце утомляет быстрее, чем в помещении. Поэтому график строят с частыми короткими перерывами и ротацией: сотрудник на открытой точке через какое-то время меняется с коллегой в тени. Самые активные задачи — раздачу, анимацию, работу на входе в пиковые часы — распределяют между несколькими людьми. О том, как выстроить пересменки, рассказано в материале о сменности и питании персонала.

Вода

Питьевая вода для команды должна быть доступна в течение всей смены, а не только в перерыв. Удобно, когда запас стоит в зоне отдыха, а сотрудники на дальних точках получают воду с обходом супервайзера или хелпера. Как именно организовать воду для команды, обсуждаем при заявке.

Укрытие и зона отдыха

Команде нужно место, где можно переждать дождь, укрыться от солнца, переодеться и оставить вещи. Это может быть навес, служебное помещение рядом с площадкой или тент за сценой. Если такого места нет, перерывы превращаются в формальность. Где будет укрытие для персонала, стоит решить ещё на этапе планирования площадки.

Форма по погоде

Форму подбирают под прогноз. В жару — лёгкая светлая одежда, головной убор, удобная обувь. В дождь — дождевики в цвет бренда или нейтральные, непромокаемая обувь. В прохладную погоду — слои, которые можно снять или надеть, не нарушая общий вид. Если форма фирменная, стоит предусмотреть вариант для разной погоды. Подробнее — в статье о дресс-коде и форме.

Ветер

Сильный ветер мешает раздаче листовок, работе со стойками, удержанию табличек и навигации. На ветреный день материалы для раздачи держат в коробках с крышкой, лёгкие конструкции дополнительно крепят, а сотрудники с табличками стоят там, где ветер слабее. Если ветер усиливается, часть активностей переносят под укрытие по согласованию с организатором.

Дождь и перенос активностей

Ливень меняет поток: гости уходят под навесы, точки на открытом месте пустеют. Хорошо, если у организатора есть запасной план: какие зоны переезжают под крышу, какие закрываются, что происходит с программой на сцене. Персонал заранее знает этот план и может быстро перестроиться: перенести стойку, встретить гостей у навеса, раздать дождевики, если они есть.

Дежурный супервайзер

На уличном событии супервайзер не только координирует задачи, но и следит за состоянием команды: кто давно не отдыхал, кто промок, кому нужна замена на точке. Он перераспределяет людей, когда погода меняется, и держит связь с организатором. На больших площадках бывает полезно разделить зоны между несколькими супервайзерами. Подробнее о его задачах — в тексте о супервайзере на мероприятии.

Инструктаж перед выходом

Перед стартом команда получает погодный брифинг: прогноз на день, где укрытие и вода, как устроены перерывы, к кому обращаться, если сотрудник плохо себя чувствует, что делать при сильном дожде или ветре. Сотрудники должны знать, что при ухудшении самочувствия нужно сразу сообщить супервайзеру, а не дорабатывать смену через силу.

Если погода меняется в день события

Прогноз может измениться в последний момент. Если организатор решает сократить программу, перенести часть зон или изменить время, дайте нам знать сразу, и команда перестроится под новый план. Когда сотруднику нужно уйти со смены, при необходимости организуем замену.

Холод и межсезонье

Весной и осенью погода меняется в течение дня: утром холодно, днём солнце, вечером дождь. Для таких дней удобна форма из нескольких слоёв и запасной комплект сухой одежды у каждого сотрудника. Перерывы в тёплом помещении становятся особенно ценными, когда команда долго стоит на ветру. Горячие напитки для персонала и место, где можно согреться, обсуждаем при заявке вместе с графиком.

Материалы и оборудование

Погода влияет не только на людей, но и на то, с чем они работают. Листовки и анкеты намокают, планшеты бликуют на солнце и разряжаются на холоде, призы и образцы продукции нагреваются. Поэтому перед стартом стоит договориться, где хранится запас материалов, как его защитить от дождя и солнца и кто из команды пополняет точки. Если на площадке работают техники, они заранее знают, какое оборудование нужно укрыть при первых каплях.

Связь на большой площадке

На открытой территории команда рассредоточена, и супервайзер не видит всех сразу. Удобно, когда у каждого старшего на зоне есть рация или общий рабочий чат, а точки сбора отмечены на схеме. Так при смене погоды распоряжение доходит до всех быстро.

Частые ошибки

• Нет укрытия для команды на весь день.
• Длинные смены на солнце без ротации.
• Форма только на одну погоду.
• Нет запасного плана на дождь.
• Супервайзер занят задачами и не видит состояния команды.

Что указать в заявке

• Площадку, дату, время работы и прогноз.
• Наличие укрытия и зоны отдыха.
• Требования к форме и вариант на непогоду.
• Запасной план организатора на дождь и ветер.

Как работает Horizon Personal

На уличные события мы выводим промоутеров, хостес, аниматоров, кейтеринг-персонал, официантов, техников, хелперов, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрану подключаем только через лицензированный ЧОП. Отбор учитывает опыт работы на открытых площадках, инструктаж включает погодный сценарий, супервайзинг идёт на протяжении смены.

Принимаем заявки 24/7. Обычный масштаб — от 3 до 120 человек в сутки, при этом у нас есть опыт до 600 человек в сутки, а база насчитывает более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем в Нижнем Новгороде, Москве, Казани, Екатеринбурге и Санкт-Петербурге, выезжаем по России. Работа идёт по договору аутсорсинга с актами, счетами и итоговым отчётом, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Информационная стойка и персонал для справок
• Сколько хостес и промоутеров нужно на мероприятие
• Персонал на ночное мероприятие и поздний монтаж

Частые вопросы

← Все статьи