Особенности открытия
Открытие отличается от обычной промо-акции в магазине. Это разовое событие с пиком посетителей, часто с ограниченными предложениями, подарками первым покупателям, приглашёнными гостями и программой. Поток трудно предсказать: людей может быть больше, чем помещается в зал, а очередь на улице становится частью картинки. Задача персонала в том, чтобы гости чувствовали праздник, а сотрудники магазина могли спокойно продавать.
Если вам нужен персонал для регулярных промо-акций и дегустаций в уже работающем магазине, об этом отдельная статья о промо-акции в магазине.
Какие роли нужны
Хостес на входе
Встречают гостей, рассказывают о программе и предложениях, направляют по залу, проверяют приглашения, если есть закрытая часть. На открытии хостес задают первое впечатление о новом месте. Подробнее о роли на странице хостес.
Промоутеры
Работают у входа и на улице, привлекают прохожих, раздают листовки и приглашения, рассказывают об акциях. Внутри помогают гостям с навигацией и знакомят с ассортиментом.
Выдача подарков
Подарки первым покупателям, сувениры, промо-наборы. Это отдельная зона с ответственными, списком условий и учётом выданного. Если подарки привязаны к покупке, персонал проверяет чек или отметку.
Управление потоком
Хелперы и хостес выстраивают очередь, запускают гостей в зал партиями, если помещение небольшое, и следят, чтобы проходы и выходы оставались свободными.
Охрана
На открытии с большим потоком охрана помогает с контролем входа, порядком в очереди и сохранностью товара. Охрану мы обеспечиваем через ЧОП. Подробнее в статье об охране мероприятия.
Супервайзер
Координирует персонал, держит связь с управляющим магазина и организатором, перераспределяет людей в пик.
Как организовать поток
- Оцените вместимость. Сколько людей может одновременно находиться в зале без давки.
- Продумайте очередь. Где она выстраивается, как ограждается, как не мешает соседям и пешеходам.
- Разделите вход и выход. Если это возможно, гости не сталкиваются в дверях.
- Предусмотрите отдельный вход для приглашённых. Если есть закрытая часть или VIP.
- Определите точки выдачи подарков. Лучше ближе к выходу или кассам, чтобы не создавать затор у входа.
Оформление и персонал
На открытии персонал работает в связке с оформлением: входная группа, фотозона, навигация. Хостес встречают гостей у входной группы, промоутеры приглашают к фотозоне, хелперы следят за порядком в зонах. Как продумать вход в новое пространство, рассказывает статья о входной группе на сайте Horizon Decor.
Закрытая часть для приглашённых
Часто открытие делят на две части: закрытый вечер для партнёров, прессы и лояльных клиентов и открытый день для всех. Для закрытой части нужны списки, проверка приглашений, встреча гостей и сопровождение, иногда фуршет с официантами. Для открытой части важнее поток, промо и подарки. Если части идут в один день, продумайте, как сменить состав команды и перестроить зал без пауз для гостей.
Работа с командой магазина
- определите, кто продаёт и консультирует по товару, а кто занимается гостями и потоком;
- договоритесь, к кому привлечённый персонал направляет вопросы о товаре и возвратах;
- согласуйте правила зала: куда нельзя заходить, где хранится товар для подарков;
- назначьте контакт со стороны магазина на всё время события.
Инструктаж перед открытием
Перед стартом соберите команду и пройдите по залу. Покажите вход и выход, место очереди, точки выдачи подарков, кассы, служебные помещения, туалеты для гостей. Расскажите условия акций одинаковыми словами для всех, чтобы гости слышали одну и ту же информацию. Обозначьте, кто старший в каждой зоне и как связаться с супервайзером и управляющим магазина. Отдельно проговорите, как действовать, если поток превышает вместимость или гость недоволен условиями акции.
От чего зависит состав команды
- площадь магазина и вместимость зала;
- ожидаемый поток и наличие анонсов;
- формат: открытое событие или закрытая часть для приглашённых;
- программа: выступления, мастер-классы, фотозона;
- условия подарков и акций;
- работа на улице: раздача, очередь, погода.
Типичные ошибки
- Не учтён пик. Все приходят к открытию, а команда рассчитана на равномерный поток.
- Подарки у входа. Затор в дверях и путаница с условиями.
- Неясные условия акции. Персонал по-разному объясняет правила, и гости спорят.
- Нет связи с магазином. Привлечённый персонал не знает, кого звать по вопросам товара.
- Персонал не знает условий открытия. Гости спрашивают о скидках и подарках, а ответы звучат по-разному.
Что указать в заявке
- Дату, время и адрес магазина или шоурума.
- Формат открытия и программу.
- Роли и количество персонала.
- Условия акций и подарков.
- Нужна ли охрана и работа на улице.
- Требования к форме и внешнему виду.
- Контакт ответственного со стороны магазина.
Как работает Horizon Personal
Мы подбираем персонал на открытия магазинов и шоурумов в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России. Проводим инструктаж по условиям акций и правилам зала, координируем смену через супервайзера и готовим итоговый отчёт.
Частые вопросы
Какой персонал нужен на открытие магазина?
Обычно хостес на входе, промоутеры, персонал на выдаче подарков, хелперы для управления потоком, супервайзер и при необходимости охрана через ЧОП.
Где лучше выдавать подарки?
Ближе к выходу или кассам, чтобы не создавать затор у входа. Условия выдачи стоит заранее прописать для персонала.
Нужна ли охрана на открытии?
При большом потоке да: охрана помогает с контролем входа, очередью и сохранностью товара. Мы обеспечиваем её через ЧОП.
Может ли персонал работать на улице у магазина?
Да. Укажите в заявке задачи на улице, место очереди и требования к форме по погоде.
Пришлите дату, площадь магазина и программу открытия, и мы предложим состав команды.
Оставить заявку